Artikel 247 in het decreet lokaal bestuur stelt dat tussen de gemeente en de gemeentelijke vennootschap, vereniging of stichting een samenwerkingsovereenkomst wordt gesloten voor de
uitvoering van de toevertrouwde taken van gemeentelijk belang. De samenwerkingsovereenkomst regelt de volgende aangelegenheden:
1° in voorkomend geval de aanwending van de aan het agentschap ter beschikking gestelde of overgedragen personeelsleden, middelen en infrastructuur;
2° binnen de perken en overeenkomstig de toekenningsvoorwaarden, bepaald door de Vlaamse Regering, het presentiegeld en de andere vergoedingen die in het kader van de bestuurlijke werking van het agentschap worden toegekend;
3° de wijze waarop de gemeentelijke vennootschap, vereniging of stichting zal voorzien in een systeem van organisatiebeheersing;
4° de toekenning aan een of meer commissarissen van de controle op de financiële toestand, op de jaarrekening en op de regelmatigheid van de verrichtingen weer te geven in de jaarrekening van de gemeentelijke vennootschap, vereniging of stichting. Die commissarissen zijn erkende bedrijfsrevisoren.
EVA-vzw Prolocc kan haar doel enkel realiseren in overleg en met de medewerking van de stad Lokeren.
De samenwerkingsovereenkomst tussen de EVA-vzw Prolocc en de stad specifieert de opdracht, bepaalt de financiële krijtlijnen, regelt het gebruik van stedelijke infrastructuur, voorziet de inzet van personeel en legt boekhoudkundige en administratieve verplichtingen op in het kader van controle en rapportering.
Iedere beleidsperiode wordt een nieuwe samenwerkingsovereenkomst afgesproken. De gemeenteraad keurde in zitting van 16 december 2019 de samenwerkingsovereenkomst goed voor de beleidsperiode 2020-2024.
Volgens art. 46 van de huidige samenwerkingsovereenkomst kan op verzoek van een van de partijen kan steeds een tussentijdse evaluatie gebeuren met mogelijke bijsturing.
Om te vermijden dat de vzw in de loop van het werkjaar onnodig voor liquiditeitsproblemen wordt geplaatst, wordt voorgesteld art. 10 van de huidige overeenkomst aan te passen en een overschot op de jaarrekening van 100.000 euro in plaats van 80.000 euro te voorzien.
Aan de raad wordt gevraagd om de samenwerkingsovereenkomst goed te keuren.
Artikel 247 in het decreet lokaal bestuur stelt dat tussen de gemeente en de gemeentelijke vennootschap, vereniging of stichting een samenwerkingsovereenkomst wordt gesloten voor de uitvoering van de toevertrouwde taken van gemeentelijk belang. De samenwerkingsovereenkomst regelt de volgende aangelegenheden:
1° in voorkomend geval de aanwending van de aan het agentschap ter beschikking gestelde of overgedragen personeelsleden, middelen en infrastructuur;
2° binnen de perken en overeenkomstig de toekenningsvoorwaarden, bepaald door de Vlaamse Regering, het presentiegeld en de andere vergoedingen die in het kader van de bestuurlijke werking van het agentschap worden toegekend;
3° de wijze waarop de gemeentelijke vennootschap, vereniging of stichting zal voorzien in een systeem van organisatiebeheersing;
4° de toekenning aan een of meer commissarissen van de controle op de financiële toestand, op de jaarrekening en op de regelmatigheid van de verrichtingen weer te geven in de jaarrekening van de gemeentelijke vennootschap, vereniging of stichting. Die commissarissen zijn erkende bedrijfsrevisoren.
EVA-vzw Prolocc kan haar doel enkel realiseren in overleg en met de medewerking van de stad Lokeren.
De samenwerkingsovereenkomst tussen de EVA-vzw Prolocc en de stad specifieert de opdracht, bepaalt de financiële krijtlijnen, regelt het gebruik van stedelijke infrastructuur, voorziet de inzet van personeel en legt boekhoudkundige en administratieve verplichtingen op in het kader van controle en rapportering.
Iedere beleidsperiode wordt een nieuwe samenwerkingsovereenkomst afgesproken. De gemeenteraad keurde in zitting van 16 december 2019 de samenwerkingsovereenkomst goed voor de beleidsperiode 2020-2024.
Volgens art. 46 van de huidige samenwerkingsovereenkomst kan op verzoek van een van de partijen kan steeds een tussentijdse evaluatie gebeuren met mogelijke bijsturing.
EVA-vzw Prolocc vraagt een bijsturing van artikel 10:
10. De stad geeft een werkingstoelage aan Prolocc na goedkeuring van het budget. Deze toelage bedraagt jaarlijks minimum 80.000 euro zoals voorzien in het Meerjarenplan van de stad Lokeren. Een eventueel overschot op de jaarrekening mag aangewend worden voor het vormen van een liquide basis die maximum 60.000 euro bedraagt. Het restant dient aan de stad terugbetaald te worden bij de eerstvolgende budgetwijziging.
De voorbije jaren werden we telkens geconfronteerd door een overschot. In 2021 konden we dit nog wijten aan de coronacrisis, maar ook boekjaar 2022 zullen we eindigen met een overschot.
De reden hiervoor is de werking van het cultuurseizoen. Een cultuurseizoen volgt de schoolkalender en geldt van 1 september t.e.m. 31 augustus. Een boekhoudkundig jaar volgt de normale kalender en gaat in op 1 januari t.e.m. 31 december.
