2023_GR_00179 - Aanpassing organisatiestructuur en personeelsformatie. Goedkeuring.

Conform het decreet lokaal bestuur art. 161 is de gemeenteraad bevoegd voor de vaststelling van de personeelsformatie van het stadspersoneel.

Er wordt voorgesteld om: 

• in de organisatiestructuur de sector burgerzaken, welzijn en onderwijs op te splitsen, en een aantal stafdiensten toe te voegen als volgt:
  • sector welzijn en onderwijs, met hieronder ressorterend de afdeling welzijn en het luik onderwijs
  • sector burgerzaken en veiligheid, met hieronder ressorterend de dienst burgerzaken, de dienst interne veiligheid en noodplanning en de dienst integrale veiligheid
• ingevolge voormelde opsplitsing in de organisatiestructuur de personeelsformatie te wijzigen als volgt:
  • de functie van sectorhoofd burgerzaken, welzijn en onderwijs (statutair - A5a-A5b) te schrappen (met overgangssituatie)
  • een nieuwe functie van sectorhoofd burgerzaken en veiligheid (statutair - A5a-A5b) te voorzien
• de personeelsformatie van de dienst toerisme en feestelijkheden - in het kader van de verhuis naar het postgebouw en de daaraan gekoppelde vernieuwde dienstverlening - te wijzigen als volgt:
  • het team logistiek te hernoemen naar team accommodatiebeheer
  • 0,5 fte administratief medewerker (contractueel - C1-C3) om te zetten naar 1 fte accommodatiemedewerker (contractueel - C1-C3)
  • bijkomend 1,5 fte schoonmaakpersoneel (contractueel - E1-E3) te voorzien
  • bijkomend 2 fte administratief medewerker (contractueel - C1-C3) te voorzien

In het kader van de opsplitsing van de sector burgerzaken, welzijn en onderwijs worden ook een aantal wijzigingen aan de personeelsformatie OCMW voorgelegd (cfr. raad voor maatschappelijk welzijn d.d. 23.10.2023).

Dit voorstel werd voorgelegd :

• aan het managementteam in vergaderingen van 13 juli 2023 (interne reorganisatie) en 17 augustus 2023 (dienst toerisme, evenementen en museum)
• aan de vakorganisaties in het syndicaal overlegcomité van 12 september 2023

Aan de gemeenteraad wordt gevraagd om de goedkeuring van de aanpassing organisatiestructuur en personeelsformatie.

Binnen de organisatie worden een aantal noden op vlak van personeelsinzet vastgesteld:

• In het kader van de integratie van de stads- en OCMW diensten in 2018, werden de toenmalige sectoren heringedeeld. De sector ‘burgerzaken, onderwijs, cultuur en vrije tijd’ werd aangevuld met welzijn en toerisme en vervolgens opgesplitst in de sector ‘cultuur en vrije tijd” enerzijds en de sector ‘burgerzaken, welzijn en onderwijs’ anderzijds. Terwijl er wel een duidelijke link bestaat tussen de welzijnsmateries en onderwijs, onder meer door de dienst onderwijs en opgroeien waar het flankerend onderwijs een prominente plaats inneemt, ontbreekt er een duidelijke link met de dienst burgerzaken.

Tevens wordt er een vrij grote span of control vastgesteld voor de algemeen directeur, die naast alle MAT-leden ook de diensten integrale veiligheid en interne veiligheid en noodplanning direct aanstuurt.
Bovendien kan er wel gesproken worden over een gemeenschappelijke link tussen de diensten burgerzaken, integrale veiligheid en interne veiligheid en noodplanning, aangezien deze diensten allemaal betrekking hebben op federale materies.

• Momenteel bestaat de dienst toerisme, evenementen en museum uit drie teams, nl: publiekswerking, collectiebeheer, en logistiek. In het kader van de verhuis naar het postgebouw en de daaraan gekoppelde vernieuwde dienstverlening worden bijkomende personeelsbehoeften vastgesteld, meer bepaald voor wat betreft de teams publiekswerking en logistiek.

Bijgevolg worden een aantal wijzigingen voorgesteld aan de organisatiestructuur en de personeelsformatie.

