2024_GR_00077 - Aanstelling van een ontwerper voor de opmaak van een gemeentelijk beleidsplan 'Ruimte' (OMG 2014/165 (deel 2021)). Extra prestaties i.k.v. opmaak onderzoeksnota's en bijkomende overlegmomenten. Bijhorende meerkost. Goedkeuring.

De gemeenteraad is bevoegd in uitvoering van artikel 41, 10° van het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017 en volgende wijzingen.

De opdracht voor de aanstelling van een ontwerper voor de opmaak van een gemeentelijk beleidsplan ‘Ruimte’ werd in collegezitting van 23 augustus 2021 n.a.v. een vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking gegund aan Sweco Belgium bv, Arenbergstraat 13 bus 1 te 1000 Brussel, tegen het nagerekende offertebedrag van 177.644,00 + 21% btw = € 214.949,24.

In gemeenteraadszitting van 27 maart 2023 werd goedkeuring gegeven aan de herziening van de prijzen o.b.v. een voorgestelde prijsherzieningsformule, en dit middels een bijakte nr. 1 aan de overeenkomst.

Sweco Belgium nv heeft ondertussen ook laten weten dat ze heel wat extra uren – en bijgevolg ook extra kosten – heeft moeten presteren voor bijkomende overlegmomenten voor een totaal bedrag in meer van € 5.840,00 excl. btw.

Verder gaf Sweco Belgium bv ook te kennen dat ze heel wat extra uren hebben moeten presteren i.k.v. de opmaak van de onderzoeksnota’s (die deel uitmaken van de 1^ste fase ‘Conceptnota’ van de opdracht), meer bepaald 1.096 uren, wat neerkomt op een totaal bedrag in meer van € 92.984,00 excl. btw.

Sweco Belgium bv werd door het bestuur verzocht om deze bedragen verder te detailleren en te motiveren.

Er werd tevens een overleg georganiseerd met het studiebureau om over deze extra kosten te onderhandelen.

Deze extra kosten zijn in belangrijke mate het gevolg van het uitstellen van de opdracht omwille van de plannen voor de fusie met Moerbeke en de noodzaak om ook Moerbeke mee aan boord te nemen in de opmaak van een intergemeentelijk beleidsplan. 

Het bestuur erkent dat hierdoor een deel van de nota’s herzien en aangevuld moesten worden omwille van het groter grondgebied en dat hiervoor bijkomend overleg noodzakelijk was.

Het bestuur is bereid om de extra uren ten gevolge van de extra vergaderingen voor een bedrag van € 5.840,00 excl. btw en tevens  1/3^de van de extra uren die gepresteerd werden door het studiebureau i.k.v. de opmaak van de onderzoeksnota’s ten laste te nemen.

De extra gepresteerde uren die het gevolg zijn van personeelswissels, fouten en verduidelijkingen en het verschil in nastreven van detailleringsgraad, worden niet aanvaard.

Momenteel werkt Sweco Belgium bv verder aan de onderzoeksnota’s/conceptnota. Hiervoor werd een inschatting van nog extra te leveren prestaties gedaan ten bedrage van € 7.088,00 excl. btw. Deze prestaties zijn noodzakelijk om de conceptnota te kunnen afwerken.

De stad aanvaardt bijgevolg een totale meerkost van € 5.840,00 + € 30.994,67 + € 7.088,00 = € 43.922,67 + 21% btw = € 53.146,43 als gevolg van voormelde extra prestaties.

Door de dienst Omgeving wordt positief advies gegeven voor deze extra prestaties en bijhorende meerkost ten bedrage van € 53.146,43 incl. 21% btw.

Deze aanvullende diensten kunnen in toepassing van artikel 38/1 van het KB van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, zonder nieuwe plaatsingsprocedure doorgevoerd worden en uitgevoerd worden door de oorspronkelijke opdrachtnemer, nl. Sweco Belgium bv, aangezien bij verandering van opdrachtnemer de uitvoering van deze wijzigingen economisch en technisch niet interessant en niet haalbaar is i.k.v. de uitvoering van de volledige studieopdracht. De totale meerkost van deze aanvullende diensten bedraagt 24,73% (en dus niet meer dan 50%) van de oorspronkelijke waarde van de opdracht (= € 177.644,00 excl. btw).

Aan de gemeenteraad wordt gevraagd om deze aanvullende diensten goed te keuren.