EVA-vzw Prolocc genereert het merendeel van zijn inkomsten op 2 momenten in het jaar:
1) WERKINGSTOELAGE: begin januari wordt de werkingstoelage van de stad bezorgd;
2) INKOMSTEN TICKETVERKOOP: op het moment van de start ticketverkoop (midden juni of eind augustus) en de eerstvolgende maanden wordt .
In de tweede helft van het seizoen zijn er veel minder ticketinkomsten, met uitzondering van de film. Populaire voorstellingen zijn reeds grotendeels uitverkocht in de eerste weken na de start ticketverkoop.
Uitgaven worden echter het hele jaar door gemaakt. Voorstellingen die onder contract zijn met een uitkoopsom, kunnen pas betaald worden wanneer de voorstellingen achter de rug zijn. Een voorbeeld: de partage van Wim Helsen kan pas verrekend worden na de voorstellingsdatum op 20 mei 2023, terwijl de voorstelling reeds in september 2022 werd uitverkocht. Alle inkomsten vallen dus in 2022, terwijl de uitgaven in 2023 dienen te gebeuren. Ook dient alles i.v.m. de seizoenspromotie (lay-out, drukwerk seizoensbrochure) in het voorjaar te gebeuren.
Omdat we merken dat tegen het einde van het cultuurseizoen (mei-juni) krap bij kas beginnen te zitten, zouden we graag een aanpassing van artikel 10 uit de samenwerkingsovereenkomst vragen.
In dat artikel wordt gesteld dat een eventueel overschot op de jaarrekening mag aangewend worden voor het vormen van een liquide basis die max. 60.000 euro bedraagt. Dat overschot wordt bepaald op het einde van het boekjaar, terwijl we dan middenin het cultuurseizoen zitten. Ook zou het bedrag van max. 60.000 euro vermoedelijk dateren uit de tijd dat de effectieve subsidie aan de (EVA-)vzw 60.000 euro bedroeg.
Cultuurcentrum Lokeren doet het goed en heeft de afgelopen maanden erg goed verkocht. Maar de ticketverkoop blijft een enorm fluctuerend gegeven: we horen geregeld verhalen van naburige centra waarvan de klanten na corona moeilijker de weg vinden naar de theaterzalen, of door de stijgende energiekosten en inflatie de ticketverkoop zien kelderen.
Daarnaast worden wij de afgelopen jaren steeds geconfronteerd met hogere uitkoopsommen. Theatergezelschappen ondervinden namelijk ook de gevolgen van de stijgende kosten en inflatie.
Daarom willen we vragen aan de gemeenteraad om het overschot op de jaarrekening dat aangewend mag worden voor het vormen van een liquide basis kan opgetrokken worden tot een hoger bedrag, nl. 100.000 euro.
We blijven verantwoordelijk omspringen met de middelen en bij het overschrijden van dit bedrag wordt het bedrag hoger dan het afgesproken bedrag teruggestort aan het stadsbestuur, maar op deze wijze hebben we bij de aanvang van het boekhoudkundig jaar voldoende middelen om de eerste maanden tot de start ticketverkoop te overbruggen.
Decreet over het Lokaal Bestuur, Titel 3. De extern verzelfstandigde agentschappen, Hoofdstuk 3. Het gemeentelijk extern verzelfstandigd agentschap in privaatrechtelijke vorm.
Art. 247: Tussen de gemeente en de gemeentelijke vennootschap, vereniging of stichting wordt een samenwerkingsovereenkomst gesloten voor de uitvoering van de toevertrouwde taken van gemeentelijk belang. De samenwerkingsovereenkomst regelt de volgende aangelegenheden:
1° in voorkomend geval de aanwending van de aan het agentschap ter beschikking gestelde of overgedragen personeelsleden, middelen en infrastructuur;
2° binnen de perken en overeenkomstig de toekenningsvoorwaarden, bepaald door de Vlaamse Regering, het presentiegeld en de andere vergoedingen die in het kader van de bestuurlijke werking van het agentschap worden toegekend;
3° de wijze waarop de gemeentelijke vennootschap, vereniging of stichting zal voorzien in een systeem van organisatiebeheersing;
4° de toekenning aan een of meer commissarissen van de controle op de financiële toestand, op de jaarrekening en op de regelmatigheid van de verrichtingen weer te geven in de jaarrekening van de gemeentelijke vennootschap, vereniging of stichting. Die commissarissen zijn erkende bedrijfsrevisoren.
Behalve in geval van gemotiveerde afwijking kan aan geen enkel personeelslid van een gemeentelijke vennootschap, vereniging of stichting als vermeld in dit hoofdstuk, een jaarsalaris worden toegekend dat gelijk is aan of hoger is dan het jaarsalaris van de algemeen directeur van de overeenkomstige gemeente.
Gemeenteraadsbesluit van 16 december 2019: Samenwerkingsovereenkomst Prolocc EVA-vzw 2020-2024. Goedkeuring.
De gemeenteraad gaat akkoord met de aangepaste samenwerkingsovereenkomst tussen de stad en de EVA-vzw Prolocc.
De vorige samenwerkingsovereenkomst die goedgekeurd werd op de gemeenteraad van 16 december 2019 wordt hierbij opgeheven.