Opsplitsing sector burgerzaken, welzijn en onderwijs en daaruit voortvloeiende formatiewijzigingen

De vaststellingen m.b.t. de huidige 'sector burgerzaken, welzijn en onderwijs' nopen, gecombineerd met de nakende fusie en de daarmee gepaard gaande integratie van de Moerbeekse decretale graden, tot een interne reorganisatie.
Er wordt voorgesteld om de sector burgerzaken, welzijn en onderwijs op te splitsen, en een aantal stafdiensten toe te voegen als volgt:

•  Sector welzijn en onderwijs, met hieronder ressorterend de afdeling welzijn en het luik onderwijs
• Sector burgerzaken en veiligheid, met hieronder ressorterend volgende diensten: Burgerzaken, Interne veiligheid en noodplanning, Dienst integrale veiligheid

Hieruit voortvloeiend wordt voorgesteld om de formatie te wijzigen, en dit als volgt:

• de functie van sectorhoofd burgerzaken, welzijn en onderwijs (statutair - A5a-A5b)  te schrappen, en overgangsregeling te voorzien voor deze functie (uitdovend tot het vrijkomen van deze functie).
• een nieuwe functie van sectorhoofd burgerzaken en veiligheid (statutair) te voorzien, en in te schalen op niveau A5a-A5b

Dienst toerisme, evenementen en museum

Team logistiek

Momenteel wordt een halftijdse administratief medewerker binnen het team logistiek, oorspronkelijk uit de formatie van het museum, voornamelijk ingezet in het accommodatiebeheer van de dienst. Door de samenvoeging van de diensten museum en toerisme werd vastgesteld dat binnen de dienst toerisme eigenlijk niemand structureel het luik accommodatie op zich neemt. Daarenboven zal de te beheren accommodatie door de voorziene inname van het postgebouw en de fusie met Moerbeke in de toekomst nog verder uitbreiden. 

Er wordt bijgevolg voorgesteld om :
- deze halftijdse functie uit te breiden naar een voltijdse functie, en de functiebenaming te wijzigen naar accommodatiemedewerker (C1-C3), wat beter de lading van dit takenpakket zal dekken (cfr. accommodatiemedewerker dienst sport en jeugd). De halftijdse functie van administratief medewerker (C1-C3) is momenteel nog ingevuld. Er wordt bijgevolg voorgesteld om een overgangsregeling te voorzien voor deze functie (uitdovend tot uitdiensttreding).
- het team logistiek te hernoemen naar accommodatiebeheer.

Team schoonmaak

In functie van de ingebruikname van het nieuwe postgebouw dient de personeelsinzet voor schoonmaak herbekeken te worden. Aangezien aan dit gebouw ook een belangrijke ceremoniële functie zal worden toegemeten, in lijn met en deels te verschuiven vanuit het stadhuis, wordt voorgesteld om voor het stadhuis en de volledige dienst toerisme, evenementen en museum één gezamenlijk poetsteam te voorzien.

Er wordt voorgesteld om bijkomend 1,5 fte schoonmaakpersoneel (E1-E3) te voorzien voor het dagelijks onderhoud van het gebouw.

Team publiekswerking

Momenteel zijn in de formatie 1,5fte administratief medewerkers voorzien. Deze worden ingezet zowel aan de balie als voor andere taken ter ondersteuning van de dienst (administratie praktische regelingen rond reservaties en bezoeken, gidsenadministratie, overige administratieve taken zoals aanmaak en behandeling bestelbonnen, facturen, aankopen, …) als bij evenementen.
Bij de ingebruikname van het postgebouw wordt voorzien dat de dienst ruimer toegankelijk zal zijn voor het publiek dan vandaag het geval is.

Om een voldoende bezetting van de balies en overige ondersteuning mogelijk te maken wordt voorgesteld om een bijkomende inzet van 2 fte administratief medewerker (C1-C3) te voorzien. 

Het decreet lokaal bestuur; 

Het besluit van de Vlaamse Regering d.d. 7 december 2007, zoals later gewijzigd, houdende de minimale voorwaarden voor de personeelsformatie, de rechtspositieregeling en het mandaatstelsel van het gemeentepersoneel en het provinciepersoneel en houdende enkele bepalingen betreffende de rechtspositie van de secretaris en de ontvanger van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn;