2025_RMW_00031 - Begrip dagelijks bestuur: aanpassing. Vaststelling.

Decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017 en latere wijzigingen, specifiek artikel 78, tweede lid, 9° en 10°.

In het kader van de fusie tussen Lokeren en Moerbeke dient reglement inzake het begrip dagelijks bestuur te worden herstemd.

In de fusievoorbereiding werd duidelijk dat de huidige delegaties van de eerdere lokale besturen fundamenteel verschillend zijn. Tevens bestaat er een noodzaak het verlenen van een ruimere delegatie voor het fusiebestuur om een efficiënte en effectieve uitvoer van overheidsopdrachten te borgen.

Om een efficiënte en effectieve uitvoer van overheidsopdrachten te borgen voor het fusiebestuur bestaat de noodzaak om een ruimere delegatie in het begrip dagelijks bestuur te voorzien en dit om diverse redenen:

• Minimaal dient de delegatiestructuur van Stad & OCMW Lokeren overgenomen te worden gelet op de toegenomen schaalgrootte van het fusiebestuur.
• De drempel voor bijkomende uitgaven kan best verhoogd worden gelet op het sneller bereiken van drempelbedragen door het voeren van opdrachten voor een groter grondgebied en/of meer gebruikers alsook een tijdige en rechtsgeldige voortgang bij uitvoer van overheidsopdrachten met een aangestelde leidend ambtenaar om tijdig en rechtsgeldig voortgang te verzekeren.
• Voor de uitvoer van de delegatie, informeel gekend als de 'bestelbonprocedure', is een verdere doordelegatie noodzakelijk om een snellere validatie van bestelaanvragen mogelijk te maken gelet op de nieuwe richtlijnen inzake betalingstermijnen. 

Voor de definitie van het begrip dagelijks bestuur lijkt het aldus aangewezen om:

• Minimaal de delegatiestructuur van Stad & OCMW Lokeren over te nemen;
• De drempel voor bijkomende exploitatieuitgaven van 10% naar 50% te verhogen zodat het fusiebestuur met toegenomen schaalgrootte nog altijd kan instaan om op efficiënte en effectieve wijze uitvoer van overheidsopdrachten te borgen.
• Voor de uitvoer van de delegatie informeel gekend als de 'bestelbonprocedure' een verdere doordelegatie naar enkel de bevoegde budgetbeheerders en hun vervanger(s) te voorzien om lagere administratieve werklast, responsabilisering en verkorte doorlooptijd te verzorgen.

Aan de raad voor maatschappelijk welzijn wordt gevraagd om het begrip dagelijks bestuur vast te stellen.

In het kader van de fusie tussen Lokeren en Moerbeke dient reglement inzake het begrip dagelijks bestuur te worden herstemd.

• Huidige delegatie te Moerbeke

Het begrip dagelijks bestuur in OCMW Moerbeke werd toegepast zoals bepaald bij Gemeente Moerbeke voor:

• alle uitgaven waarvoor kredieten voorzien zijn op het exploitatie- of investeringsbudget, voor zover ze het bedrag van 30.000 EUR excl. BTW niet overschrijden;
• meer- en minwerken tijdens de uitvoeringsfase aan de gegunde overheidsopdrachten waarvan de lastvoorwaarden door de raad voor maatschappelijk welzijn werden vastgesteld voor zover de totaliteit van de goedgekeurde meer- en minwerken niet leidt tot bijkomende uitgaven van meer dan 10% van het gunningsbedrag en in zoverre het voorwerp van de opdracht niet wijzigt;
• die noodzakelijk zijn wegens dwingende en onvoorziene omstandigheden mits deze worden medegedeeld op de eerstvolgende raad voor maatschappelijk welzijn die er akte van neemt:
• alle uitgaven die behoren tot het gebied van het financieel beheer waarbij in overleg met de financieel directeur verrichtingen kunnen uitgevoerd worden, die noodzakelijk zijn voor een optimale thesauriepositie zoals het verdisconteren van subsidies, toelagen of schuldvorderingen, het opnemen van thesaurievoorschotten of het aangaan van kasfaciliteiten;

Voor de overheidsopdrachten die behoren tot het exploitatiebudget en kleiner zijn dan het drempelbedrag zoals bepaald in artikel 124 van het Koninklijk Besluit van 18 april 2017 (KB Plaatsing), overheidsopdrachten van beperkte waarde - aanvaarde factuur, waarvoor de factuur als bewijs van sluiting van de overheidsopdracht geldt.

