2023_GR_00250 - Opstart Biblio WAAS - Regiobib 3a met Eengemaakt Dienstreglement. Goedkeuring.

Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017 en latere wijzigingen artikel 40 § 3.

Tussen de Wase bibliotheken bestaat reeds een jarenlange samenwerking op het vlak van kennisdeling en toeleiding. Van 2005 tot 2019 kreeg deze samenwerking vorm via het samenwerkingsverband BiblioWaas. Het Decreet Bovenlokale Cultuurwerking (van kracht sinds 1 januari 2020) zet in op een verdere versteviging van intergemeentelijke samenwerkingen rond cultuur en vraagt om een meer transversale werking. In het Waasland wordt de culturele samenwerking tussen de 10 Wase gemeenten sindsdien gefaciliteerd door Interwaas, via het Intergemeentelijk Samenwerkingsverband (IGS) CultuurTuin WAAS (CTW). Binnen CTW is een werkgroep bibliotheken actief. 

Daar werd beslist om de bibliotheekwerking in het Waasland nog meer op elkaar af te stemmen door stapsgewijs te evolueren naar een Wase regiobib met transport. Op 25 oktober 2023 legde de stuurgroep van CTW ‘Biblio WAAS’ vast als naam van de Wase regiobib.

In 2019 stapte Bibliotheek Lokeren over naar een eengemaakt bibliotheeksysteem Wise. Dit systeem is deel van de basisinfrastructuur digitale bibliotheek voor openbare bibliotheken, waarvoor een lokaal bestuur een overeenkomst met Cultuurconnect afsluit. De Wise-licentie kan, naast openbare bibliotheken, ook gebruikt worden voor instellingen met een vergelijkbare collectiegestuurde werking. De speelotheekwerking van Lokeren maakt gebruik van Recreatex als reservatiesysteem, maar dit systeem sluit niet optimaal aan bij de noden. Speelotheek Sloeber vraagt om over te stappen naar Wise. Het college keurde dit op 2 oktober 2023 goed. De aansluiting van Speelotheek Lokeren, als externe vestiging bij de Bibliotheek, bij de Wise-licentie wordt gekoppeld aan de opstart van de regiobib. Een aanpassing van de bestaande dienstreglementen is nodig.

Regiobib Biblio WAAS zorgt voor andere uitleenvoorwaarden, tarieven en een uitbreiding van het toepassingsgebied. Dit vraagt om een aangepast dienstreglement. De 10 Wase bibliotheken werkten het algemene deel uit. Elke Wase gemeente vervolledigt dat reglement via een luik met afspraken rond de eigen lokale werking. Bibliotheek Lokeren en de spelotheekwerking zaten hiervoor samen. De beide organisaties gebruiken vanaf 2024 hetzelfde bibliotheeksysteem (met een gedeeld lenersbestand en een gezamenlijke catalogus), daarom wordt er met een zelfde dienstreglement gewerkt.

Aan de gemeenteraad wordt gevraagd om het eengemaakt dienstreglement met ingang van 17 januari 2024 goed te keuren.

Naargelang van de intensiteit van de samenwerking tussen de betrokken bibliotheken, kan een regiobib verschillende vormen aannemen. De verschillende samenwerkingsgroepen zijn door Cultuurconnect als volgt gedefinieerd:

• groep 1: Leners die een geldig lidmaatschap hebben in één bibliotheek van de samenwerking, kunnen zich in alle andere bibliotheken gratis inschrijven.
• groep 2: Alle bibliotheken van de samenwerking hebben hetzelfde reglement in Wise. Een lener die zich gratis in een andere bibliotheek inschrijft, kan er dus aan dezelfde voorwaarden lenen, reserveren, verlengen enzovoort.
• Groep 3a: Leners die een geldig lidmaatschap hebben in één bibliotheek van de samenwerking, kunnen automatisch in alle andere bibliotheken aan dezelfde voorwaarden lenen, reserveren enzovoort, en openstaande kosten in elke bibliotheek betalen.
• groep 3b: Groep 3a mét transport: wie lid is van de regiobibliotheek, reserveert een titel standaard in alle bibliotheken van de samenwerking, waarbij een exemplaar opgestuurd wordt naar de gekozen ophaalbibliotheek.

De huidige samenwerking tussen de Wase bibliotheken valt onder groep 1. Om technische redenen is het nodig om alle samenwerkingsvormen opeenvolgend te doorlopen. De stuurgroep van CTW heeft ervoor gekozen om vanaf 17 januari 2024 te starten met 1 reglement binnen groep 3A. Het voorliggende dienstreglement gaat dan van kracht en is van toepassing t.e.m. 30 april 2024. Op 1 mei 2024 stapt regiobib Biblio WAAS dan over op samenwerkingsvorm 3B en zal ook onderling transport georganiseerd worden. De veranderingen die die overstap met zich meebrengt, worden vastgelegd in een dienstreglement 3b, dat in het voorjaar van 2024 ter goedkeuring wordt voorgelegd. 