De opdracht voor de aanstelling van een ontwerper voor de opmaak van een gemeentelijk beleidsplan ‘Ruimte’ werd in collegezitting van 23 augustus 2021 n.a.v. een vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking gegund aan Sweco Belgium bv, Arenbergstraat 13 bus 1 te 1000 Brussel, tegen het nagerekende offertebedrag van 177.644,00 + 21% btw = € 214.949,24.

In gemeenteraadszitting van 27 maart 2023 werd goedkeuring gegeven aan de herziening van de prijzen o.b.v. een voorgestelde prijsherzieningsformule, en dit middels een bijakte nr. 1 aan de overeenkomst.

Sweco Belgium nv heeft ondertussen ook laten weten dat ze heel wat extra uren – en bijgevolg ook extra kosten – heeft moeten presteren voor bijkomende overlegmomenten voor een totaal bedrag in meer van € 5.840,00 excl. btw.

Verder gaf Sweco Belgium bv ook te kennen dat ze heel wat extra uren hebben moeten presteren i.k.v. de opmaak van de onderzoeksnota’s (die deel uitmaken van de 1^ste fase ‘Conceptnota’ van de opdracht), meer bepaald 1.096 uren, wat neerkomt op een totaal bedrag in meer van € 92.984,00 excl. btw.

Sweco Belgium bv werd door het bestuur verzocht om deze bedragen verder te detailleren en te motiveren.

Er werd tevens een overleg georganiseerd met het studiebureau om over deze extra kosten te onderhandelen.

Deze extra kosten zijn in belangrijke mate het gevolg van het uitstellen van de opdracht omwille van de plannen voor de fusie met Moerbeke en de noodzaak om ook Moerbeke mee aan boord te nemen in de opmaak van een intergemeentelijk beleidsplan. 

Het bestuur erkent dat hierdoor een deel van de nota’s herzien en aangevuld moesten worden omwille van het groter grondgebied en dat hiervoor bijkomend overleg noodzakelijk was.

Het bestuur is bereid om de extra uren ten gevolge van de extra vergaderingen voor een bedrag van € 5.840,00 excl. btw en tevens  1/3^de van de extra uren die gepresteerd werden door het studiebureau i.k.v. de opmaak van de onderzoeksnota’s ten laste te nemen.

De extra gepresteerde uren die het gevolg zijn van personeelswissels, fouten en verduidelijkingen en het verschil in nastreven van detailleringsgraad, worden niet aanvaard.

Momenteel werkt Sweco Belgium bv aan de onderzoeksnota’s/conceptnota. Hiervoor werd een inschatting van nog extra te leveren prestaties ten bedrage van € 7.088,00 excl. btw gedaan. Deze prestaties zijn noodzakelijk om de conceptnota te kunnen afwerken.

De stad aanvaardt bijgevolg een totale meerkost van € 5.840,00 + € 30.994,67 + € 7.088,00 = € 43.922,67 + 21% btw = € 53.146,43 als gevolg van voormelde extra prestaties.

Door de dienst Omgeving wordt positief advies gegeven voor deze extra prestaties en bijhorende meerkost.

Deze aanvullende diensten kunnen in toepassing van artikel 38/1 van het KB van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, zonder nieuwe plaatsingsprocedure doorgevoerd worden en uitgevoerd worden door de oorspronkelijke opdrachtnemer, nl. Sweco Belgium bv, aangezien bij verandering van opdrachtnemer de uitvoering van deze wijzigingen economisch en technisch niet interessant en niet haalbaar is i.k.v. de uitvoering van de volledige studieopdracht. De totale meerkost van deze aanvullende diensten bedraagt 24,73% (en dus niet meer dan 50%) van de oorspronkelijke waarde van de opdracht (= € 177.644,00 excl. btw).

Aan de financieel directeur wordt gevraagd een visum te geven voor deze meerkost onder voorbehoud van goedkeuring AMJP.

Wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en concessies, en latere wijzigingen. 

Wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten, en latere wijzigingen. 

Koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, en latere wijzigingen, inzonderheid artikel 38/1 (aanvullende diensten).

Koninklijk besluit van 18 april 2017 plaatsing overheidsopdrachten in de klassieke sectoren, en latere wijzigingen. 

Collegebeslissing van 23 augustus 2021 inzake de gunning van voorliggende opdracht.