• Huidige delegatie te Lokeren

Het begrip dagelijks bestuur In Stad & OCMW Lokeren is bepaald voor alle overheidsopdrachten waarvan de bijhorende uitgaven behoren:

• alle uitgaven van het exploitatiebudget alsook de meerjarige contracten die hieruit voortvloeien, ongeacht bedrag;
• alle uitgaven van het ingeschreven investeringsbudget voor een maximaal bedrag, gelijk aan het grensbedrag exclusief BTW voor de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking (conform Wet inzake overheidsopdrachten van 17 juni 2016 (overheidsopdrachtenwet) specifiek artikel 42, §1,1°, a en artikel 90 KB Plaatsing). Dit bedrag wordt berekend op jaarbasis per investeringsproject, in zijn geheel en per leverancier, dienstverlener of aannemer;
• uitvoer en wijziging aan gegunde opdrachten en die bij de uitvoering nodig geacht worden, voor zover hieruit geen bijkomende uitgave van 10% voortvloeien;
• tot het gebied van het financiële beheer, de mogelijkheid om in overleg met de financieel directeur verrichtingen uit te voeren, die noodzakelijk zijn voor een optimale thesauriepositie van het bestuur, zoals het verdisconteren van subsidies, toelagen of schuldvorderingen, het opnemen van thesaurievoorschotten of het aangaan van kasfaciliteiten;

Hierbij is voor deze opdrachten delegatie verleend aan het vast bureau voor het vaststellen van de plaatsingsprocedure en de voorwaarden van de overheidsopdracht. 

Voor de overheidsopdrachten die behoren tot het exploitatie- en investeringsbudget en kleiner zijn dan het drempelbedrag zoals bepaald in artikel 124 van het KB Plaatsing, overheidsopdrachten van beperkte waarde - aanvaarde factuur, waarvoor de factuur als bewijs van sluiting van de overheidsopdracht geldt.
Aan de marktraadpleging wordt voldaan door minstens 3 offertes bij verschillende leveranciers/dienstverleners of aannemers te vragen en die aan de bestelaanvraag of bestelbon toe te voegen.
Deze bestelflow verloopt volledig gedigitaliseerd, waarbij digitaal gevalideerd wordt namens het college van burgemeester en schepenen/vast bureau door de schepen van financiën of zijn vervanger en namens de algemeen directeur door de sector- en afdelingshoofden of hun vervangers.
Informeel is deze delegatie beter gekend als de 'bestelbonprocedure'.

In het kader van de fusie tussen Lokeren en Moerbeke dient reglement inzake het begrip dagelijks bestuur te worden herstemd.

In de fusievoorbereiding werd duidelijk dat de huidige delegaties van de eerdere lokale besturen fundamenteel verschillend zijn. Tevens bestaat er een noodzaak het verlenen van een ruimere delegatie voor het fusiebestuur om een efficiënte en effectieve uitvoer van overheidsopdrachten te borgen.

• Huidige delegatie te Moerbeke

Het begrip dagelijks bestuur in OCMW Moerbeke werd toegepast zoals bepaald bij Gemeente Moerbeke voor:

• Alle uitgaven waarvoor kredieten voorzien zijn op het exploitatie- of investeringsbudget, voor zover ze het bedrag van 30.000 EUR excl. BTW niet overschrijden;
• Meer- en minwerken tijdens de uitvoeringsfase aan de gegunde overheidsopdrachten waarvan de lastvoorwaarden door de raad voor maatschappelijk welzijn werden vastgesteld voor zover de totaliteit van de goedgekeurde meer- en minwerken niet leidt tot bijkomende uitgaven van meer dan 10% van het gunningsbedrag en in zoverre het voorwerp van de opdracht niet wijzigt;
• Die noodzakelijk zijn wegens dwingende en onvoorziene omstandigheden mits deze worden medegedeeld op de eerstvolgende raad voor maatschappelijk welzijn die er akte van neemt:
• Alle uitgaven die behoren tot het gebied van het financieel beheer waarbij in overleg met de financieel directeur verrichtingen kunnen uitgevoerd worden, die noodzakelijk zijn voor een optimale thesauriepositie zoals het verdisconteren van subsidies, toelagen of schuldvorderingen, het opnemen van thesaurievoorschotten of het aangaan van kasfaciliteiten;

voor de overheidsopdrachten die behoren tot het exploitatiebudget en kleiner zijn dan het drempelbedrag zoals bepaald in artikel 124 van het Koninklijk Besluit van 18 april 2017 (KB Plaatsing), overheidsopdrachten van beperkte waarde - aanvaarde factuur, waarvoor de factuur als bewijs van sluiting van de overheidsopdracht geldt.

• Huidige delegatie te Lokeren

Het begrip dagelijks bestuur In Stad & OCMW Lokeren is bepaald voor alle overheidsopdrachten waarvan de bijhorende uitgaven behoren:

• Alle uitgaven van het exploitatiebudget alsook de meerjarige contracten die hieruit voortvloeien, ongeacht bedrag;
• Alle uitgaven van het ingeschreven investeringsbudget voor een maximaal bedrag, gelijk aan het grensbedrag exclusief BTW voor de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking (conform Wet inzake overheidsopdrachten van 17 juni 2016 (overheidsopdrachtenwet) specifiek artikel 42, §1,1°, a en artikel 90 KB Plaatsing). Dit bedrag wordt berekend op jaarbasis per investeringsproject, in zijn geheel en per leverancier, dienstverlener of aannemer;
• Uitvoer en wijziging aan gegunde opdrachten en die bij de uitvoering nodig geacht worden, voor zover hieruit geen bijkomende uitgave van 10% voortvloeien;
• Tot het gebied van het financiële beheer, de mogelijkheid om in overleg met de financieel directeur verrichtingen uit te voeren, die noodzakelijk zijn voor een optimale thesauriepositie van het bestuur, zoals het verdisconteren van subsidies, toelagen of schuldvorderingen, het opnemen van thesaurievoorschotten of het aangaan van kasfaciliteiten;

Hierbij is voor deze opdrachten delegatie verleend aan het vast bureau voor het vaststellen van de plaatsingsprocedure en de voorwaarden van de overheidsopdracht. 

Voor de overheidsopdrachten die behoren tot het exploitatie- en investeringsbudget en kleiner zijn dan het drempelbedrag zoals bepaald in artikel 124 van het KB Plaatsing, overheidsopdrachten van beperkte waarde - aanvaarde factuur, waarvoor de factuur als bewijs van sluiting van de overheidsopdracht geldt.
Aan de marktraadpleging wordt voldaan door minstens 3 offertes bij verschillende leveranciers/dienstverleners of aannemers te vragen en die aan de bestelaanvraag of bestelbon toe te voegen.
Deze bestelflow verloopt volledig gedigitaliseerd, waarbij digitaal gevalideerd wordt namens het college van burgemeester en schepenen/vast bureau door de schepen van financiën of zijn vervanger en namens de algemeen directeur door de sector- en afdelingshoofden of hun vervangers.
Informeel is deze delegatie beter gekend als de 'bestelbonprocedure'.