Omwille van de jarenlange bestaande samenwerking enerzijds en het aansturen van de Vlaamse overheid op de verdere uitbouw van sterke structurele bovenlokale samenwerkingen rond cultuur anderzijds is de opstart van een Wase regiobib  in alle opzichten een logische en toekomstgerichte stap. Zowel voor de bibliotheken zelf als voor hun gebruikers brengt een regiobibwerking een reeks mooie voordelen met zich mee:

1) De gelijkschakeling van de uitleenvoorwaarden en tarieven op Waas niveau leidt tot een verbeterde lokale dienstverlening.

Vanaf fase 3a wordt de bestaande dienstverlening als volgt uitgebreid:

• Er is een centraal lenersbestand. Wie lid is of wordt bij 1 van de Wase bibliotheken, is automatisch ook ingeschreven als lid bij alle andere Wase bibliotheekvestigingen.
• Reservaties op aanwezige materialen worden mogelijk.
• Het gratis bibliotheeklidmaatschap wordt behouden. Voor Speelotheek Sloeber wordt het jaarlijkse lidgeld vanaf november 2023 ook afgeschaft. Dit werd als TBP geagendeerd op het college van 25 september 2023.

Vanaf fase 3b komen daar nog volgende voordelen bovenop:

• Materialen die in een Wase vestiging ontleend worden, kunnen in alle andere vestigingen terug ingeleverd worden zonder dat daar een kost aan verbonden is.
• Leners krijgen toegang tot een veel grotere collectie. Bibliotheek Lokeren heeft bijvoorbeeld zelf geen games in de collectie, maar die kunnen via het intern transportsysteem wel uit een andere vestiging worden overgebracht. De lener betaalt daarvoor enkel een reservatiekost, die 5 keer lager ligt dan de kost voor een IBL-aanvraag (interbibliothecair leenverkeer) waarbij de titel uit een bibliotheek buiten het samenwerkingsverband komt. 
• Een gereserveerde titel kan uit alle bibliotheken van de samenwerking komen, waardoor een lener sneller over een exemplaar kan beschikken.

2) De uitleenvoorwaarden en tarieven zijn in elke Wase gemeente dezelfde. Dat is helder en consequent.

Voor Bibliotheek Lokeren en Speelotheek Sloeber brengt dat vanaf fase 3a volgende aanpassingen met zich mee:

• Het telaatgeld per materiaal bedraagt 0,25 euro per openingsdag. (t.o.v. 0,50 euro per begonnen week nu)
• De kost voor een reservatie wordt 1 euro. (t.o.v. 0,50 euro nu)
• Reservaties van jeugdboeken worden gratis.
• Reservaties op een klassen- en leerkrachtenkaart worden gratis. 

De genoemde stijgingen zijn aanvaardbaar, omdat het basisaanbod van Bibliotheek Lokeren voor elke lener volledig gratis blijft.
 Een lener kan sowieso 4 weken ontlenen, met of zonder de hulp van de bibliotheek de leentermijn 1 keer verlengen en materialen via de inleverschuif van de hoofdbibliotheek dag en nacht terugbrengen. Een lener heeft op die manier een scala aan mogelijkheden om telaatgeld te vermijden. Een reservatie is een service op maat, waar een lener zelf voor kiest omwille van extra gebruikersgemak. Het aantal aanwezige titels waaruit een lener gratis een selectie kan maken, is hoe dan ook zeer ruim en op elk moment verzekerd. Via de uitzondering die voor reservaties voor scholen en titels uit de jeugdcollectie gemaakt worden, wordt een deel van de prijsstijgingen sowieso gecounterd. Deze keuze is ingegeven door de gedeelde inspanningen rond leesbevordering.    

3) Voor Bibliotheek Lokeren en Bibliotheek Moerbeke maakt de opstart van de regiobib deel uit van de voorbereidingen voor de fusie tussen beide diensten vanaf 2025. 

Met het oog op de fusie was er sowieso een prefixmechanisme nodig om materialen uit Moerbeke te kunnen inlezen in Lokeren en vice versa en moesten de afzonderlijke dienstreglementen ook op elkaar afgestemd worden. Dat is nu al gerealiseerd via de voorbereidingen voor de regiobib. 

4) Er is een prijsvoordeel.

• De kost voor de Wise-licentie van Bibliotheek Lokeren bestaat uit een vast forfait en een bijdrage berekend op het aantal inwoners. De aansluiting van Speelotheek Sloeber brengt geen enkele meerkost met zich mee. De kosten voor het gebruik van Recreatex vallen daarentegen weg.
• De kosten voor de datamigratie in fase 3a worden gedragen door CultuurTuin Waas.
• Binnen een regiosamenwerking type 3 genieten bibliotheken gedurende de eerste 3 jaar 15 procent korting op de digitale diensten van Cultuurconnect als die aan 75 procent van de inwoners aangeboden worden.

Decreet Bovenlokale Cultuurwerking van 15/06/2018

Gemeenteraad 02/09/2019: Goedkeuring Cultuurnota bovenlokaal cultuurwerk (2019_GR_00257)

College 02/10/2023: Addendum 'aansluiting speciale collectie speelotheek Lokeren op de Basisinfrastructuur Digitale Bibliotheek. Goedkeuring (2023_CBS_02892)

Dienstreglement Bibliotheek Lokeren - goedgekeurd op Gemeenteraad 27/06/2022

Uitleenreglement Speelotheek Sloeber -  goedgekeurd op Gemeenteraad 30/03/2020