Notulen  Raad voor Maatschappelijk Welzijn

Gelet op de notulen en het zittingsverslag van de raad voor maatschappelijk welzijn van 29 november 2021;

Gelet op de vigerende wetgeving;

De notulen en het zittingsverslag van de vergadering van de raad voor maatschappelijk welzijn van 29 november 2021 werden opgemaakt conform de artikelen 32 en 278 van het Decreet Lokaal Bestuur. Aan de raad voor maatschappelijk welzijn wordt gevraagd de notulen en het zittingsverslag goed te keuren. 

Gelet op het decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur of DLB genoemd;

Gelet op het besluit van de Vlaamse Regering van 30 maart 2018 over de beleids- en beheerscyclus van de lokale besturen of BVR BBC 2020 genoemd;

Gelet op het Ministerieel besluit van 26 juni 2018 tot vaststelling van de modellen, de nadere voorschriften van de beleidsrapporten, de rekeningstelsels en de digitale rapportering van de beleids- en beheerscyclus van de lokale besturen of MB BBC 2020 genoemd;

Gelet op omzendbrief KB/BJ/ABB 2020/3 van 18 september 2020 houdende de aanpassing van de meerjarenplannen 2020-2025 van de lokale en provinciale besturen volgens de beleids- en beheerscyclus;

Overwegende dat de aanpassing van het meerjarenplan 2020-2025: 2021-3 werd besproken op het managementteam van 2 december 2021;

Overwegende dat de aanpassing van het meerjarenplan 2020-2025: 2021-3  werd besproken op het vast bureau van 6 december 2021;

Overwegende dat de aanpassing van het meerjarenplan 2020-2025: 2021-3 werd besproken op de financiële commissie van 13 december 2021 en positief werd geadviseerd tot agendering op de raad voor maatschappelijk welzijn van 20 december 2021;

Overwegende dat de aanpassing van het meerjarenplan 2020-2025: 2021-3 voldoet aan de evenwichtscriteria;

Overwegende dat op basis van schema M2, de staat van het financieel evenwicht, blijkt dat het beschikbaar budgettair resultaat, de autofinancieringsmarge en de gecorrigeerde autofinancieringsmarge voor de jaren 2020-2025 positief zijn;

Overwegende dat de voorgelegde aanpassing van het meerjarenplan 2020-2025 in overeenstemming is met de regels van DLB, BVR BBC2020, MB BBC2020 en de richtlijnen van de omzendbrief KB/BJ/ABB 2020/3 van 18 september 2020;

Aan de raad voor maatschappelijk welzijn wordt gevraagd om de aanpassing van het meerjarenplan 2020-2025: 2021-3 vast te stellen voor het gedeelte van OCMW Lokeren.

De aanpassing van het meerjarenplan 2020-2025: 2021-3 werd besproken op het managementteam van 2 december 2021 en op het vast bureau van 6 december 2021.

De aanpassing van het meerjarenplan 2020-2025: 2021-3 werd besproken en positief geadviseerd tot agendering op de raad voor maatschappelijk welzijn op de financiële commissie van 13 december 2021.

De aanpassing van het meerjarenplan 2020-2025: 2021-3 voldoet aan de evenwichtscriteria. Op basis van schema M2, de staat van het financieel evenwicht, blijkt dat het beschikbaar budgettair resultaat, de autofinancieringsmarge en de gecorrigeerde autofinancieringsmarge voor de jaren 2020-2025 positief zijn.

De voorgelegde aanpassing van het meerjarenplan 2020-2025 is opgemaakt in overeenstemming met de regels van DLB, BVR BBC2020, MB BBC2020 en de richtlijnen van de omzendbrief KB/BJ/ABB 2020/3 van 18 september 2020.

Aan de raad voor maatschappelijk welzijn wordt gevraagd om de aanpassing van het meerjarenplan 2020-2025: 2021-3 vast te stellen voor het gedeelte van OCMW Lokeren.

Gelet op het besluit van de Vlaamse Regering van 25 juni 2010 betreffende de beleids- en beheerscyclus, dat uitvoering en inhoudelijke invulling geeft aan de artikelen 146, 147 en 151 van het Gemeentedecreet van 15 juli 2005, zoals gewijzigd bij decreet van 23 januari 2009;

Overwegende dat de lijst van de nominatief verleende subsidies op basis van de BBC-regelgeving een verplicht onderdeel was van het luik toelichting, opgenomen in het beleidsdocument budget;

Overwegende dat de evaluatie van de BBC-regels geleid heeft tot wijziging en vereenvoudiging van deze regelgeving;

Gelet op het decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur of DLB genoemd;

Gelet op het decreet van de Vlaamse Regering van 30 maart 2018 over de beleids- en beheerscyclus van de lokale besturen of BBC 2020 genoemd;

Gelet op het Ministerieel besluit van 26 juni 2018 tot vaststelling van de modellen, de nadere voorschriften van de beleidsrapporten, de rekeningstelsels en de digitale rapportering van de beleids- en beheerscyclus van de lokale besturen of MB BBC 2020 genoemd;

Gelet op de omzendbrief BB 2018 KB/ABB 2018/2 van 20 juli 2018 houdende de onderrichtingen van de Vlaamse Minister voor binnenlands bestuur betreffende de budgetten en de éénjarige meerjarenplannen van de lokale besturen;

Overwegende dat de nieuwe BBC-wetgeving impliceert dat er niet langer een apart beleidsdocument budget wordt opgemaakt en daarnaast ook de decentrale verplichting  komt te vervallen om de lijst van toegekende nominatieve subsidies als een lijst, opgenomen in het beleidsdocument budget door de OCMW-raad te laten vaststellen;

Overwegende dat het aan de Raad voor Maatschappelijk Welzijn toekomt om deze nominatieve subsidies toe te kennen, dat deze bevoegdheid tot het vaststellen van subsidiereglementen en het toekennen van nominatieve subsidies bevestigd wordt in artikel 41, 23° van het DLB;

Gelet op de omzendbrief BB 2019 KB/ABB 2019/4 van 3 mei 2019 Binnenlands bestuur over de strategische meerjarenplannen 2020-2025 van de lokale besturen volgens de beleids- en beheerscyclus;

Overwegende dat bijgevolg deze lijst voor goedkeuring wordt voorgelegd;

Gelet op de bepalingen van  het Decreet Lokaal Bestuur;

Aan de raad voor maatschappelijk welzijn wordt gevraagd de lijst van nominatieve subsidies voor de boekjaren 2021 en 2022 (alle werkingssubsidies en investeringssubsidies) zoals opgenomen in het meerjarenplan 2020-2025, goed te keuren.

Overwegende dat er een wijziging wordt voorgesteld aan de personeelsformatie van de afdeling welzijn, zoals laatst vastgesteld bij raadsbesluit van 25 oktober 2021;

Gelet op zijn beslissing van 25 oktober 2021 waarbij de contractuele personeelsformatie van de afdeling welzijn - dienst diversiteit en participatie wordt uitgebreid met 0,5 fte consulent samenleving voor de werking sociale kruidenier;
dat intussen een subsidieaanvraag voor een bijkomende halftijdse medewerker voor het project Sociale Kruidenier werd goedgekeurd; dat dit betekent dat er vanaf januari 2022 een voltijdse medewerker de opstart en coördinatie van het project kan aanvatten;

Overwegende dat bijgevolg wordt voorgesteld om binnen de werking van de sociale kruidenier een extra halftijdse functie te voorzien van consulent samenleving (B1-B3, contractueel);

Gelet op het overleg in het managementteam van 14 oktober 2021, en het advies verstrekt in deze vergadering; 

Gelet op het voorgestelde organogram; 

Gelet op de budgettaire nota;

Gelet op de notulen van het syndicaal overlegcomité van 9 november 2021; 

Gelet op het decreet lokaal bestuur; 

Gelet op het besluit van de Vlaamse Regering d.d. 7 december 2007, zoals later gewijzigd, houdende de minimale voorwaarden voor de personeelsformatie, de rechtspositieregeling en het mandaatstelsel van het gemeentepersoneel en het provinciepersoneel en houdende enkele bepalingen betreffende de rechtspositie van de secretaris en de ontvanger van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn;

Bij beslissing van de Raad voor Maatschappelijk welzijn van 25 oktober 2021 werd de contractuele personeelsformatie van de afdeling welzijn - dienst diversiteit en participatie uitgebreid met 0,5 fte consulent samenleving voor de werking sociale kruidenier.
Intussen werd een subsidieaanvraag voor een bijkomende halftijdse medewerker voor het project sociale kruidenier goedgekeurd, wat betekent dat er vanaf januari 2022 een voltijdse medewerker de opstart en coördinatie van het project kan aanvatten. Bijgevolg wordt voorgesteld om binnen de werking van de sociale kruidenier een extra halftijdse functie te voorzien van consulent samenleving (B1-B3, contractueel).

Voormelde wijziging werd voorgelegd aan het managementteam op 14 oktober 2021, en aan het syndicaal overlegcomité op 9 november 2021.

Aan de raad wordt gevraagd om deze aanpassing In de personeelsformatie van de afdeling welzijn goed te keuren.

Overwegende dat het OCMW Lokeren als lokaal bestuur onderhevig is aan de wetgeving overheidsopdrachten; dat we vandaag de dag bij het organiseren van marktconsultaties geconfronteerd worden met steeds complexer wordende technisch-administratieve en juridische vraagstukken en er steeds meer eisen gesteld worden op het vlak van vakspecifieke kennis, die we niet altijd zelf in huis hebben;

Overwegende dat een samenwerking met andere entiteiten hierbij ondersteuning kan bieden en er bovendien zo op het vlak van overheidsopdrachten en/of het aanbieden van facilitaire diensten positieve schaaleffecten en synergiën gegenereerd kunnen worden;

Overwegende dat de TMVS dv (Tussengemeentelijke Maatschappij voor Services) een intergemeentelijke samenwerking onder de vorm van een dienstverlenende vereniging is; dat deze vereniging werd opgericht in 2017 en tot doel heeft om zowel voor eigen rekening als voor rekening van haar deelnemers, die aanbestedende overheden en aanbesteders zijn in de zin van de overheidsopdrachtenwetgeving: 

• aankoopcentrales, gecentraliseerde aankoopactiviteiten, aanvullende aankoopactiviteiten, dynamische aankoopsystemen, raamovereenkomsten en gezamenlijke overheidsopdrachten, een en ander zoals geregeld in de wetgeving overheidsopdrachten, op te zetten en eraan deel te nemen; en 
• elke dienstverlening te organiseren waarbij de beschikbare technische, beheersmatige, administratieve en financiële competenties van de dienstverlenende vereniging inzake klantenmanagement, projectorganisatie, investeringsbeleid, studie en financiering op maatschappelijke wijze kunnen worden ingezet, zowel op gestructureerde wijze, als voor projecten ad hoc, en dit ten dienste van één of meer deelnemers;

Overwegende dat het aanbod van de raamovereenkomsten (zowel unilateraal als multilateraal) waaruit vrijblijvend kan geput worden, nu al zeer divers is en nog steeds verder wordt aangevuld; dat het aanbod zowel standaard-leveringen/diensten/werken, als maatwerk omvat; dat er zo raamcontracten beschikbaar zijn voor kantoormeubilair, koffieautomaten, ICT, bedrijfswagens (lease), signalisatie, sportterreinen in natuurgras (onderhoud), PBM’s en bedrijfskledij, technische onderhoudscontracten, enz…..;

Gelet dan ook op het voorstel om per 01/01/2022 toe te treden tot de TMVS dv om zo beroep te kunnen doen op deze raamcontracten via de CREAT-aankoopcentrale, mocht de noodzaak zich voordoen;

Overwegende dat het OCMW Lokeren dan zelf geen gunningsprocedure meer moet voeren – wat een besparing aan tijd en geld betekent – en dit krachtens artikel 47, § 2 van de wet van 17 juni 2016 dat bepaalt dat een aanbestedende overheid die een beroep doet op een aankoopcentrale vrijgesteld is van de verplichting om zelf een gunningsprocedure te organiseren;

Overwegende dat ook de schaaleffecten (meer exemplaren van hetzelfde) als de volume-effecten (meer omzet bij een externe leverancier of dienstverlener zodat het profiel van belangrijke klant en dito prijsvoordeel kan verworven worden) en het capaciteitsvoordeel (het bundelen van de redactie van bestekken, de evaluatie van de offertes en het permanent zoeken naar extra synergie drukken de kosten) belangrijke voordelen zijn;

Overwegende dat voor de standaardprestaties een onderscheid gemaakt wordt tussen unilaterale (opdracht afgesloten met 1 ondernemer) en multilaterale (opdracht afgesloten met verschillende ondernemers) contracten; dat er voor de unilaterale contracten geen bijkomende kosten zijn; dat voor de multilaterale contracten een minicompetitie moet georganiseerd worden vooraleer een effectieve afroep/bestelling op dit contract kan gebeuren; dat hiervoor een bijkomende administratieve kost gevraagd wordt die procentueel berekend wordt op de kostprijs van de bestelling;

Overwegende dat prestaties op maat bijkomend verrekend worden conform de voorziene profielen (adviseur, adviseur-expert, senior-adviseur, management, externe specialisten); dat voor de algemene kosten supplementair een toeslag gerekend wordt van 16,5% op de ingezette interne knowhow;

Overwegende dat de facturatie rechtstreeks gebeurt aan de deelnemende entiteit; dat in principe na elke bestelling een voorstelfactuur opgemaakt wordt; dat indien binnen de 10 kalenderdagen geen reactie ontvangen wordt op de voorstelfactuur, verondersteld wordt dat deze correct is; dat de voorstelfactuur dan vervolgens wordt omgezet naar een definitieve factuur die per mail bezorgd wordt; dat de facturen een betaaltermijn van 60 dagen hebben en betaalbaar zijn van rechtswege en zonder ingebrekestelling uiterlijk op de vervaldag vermeld op de factuur;

Overwegende dat er een minimale afname op jaarbasis wordt vastgelegd van € 2.500; dat er, indien deze minimale afname niet gehaald wordt, een factuur zal opgemaakt worden van € 250;

Overwegende dat er tevens een volumekorting voorzien wordt, die oploopt bij toename van de afgenomen hoeveelheid volgens verschillende schijven; dat deze volumekorting zich situeert tussen minimum 0% en maximum 1%;

Overwegende dat er geen afnameverplichting is;

Overwegende dat de dienstverlening van de TMVS dv echter alleen kan aangeboden worden aan deelnemers van de TMVS dv; dat het om deze reden noodzakelijk is toe te treden tot de TMVS dv; dat deze toetreding zich concretiseert onder de vorm van een kapitaalsinbreng, waartegenover aandelen staan; dat een OCMW als een ‘klant zonder inwoners’ wordt beschouwd; dat het aantal aandelen dat een OCMW dient aan te kopen om deelnemer te kunnen worden, vastgelegd is op 5 aandelen, waarvan ¼ moet volstort worden; dat de nominale waarde van 1 aandeel € 1.000 is; dat dit een éénmalige kost is, en geen jaarlijks terugkerende kost;

Overwegende dat dit voor het OCMW Lokeren concreet 5 x € 1.000 = € 5.000 betekent, waarvan ¼ moet volstort worden (= € 1.250);

Overwegende dat deze financiële kost voorzien is in het meerjarenplan 2020-2025 van het OCMW in de investeringsbudgetten van 2022 onder het investeringsproject ‘FINANCIEN’, subproject 2021/023 ‘Aankoop aandelen CREAT’ op de algemene rekening 28410000 en beleidsitem 005000;

Overwegende dat het daarnaast ook noodzakelijk is dat er een vaste en een plaatsvervangende vertegenwoordiger voor de algemene en de bijzondere vergadering van de TMVS dv aangesteld wordt;

Overwegende dat het vast bureau zal worden belast met de verdere uitvoering van deze beslissing;

Gelet op het verzoek aan de leden van de raad voor maatschappelijk welzijn om de toetreding tot de TMVS dv (via kapitaalsinbreng) per 01/01/2022 goed te keuren zodat gebruik kan gemaakt worden van de verschillende raamcontracten aangeboden door de CREAT-Aankoopcentrale, en dit volgens de modaliteiten vastgelegd in de statuten van de TMVS dv en volgens het toetredingsdossier dat als bijlage aan het voorliggend gemeenteraadsbesluit wordt toegevoegd;

Gelet ook op het verzoek om een vaste en een plaatsvervangende vertegenwoordiger voor de algemene en de bijzondere vergadering van de TMVS dv voor te dragen;

Gelet op artikel 77 en 78 van het Decreet Lokaal Bestuur;

Het OCMW Lokeren is als lokaal bestuur onderhevig aan de wetgeving overheidsopdrachten. Vandaag de dag worden we bij het organiseren van marktconsultaties geconfronteerd met steeds complexer wordende technisch-administratieve en juridische vraagstukken en worden er steeds meer eisen gesteld op het vlak van vakspecifieke kennis, die we niet altijd zelf in huis hebben.

Een samenwerking met andere entiteiten kan hierbij ondersteuning bieden en bovendien kunnen er zo op het vlak van overheidsopdrachten en/of het aanbieden van facilitaire diensten positieve schaaleffecten en synergiën gegenereerd worden.

De TMVS dv (dienstverlenende vereniging) is een intergemeentelijke samenwerking onder de vorm van een dienstverlenende vereniging. Deze vereniging werd opgericht in 2017 en heeft tot doel om zowel voor eigen rekening als voor rekening van haar deelnemers, die aanbestedende overheden en aanbesteders zijn in de zin van de overheidsopdrachtenwetgeving:

• aankoopcentrales, gecentraliseerde aankoopactiviteiten, aanvullende aankoopactiviteiten, dynamische aankoopsystemen, raamovereenkomsten en gezamenlijke overheidsopdrachten, een en ander zoals geregeld in de wetgeving overheidsopdrachten, op te zetten en eraan deel te nemen; en 
• elke dienstverlening te organiseren waarbij de beschikbare technische, beheersmatige, administratieve en financiële competenties van de dienstverlenende vereniging inzake klantenmanagement, projectorganisatie, investeringsbeleid, studie en financiering op maatschappelijke wijze kunnen worden ingezet, zowel op gestructureerde wijze, als voor projecten ad hoc, en dit ten dienste van één of meer deelnemers.

Het aanbod van de raamovereenkomsten (zowel unilateraal als multilateraal) waaruit vrijblijvend kan geput worden is nu al zeer divers, en wordt nog steeds verder aangevuld. Het aanbod omvat zowel standaard-leveringen/diensten/werken, als maatwerk. Zo zijn er raamcontracten beschikbaar voor kantoormeubilair, koffieautomaten, ICT, bedrijfswagens (lease), signalisatie, sportterreinen in natuurgras (onderhoud), PBM’s en bedrijfskledij, technische onderhoudscontracten, enz…..

Er wordt dan ook voorgesteld om per 01/01/2022 toe te treden tot de TMVS dv om zo beroep te kunnen doen op deze raamcontracten via de CREAT-aankoopcentrale, mocht de noodzaak zich voordoen. 

Deze toetreding concretiseert zich onder de vorm van een kapitaalsinbreng, waartegenover aandelen staan. Een OCMW wordt als een ‘klant zonder inwoners’ beschouwd. Het aantal aandelen dat een OCMW dient aan te kopen om deelnemer te kunnen worden is vastgelegd op 5 aandelen, waarvan ¼ moet volstort worden. De nominale waarde van 1 aandeel is € 1.000. Dit is een éénmalige kost, en geen jaarlijks terugkerende kost. Voor het OCMW Lokeren betekent dit concreet 5 x € 1.000 = € 5.000, waarvan ¼ moet volstort worden (= € 1.250).

Deze financiële kost is voorzien in het meerjarenplan 2020-2025 van het OCMW in de investeringsbudgetten van 2022 onder het investeringsproject ‘FINANCIEN’, subproject 2021/023 ‘Aankoop aandelen CREAT’ op de algemene rekening 28410000 en beleidsitem 005000.

Daarnaast is het ook noodzakelijk dat er een vaste en een plaatsvervangende vertegenwoordiger voor de algemene en de bijzondere vergadering van de TMVS dv aangesteld wordt.

Het vast bureau zal worden belast met de verdere uitvoering van deze beslissing. 

Aan de leden van de raad voor maatschappelijk welzijn wordt nu gevraagd om de toetreding tot de TMVS dv (via kapitaalsinbreng) per 01/01/2022 goed te keuren zodat gebruik kan gemaakt worden van de verschillende raamcontracten aangeboden door de CREAT-Aankoopcentrale, en dit volgens de modaliteiten vastgelegd in de statuten van de TMVS dv en volgens het toetredingsdossier dat als bijlage aan het voorliggend gemeenteraadsbesluit wordt toegevoegd. 

Gelet op artikel 302 van het decreet lokaal bestuur dat bepaalt  "zowel de gemeenteraad als de raad voor maatschappelijk welzijn organiseert bij reglement een systeem van klachtenbehandeling";

Gelet op artikel 303 dat verder bepaalt dat de klachtenbehandeling op ambtelijk niveau moet gebeuren en maximaal onafhankelijk van de diensten waarop de klachten betrekking hebben;

Overwegende dat het Infopunt wordt voorgesteld als dienst die de registratie, opvolging en afhandeling van alle meldingen en klachten zal beheren; 

Het decreet lokaal bestuur artikel 302 bepaalt "zowel de gemeenteraad als de raad voor maatschappelijk welzijn organiseert bij reglement een systeem van klachtenbehandeling". Artikel 303 bepaalt verder nog dat dit op ambtelijk niveau moet gebeuren en maximaal onafhankelijk van de diensten waarop de klachten betrekking hebben. 

Het Infopunt staat in voor veel eerstelijnscontacten met burgers, anderzijds heeft het Infopunt een ondersteunende en samenwerkende rol tegenover de andere diensten. Het Infopunt is dan ook de uitgelezen onafhankelijke dienst om op ambtelijk niveau de behandeling van klachten en meldingen te beheren.

De registratie, opvolging en afhandeling zal gebeuren via Topdesk. Er is voldoende aandacht voor de minder digitale burgers en klantvriendelijkheid.

Aan de raad voor maatschappelijk welzijn wordt gevraagd om het reglement m.b.t. de behandeling van klachten en meldingen goed te keuren.

Overwegende dat het Bestuursdecreet (07-12-2018) omschrijft op welke manier een lokaal bestuur de toegang tot bestuursdocumenten moet regelen (art. II 26 t.e.m. art. II 46) en hoe het beheren, bewaren en vernietigen van bestuursdocumenten moet georganiseerd worden (art. II 79 t.e.m. art. II 89);

Gelet op het decreet lokaal bestuur (22-12-2017), art. 40, §3;

Overwegende dat een archiefreglement  het archief- en informatiebeheer regelt volgens de vigerende wet- en decreetgeving. Het is van toepassing op alle bestuurlijke documenten die de stad Lokeren maakt en ontvangt bij de uitoefening van haar opdrachten en bijgevolg bewaart en beheert. Het reglement geldt ook voor alle documenten van andere organisaties en personen die op de een of andere manier aan de zorg van de stad Lokeren zijn toevertrouwd, ongeacht de dragers of verschijningsvormen;

Overwegende dat het bestaande archiefreglement dateert uit 2002 en dat het voorstel tot een nieuw archiefreglement voor lokale besturen in het Waasland dient als vervanging van het bestaande archiefreglement;

Overwegende dat dit voorstel tot archiefreglement tot stand kwam binnen het Waas Archievenoverleg, waarin de archieven van Lokeren, Sint-Niklaas, Beveren, Temse, Sint-Gillis-Waas en Kruibeke worden vertegenwoordigd en in samenspraak met het Rijksarchief Gent en de provincie Oost-Vlaanderen;

Overwegende dat het geactualiseerd archiefreglement conform de huidige wet- en regelgeving is opgemaakt en aan burgers en archiefmedewerkers een duidelijk kader biedt voor de omgang met bestuursdocumenten;

Dit voorstel tot een nieuw archiefreglement voor lokale besturen in het Waasland dient als vervanging van het bestaande archiefreglement dat dateert uit 2002. 

Een archiefreglement regelt het archief- en informatiebeheer volgens de vigerende wet- en decreetgeving. Het is van toepassing op alle bestuurlijke documenten die de stad Lokeren maakt en ontvangt bij de uitoefening van haar opdrachten en bijgevolg bewaart en beheert. Het reglement geldt ook voor alle documenten van andere organisaties en personen die op de een of andere manier aan de zorg van de stad Lokeren zijn toevertrouwd, ongeacht de dragers of verschijningsvormen.

Dit voorstel tot archiefreglement kwam tot stand binnen het Waas Archievenoverleg, waarin de archieven van Lokeren, Sint-Niklaas, Beveren, Temse, Sint-Gillis-Waas en Kruibeke worden vertegenwoordigd en in samenspraak met het Rijksarchief Gent en de provincie Oost-Vlaanderen. 

