2021_RMW_00060 - Toetreding tot de Tussengemeentelijke Maatschappij voor Services (TMVS) (via kapitaalsinbreng) om gebruik te maken van de verschillende raamcontracten van de CREAT-Aankoopcentrale. Aanstelling vaste en plaatsvervangende vertegenwoordiger voor de algemene en bijzondere vergadering van de TMVS. Goedkeuring.

Overwegende dat het OCMW Lokeren als lokaal bestuur onderhevig is aan de wetgeving overheidsopdrachten; dat we vandaag de dag bij het organiseren van marktconsultaties geconfronteerd worden met steeds complexer wordende technisch-administratieve en juridische vraagstukken en er steeds meer eisen gesteld worden op het vlak van vakspecifieke kennis, die we niet altijd zelf in huis hebben;

Overwegende dat een samenwerking met andere entiteiten hierbij ondersteuning kan bieden en er bovendien zo op het vlak van overheidsopdrachten en/of het aanbieden van facilitaire diensten positieve schaaleffecten en synergiën gegenereerd kunnen worden;

Overwegende dat de TMVS dv (Tussengemeentelijke Maatschappij voor Services) een intergemeentelijke samenwerking onder de vorm van een dienstverlenende vereniging is; dat deze vereniging werd opgericht in 2017 en tot doel heeft om zowel voor eigen rekening als voor rekening van haar deelnemers, die aanbestedende overheden en aanbesteders zijn in de zin van de overheidsopdrachtenwetgeving: 

• aankoopcentrales, gecentraliseerde aankoopactiviteiten, aanvullende aankoopactiviteiten, dynamische aankoopsystemen, raamovereenkomsten en gezamenlijke overheidsopdrachten, een en ander zoals geregeld in de wetgeving overheidsopdrachten, op te zetten en eraan deel te nemen; en 
• elke dienstverlening te organiseren waarbij de beschikbare technische, beheersmatige, administratieve en financiële competenties van de dienstverlenende vereniging inzake klantenmanagement, projectorganisatie, investeringsbeleid, studie en financiering op maatschappelijke wijze kunnen worden ingezet, zowel op gestructureerde wijze, als voor projecten ad hoc, en dit ten dienste van één of meer deelnemers;

Overwegende dat het aanbod van de raamovereenkomsten (zowel unilateraal als multilateraal) waaruit vrijblijvend kan geput worden, nu al zeer divers is en nog steeds verder wordt aangevuld; dat het aanbod zowel standaard-leveringen/diensten/werken, als maatwerk omvat; dat er zo raamcontracten beschikbaar zijn voor kantoormeubilair, koffieautomaten, ICT, bedrijfswagens (lease), signalisatie, sportterreinen in natuurgras (onderhoud), PBM’s en bedrijfskledij, technische onderhoudscontracten, enz…..;

Gelet dan ook op het voorstel om per 01/01/2022 toe te treden tot de TMVS dv om zo beroep te kunnen doen op deze raamcontracten via de CREAT-aankoopcentrale, mocht de noodzaak zich voordoen;

Overwegende dat het OCMW Lokeren dan zelf geen gunningsprocedure meer moet voeren – wat een besparing aan tijd en geld betekent – en dit krachtens artikel 47, § 2 van de wet van 17 juni 2016 dat bepaalt dat een aanbestedende overheid die een beroep doet op een aankoopcentrale vrijgesteld is van de verplichting om zelf een gunningsprocedure te organiseren;

Overwegende dat ook de schaaleffecten (meer exemplaren van hetzelfde) als de volume-effecten (meer omzet bij een externe leverancier of dienstverlener zodat het profiel van belangrijke klant en dito prijsvoordeel kan verworven worden) en het capaciteitsvoordeel (het bundelen van de redactie van bestekken, de evaluatie van de offertes en het permanent zoeken naar extra synergie drukken de kosten) belangrijke voordelen zijn;

Overwegende dat voor de standaardprestaties een onderscheid gemaakt wordt tussen unilaterale (opdracht afgesloten met 1 ondernemer) en multilaterale (opdracht afgesloten met verschillende ondernemers) contracten; dat er voor de unilaterale contracten geen bijkomende kosten zijn; dat voor de multilaterale contracten een minicompetitie moet georganiseerd worden vooraleer een effectieve afroep/bestelling op dit contract kan gebeuren; dat hiervoor een bijkomende administratieve kost gevraagd wordt die procentueel berekend wordt op de kostprijs van de bestelling;

Overwegende dat prestaties op maat bijkomend verrekend worden conform de voorziene profielen (adviseur, adviseur-expert, senior-adviseur, management, externe specialisten); dat voor de algemene kosten supplementair een toeslag gerekend wordt van 16,5% op de ingezette interne knowhow;

Overwegende dat de facturatie rechtstreeks gebeurt aan de deelnemende entiteit; dat in principe na elke bestelling een voorstelfactuur opgemaakt wordt; dat indien binnen de 10 kalenderdagen geen reactie ontvangen wordt op de voorstelfactuur, verondersteld wordt dat deze correct is; dat de voorstelfactuur dan vervolgens wordt omgezet naar een definitieve factuur die per mail bezorgd wordt; dat de facturen een betaaltermijn van 60 dagen hebben en betaalbaar zijn van rechtswege en zonder ingebrekestelling uiterlijk op de vervaldag vermeld op de factuur;

Overwegende dat er een minimale afname op jaarbasis wordt vastgelegd van € 2.500; dat er, indien deze minimale afname niet gehaald wordt, een factuur zal opgemaakt worden van € 250;

Overwegende dat er tevens een volumekorting voorzien wordt, die oploopt bij toename van de afgenomen hoeveelheid volgens verschillende schijven; dat deze volumekorting zich situeert tussen minimum 0% en maximum 1%;

Overwegende dat er geen afnameverplichting is;

Overwegende dat de dienstverlening van de TMVS dv echter alleen kan aangeboden worden aan deelnemers van de TMVS dv; dat het om deze reden noodzakelijk is toe te treden tot de TMVS dv; dat deze toetreding zich concretiseert onder de vorm van een kapitaalsinbreng, waartegenover aandelen staan; dat een OCMW als een ‘klant zonder inwoners’ wordt beschouwd; dat het aantal aandelen dat een OCMW dient aan te kopen om deelnemer te kunnen worden, vastgelegd is op 5 aandelen, waarvan ¼ moet volstort worden; dat de nominale waarde van 1 aandeel € 1.000 is; dat dit een éénmalige kost is, en geen jaarlijks terugkerende kost;

Overwegende dat dit voor het OCMW Lokeren concreet 5 x € 1.000 = € 5.000 betekent, waarvan ¼ moet volstort worden (= € 1.250);

Overwegende dat deze financiële kost voorzien is in het meerjarenplan 2020-2025 van het OCMW in de investeringsbudgetten van 2022 onder het investeringsproject ‘FINANCIEN’, subproject 2021/023 ‘Aankoop aandelen CREAT’ op de algemene rekening 28410000 en beleidsitem 005000;

Overwegende dat het daarnaast ook noodzakelijk is dat er een vaste en een plaatsvervangende vertegenwoordiger voor de algemene en de bijzondere vergadering van de TMVS dv aangesteld wordt;

Overwegende dat het vast bureau zal worden belast met de verdere uitvoering van deze beslissing;

Gelet op het verzoek aan de leden van de raad voor maatschappelijk welzijn om de toetreding tot de TMVS dv (via kapitaalsinbreng) per 01/01/2022 goed te keuren zodat gebruik kan gemaakt worden van de verschillende raamcontracten aangeboden door de CREAT-Aankoopcentrale, en dit volgens de modaliteiten vastgelegd in de statuten van de TMVS dv en volgens het toetredingsdossier dat als bijlage aan het voorliggend gemeenteraadsbesluit wordt toegevoegd;

Gelet ook op het verzoek om een vaste en een plaatsvervangende vertegenwoordiger voor de algemene en de bijzondere vergadering van de TMVS dv voor te dragen;

Gelet op artikel 77 en 78 van het Decreet Lokaal Bestuur;

Het OCMW Lokeren is als lokaal bestuur onderhevig aan de wetgeving overheidsopdrachten. Vandaag de dag worden we bij het organiseren van marktconsultaties geconfronteerd met steeds complexer wordende technisch-administratieve en juridische vraagstukken en worden er steeds meer eisen gesteld op het vlak van vakspecifieke kennis, die we niet altijd zelf in huis hebben.