• Noodzaak ruimere delegatie fusiebestuur

Om een efficiënte en effectieve uitvoer van overheidsopdrachten te borgen voor het fusiebestuur bestaat de noodzaak om een ruimere delegatie in het begrip dagelijks bestuur te voorzien en dit om diverse redenen:

• Minimaal dient de delegatiestructuur van Stad & OCMW Lokeren overgenomen te worden gelet op de toegenomen schaalgrootte van het fusiebestuur.
• De toegenomen schaalgrootte maakt ook dat overheidsopdrachten sneller de drempelbedragen zullen bereiken dan momenteel het geval was voor het eerdere bestuur. Bepaalde opdrachten gelden immers voor een groter grondgebied en/of voor meer gebruikers dan momenteel het geval is.
• De drempel voor bijkomende uitgaven werkt momenteel vertragend bij uitvoer van grote overheidsopdrachtendossiers waar een niet-substantiële wijziging van de opdracht conform artikel 38 van het KB Uitvoer soms noodzakelijk blijkt. Goedkeuring van beoogde meer- en minwerken dienen in deze gevallen vaak een lange doorlooptijd van goedkeuring te verkrijgen. Overwegende dat deze conform artikel 38/1 van het KB Uitvoer nooit hoger mag zijn dan 50% is aldus een verhoging van de drempel noodzakelijk om de aangestelde leidend ambtenaar afdoende rechtsmiddelen toe te bedelen zodat tijdig en rechtsgeldig voortgang in deze overheidsopdrachtendossiers kan verzekerd blijven.
• Voor de uitvoer van de delegatie informeel gekend als de 'bestelbonprocedure' is een verdere doordelegatie noodzakelijk om een snellere validatie van bestelaanvragen mogelijk te maken gelet op de nieuwe richtlijnen inzake betalingstermijnen. Door de delegatie namens de algemeen directeur enkel aan de bevoegde budgetbeheerder en hun vervanger(s) te delegeren vrijwaart het fusiebestuur sectorhoofden van administratief werk (daling werkbelasting), responsabiliseert ze de bevoegde budgetbeheerders en hun vervanger(s) (meer autonomie) en verkort ze de doorlooptijd van de validatie significant. Via dagelijkse opvolging door de centrale aankoopdienst blijft een correcte prijsbevraging en – motivatie en aldus het respecteren van de wetgeving overheidsopdracht blijvend gegarandeerd.

• Voorstel begrip dagelijks bestuur

Voor de definitie van het begrip dagelijks bestuur lijkt het aldus aangewezen om:

• Minimaal de delegatiestructuur van Stad & OCMW Lokeren over te nemen;
• De drempel voor bijkomende exploitatieuitgaven van 10% naar 50% te verhogen zodat het fusiebestuur met toegenomen schaalgrootte nog altijd kan instaan om op efficiënte en effectieve wijze uitvoer van overheidsopdrachten te borgen.
• Voor de uitvoer van de delegatie informeel gekend als de 'bestelbonprocedure' een verdere doordelegatie naar enkel de bevoegde budgetbeheerders en hun vervanger(s) te voorzien om lagere administratieve werklast, responsabilisering en verkorte doorlooptijd te verzorgen.

Aan de raad voor maatschappelijk welzijn wordt gevraagd om het begrip dagelijks bestuur vast te stellen.

Europese Richtlijn 2014/24/EU van 26 februari 2014 betreffende het plaatsen van overheidsopdrachten in de klassieke sectoren;

Wet inzake overheidsopdrachten van 17 juni 2016 en latere wijzigingen (overheidsopdrachtenwet);

Wet betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en concessies van 17 juni 2013 en latere wijzigingen (Wet Rechtsbescherming);

Koninklijk Besluit inzake plaatsing overheidsopdrachten in de klassieke sectoren van 18 april 2027 en latere wijzigingen (KB Plaatsing);

Koninklijk besluit inzake bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten van 14 januari 2013 en latere wijzigingen (KB Uitvoering);

Decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017 en latere wijzigingen, specifiek artikel 78, tweede lid, 9° en 10° en artikel 84, §3, 5° en 6° (DLB).

Besluit van de raad voor maatschappelijk welzijn van Lokeren inzake 'notie dagelijks bestuur overheidsopdrachten' van 13 december 2018;

Besluit van de raad voor maatschappelijk welzijn van Moerbeke inzake 'vaststelling begrip dagelijks bestuur (19.45')' van 26 maart 2019.