Het geactualiseerd archiefreglement is conform de huidige wet- en regelgeving en biedt aan burgers en archiefmedewerkers een duidelijk kader voor de omgang met bestuursdocumenten.

Aan de raad voor maatschappelijk welzijn wordt gevraagd dit geactualiseerd archiefreglement goed te keuren. 

Gelet op artikels 176 tot en met 178 van het Decreet over het lokaal bestuur (DLB) betreffende de taken van de financieel directeur;

Gelet op artikels 4 tot en met 9 van het besluit van raad voor maatschappelijk welzijn van 2 juli 2009 betreffende het delegatiebesluit van de OCMW-secretaris inzake kasverrichtingen;

Overwegende dat het diensthoofd van de centrale wasserij de diefstal in de ochtend van 21 september 2021 heeft vastgesteld; dat conform de bepaling van het vigerende kasreglement de nodige stappen werden genomen om de vereiste vaststellingen te laten doen door politiezone Lokeren en de financieel directeur van Stad & OCMW Lokeren; dat dit door politiezone Lokeren resulteerde in een PV nr. DE.17.L6.005059/2021 dat werd opgesteld op 21 september 2021; dat dit door de financieel directeur van Stad & OCMW Lokeren, in overeenstemming met de algemeen directeur van Stad & OCMW Lokeren, resulteerde in een PV dat werd opgesteld op 26 oktober 2021;

Overwegende dat in het PV, dat door de financieel directeur van Stad & OCMW Lokeren werd opgesteld, een thesaurietekort van totaal 949,30 EUR kon vastgesteld worden bestaande uit:

• een vervreemding van 422,20 EUR van de ontvangen gelden voor de periode 6 september tot en met 10 september 2021
• een vervreemding van 323,10 EUR van de ontvangen gelden voor de periode 13 september tot en met 17 september 2021;
• een vervreemding van 54,00 EUR aan wisselgeld;
• een vervreemding van 150,00 EUR aan afgehaalde provisie ten voordele van kleine aankopen en activiteiten ten voordele van de personeelsleden van de centrale wasserij.

Overwegende dat in het PV, dat door de financieel directeur van Stad & OCMW Lokeren werd opgesteld, kan vastgesteld worden dat het diensthoofd van de centrale wasserij de nodige bewarende maatregelen trof om diefstal van de gelden te vermijden en het negatieve financiële effect van diefstal minimaal te houden;

Overwegende dat de gelden in de kluis niet voor vergoeding door de diefstalverzekering van Stad & OCMW Lokeren in aanmerking komen; dat dit voortvloeit uit het feit dat het verzekeren van kassa's met een beperkte voorraad aan cash gelden een te hoge premie voor de verzekering zou opleveren en niet billijk zou zijn voor de financiële toestand van Stad & OCMW Lokeren;

Overwegende dat naast ontvreemding van de gelden ook een aantal goederen werden ontvreemd en dat er materiële schade aan het gebouw en haar inboedel werd toegebracht; dat deze echter van beperkte aard zijn en bijgevolg niet in aanmerking komen voor terugbetaling of vergoeding door de verzekering;

Overwegende dat het gebouw sinds 29 juni 2018 eigendom is van het Algemeen Ziekenhuis Lokeren;

Gelet op de kennisname van de materie door het vast bureau op 6 december 2021 en de agendering van de materie op de raad voor maatschappelijk welzijn van 20 december 2021;

Aan de raad voor maatschappelijk welzijn wordt gevraagd om het thesaurietekort van 949,30 EUR als thesaurietekort te mogen afboeken.

Op 20 september 2021 werd er een diefstal gepleegd in de centrale wasserij van het OCMW, Zelestraat 90 te 9160 Lokeren. In totaal werd er voor 949,30 EUR aan gelden ontvreemd. De diefstal ging ook gepaard met ontvreemding van een aantal goederen en er werd materiële schade aan het gebouw en haar inboedel toegebracht maar deze zijn van beperkte aard.

Conform de bepalingen van het vigerende kasreglement van OCMW Lokeren werden door het diensthoofd van de centrale wasserij de nodige stappen gezet om de vereiste vaststellingen te laten doen door de politiezone Lokeren en de financieel directeur van Stad & OCMW Lokeren. 

Aan de raad voor maatschappelijk welzijn wordt gevraagd om het thesaurietekort van 949,30 EUR als thesaurietekort te mogen afboeken.