Een samenwerking met andere entiteiten kan hierbij ondersteuning bieden en bovendien kunnen er zo op het vlak van overheidsopdrachten en/of het aanbieden van facilitaire diensten positieve schaaleffecten en synergiën gegenereerd worden.

De TMVS dv (dienstverlenende vereniging) is een intergemeentelijke samenwerking onder de vorm van een dienstverlenende vereniging. Deze vereniging werd opgericht in 2017 en heeft tot doel om zowel voor eigen rekening als voor rekening van haar deelnemers, die aanbestedende overheden en aanbesteders zijn in de zin van de overheidsopdrachtenwetgeving:

• aankoopcentrales, gecentraliseerde aankoopactiviteiten, aanvullende aankoopactiviteiten, dynamische aankoopsystemen, raamovereenkomsten en gezamenlijke overheidsopdrachten, een en ander zoals geregeld in de wetgeving overheidsopdrachten, op te zetten en eraan deel te nemen; en 
• elke dienstverlening te organiseren waarbij de beschikbare technische, beheersmatige, administratieve en financiële competenties van de dienstverlenende vereniging inzake klantenmanagement, projectorganisatie, investeringsbeleid, studie en financiering op maatschappelijke wijze kunnen worden ingezet, zowel op gestructureerde wijze, als voor projecten ad hoc, en dit ten dienste van één of meer deelnemers.

Het aanbod van de raamovereenkomsten (zowel unilateraal als multilateraal) waaruit vrijblijvend kan geput worden is nu al zeer divers, en wordt nog steeds verder aangevuld. Het aanbod omvat zowel standaard-leveringen/diensten/werken, als maatwerk. Zo zijn er raamcontracten beschikbaar voor kantoormeubilair, koffieautomaten, ICT, bedrijfswagens (lease), signalisatie, sportterreinen in natuurgras (onderhoud), PBM’s en bedrijfskledij, technische onderhoudscontracten, enz…..

Er wordt dan ook voorgesteld om per 01/01/2022 toe te treden tot de TMVS dv om zo beroep te kunnen doen op deze raamcontracten via de CREAT-aankoopcentrale, mocht de noodzaak zich voordoen. 

Deze toetreding concretiseert zich onder de vorm van een kapitaalsinbreng, waartegenover aandelen staan. Een OCMW wordt als een ‘klant zonder inwoners’ beschouwd. Het aantal aandelen dat een OCMW dient aan te kopen om deelnemer te kunnen worden is vastgelegd op 5 aandelen, waarvan ¼ moet volstort worden. De nominale waarde van 1 aandeel is € 1.000. Dit is een éénmalige kost, en geen jaarlijks terugkerende kost. Voor het OCMW Lokeren betekent dit concreet 5 x € 1.000 = € 5.000, waarvan ¼ moet volstort worden (= € 1.250).

Deze financiële kost is voorzien in het meerjarenplan 2020-2025 van het OCMW in de investeringsbudgetten van 2022 onder het investeringsproject ‘FINANCIEN’, subproject 2021/023 ‘Aankoop aandelen CREAT’ op de algemene rekening 28410000 en beleidsitem 005000.

Daarnaast is het ook noodzakelijk dat er een vaste en een plaatsvervangende vertegenwoordiger voor de algemene en de bijzondere vergadering van de TMVS dv aangesteld wordt.

Het vast bureau zal worden belast met de verdere uitvoering van deze beslissing. 

Aan de leden van de raad voor maatschappelijk welzijn wordt nu gevraagd om de toetreding tot de TMVS dv (via kapitaalsinbreng) per 01/01/2022 goed te keuren zodat gebruik kan gemaakt worden van de verschillende raamcontracten aangeboden door de CREAT-Aankoopcentrale, en dit volgens de modaliteiten vastgelegd in de statuten van de TMVS dv en volgens het toetredingsdossier dat als bijlage aan het voorliggend gemeenteraadsbesluit wordt toegevoegd.