2021_GR_00114 - ICT. Toetreding tot aankoopcentrale C-Smart. Goedkeuring om beroep te doen op dienstverlenende vereniging CIPAL als opdrachtencentrale voor afname van de raamovereenkomst "Aankoop van licenties, gebruiksrechten, onderhouds- en ondersteuningsprogramma's m.b.t. standaardsoftware" (Bestek nr. CSMRSOFT19)

Gelet op:

• artikel 41, tweede lid, 10° van het Decreet Lokaal Bestuur;
• de wetgeving op de overheidsopdrachten, inzonderheid op de artikelen 2, 6°, 43, § 1, tweede lid en 47 van de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten;
• het feit dat de stad Lokeren zeer regelmatig standaardsoftware dient aan te kopen (o.a toepassingen voor systeembeheer en officetoepassingen, die geleverd worden door de volgende leveranciers : Microsoft, Citrix, Adobe, Autodesk, Thycotic, Avepoint, Netwrix, Secubear, …);
• de principiële beslissing van de raad van bestuur van Cipal dv van 25/7/2019 tot gunning via een openbare procedure (op Europees niveau) van de overheidsopdracht waarvan het voorwerp bestaat uit “Aankoop van licenties, gebruiksrechten, onderhouds- en ondersteuningsprogramma’s m.b.t. standaardsoftware”;
• de in uitvoering van deze beslissing door de raad van bestuur van Cipal dv goedgekeurde opdrachtdocumenten, inzonderheid:

- het bijzonder bestek waar het stelt (punt 4.5): “Cipal dv zal in de zin van artikel 2, 6° van de Wet van 17 juni 2016 betreffende de overheidsopdrachten, in het kader van onderhavige opdracht kunnen optreden als aankoopcentrale (onder de vorm van een opdrachtencentrale) voor alle deelnemers in de dienstverlenende vereniging Cipal. 

        Deze besturen zullen zich, net als hun verenigingen en verzelfstandigde entiteiten, op de aankoopcentrale kunnen beroepen om ICT-software in het kader van de te sluiten                 raamovereenkomst die het voorwerp uitmaakt van deze opdracht, af te nemen, zonder dat zij verplicht zijn af te nemen via deze raamovereenkomst.
        (…)
        Cipal dv zal in het kader van onderhavige opdracht tevens kunnen optreden als opdrachtencentrale voor (zonder dat deze entiteiten verplicht zijn af te nemen via deze         raamovereenkomst) :

                * Alle andere Vlaamse gemeente- en OCMW-besturen, hun verenigingen en verzelfstandigde entiteiten;

- het bijzonder bestek waar het stelt (punt 4.6): “Cipal dv oefent de overkoepelende leiding van en het overkoepelend toezicht op de uitvoering van de raamovereenkomst uit, terwijl de afnemer de leiding van en het toezicht op de levering van de door de afnemer geplaatste bestelling uitoefent.”

- Het bijzonder bestek waar het stelt (punt 4.3): “Gezien de raamovereenkomst niet exclusief is, behoudt de opdrachtgever – net als elke andere afnemer – steeds de vrijheid om een bepaalde aankoop niet via het raamcontract maar volgens de gewone procedures, die de wet op de overheidsopdrachten toelaat, te voeren. In voorkomend geval wordt dit niet als een wijziging van de opdracht beschouwd”;

• de beslissing van de raad van bestuur van Cipal dv van 25/7/2019 waarbij voornoemde opdracht wordt gegund aan Comparex Belgium bvba (Software One), met maatschappelijke zetel te Buro & Design Center, Esplanade 1, Suite 315, Box 3, 1020 Brussel. De looptijd van de opdracht bedraagt 4 jaar te rekenen vanaf de datum van gunning door de raad van bestuur van Cipal dv van 25/07/2019;
• het voorstel van het sectorhoofd ICT, dhr. Philippe Buyle, om toe te treden tot de aankoopcentrale C-Smart en vrijblijvend een beroep te doen op de opdrachtencentrale van Cipal dv voor de aankoop van licenties, gebruiksrechten, onderhouds- en ondersteuningsprogramma’s m.b.t. standaardsoftware aangeboden via de raamovereenkomst “Aankoop van licenties, gebruiksrechten, onderhouds- en ondersteuningsprogramma’s m.b.t. standaardsoftware” (Bestek CSMRTSOFT19);

Overwegende hetgeen volgt:

• De voornoemde opdracht van Cipal dv “Aankoop van licenties, gebruiksrechten, onderhouds- en ondersteuningsprogramma’s m.b.t. standaardsoftware” (Bestek CSMRTSOFT19) is een raamovereenkomst met één leverancier en Cipal dv treedt hierbij op als opdrachtencentrale in de zin van artikelen 2,6° en 47 van de wet van 17 juni 2016;
• De stad Lokeren kan van de mogelijkheid tot afname van de raamovereenkomst via de opdrachtencentrale gebruik maken waardoor zij krachtens artikel 47, § 2 van de wet van 17 juni 2016 is vrijgesteld van de verplichting om zelf een gunningsprocedure te organiseren;
• Het is aangewezen dat de stad Lokeren gebruik maakt van de opdrachtencentrale om volgende redenen: 
1. de in de opdrachtencentrale voorziene licenties, gebruiksrechten, onderhouds- en ondersteuningsprogramma’s m.b.t. standaardsoftware voldoen aan de behoefte van het bestuur; 
2. het bestuur moet zelf geen gunningsprocedure voeren wat een besparing aan tijd en geld betekent;
3. Cipal dv beschikt over knowhow en technische expertise inzake de aankoop van licenties, gebruiksrechten, onderhouds- en ondersteuningsprogramma’s m.b.t. standaardsoftware door aanbestedende overheden;
• De stad Lokeren is niet verplicht tot enige afname van de raamovereenkomst (geen afnameverplichting); 
• De nodige budgetten zijn beschikbaar;

De stad Lokeren dient zeer regelmatig standaardsoftware (o.a toepassingen voor systeembeheer en officetoepassingen die geleverd worden door volgende leveranciers : Microsoft, Citrix, Adobe, Autodesk, Thycotic, Avepoint, Netwrix, Secubear, …) aan te kopen.

Het afdelingshoofd ICT stelt voor om toe te treden tot de aankoopcentrale C-Smart en zo vrijblijvend een beroep te doen op de opdrachtencentrale van Cipal dv voor de aankoop van bovenvermelde standaardsoftware aangeboden via de raamovereenkomst “Aankoop van licenties, gebruiksrechten, onderhouds- en ondersteuningsprogramma’s m.b.t. standaardsoftware”.

Het is aangewezen dat de stad Lokeren gebruik maakt van de opdrachtencentrale om volgende redenen: 

1. de in de opdrachtencentrale voorziene standaardsoftware voldoet aan de behoefte van het bestuur; 
2. het bestuur moet zelf geen gunningsprocedure voeren wat een besparing aan tijd en geld betekent;
3. Cipal dv beschikt over knowhow en technische expertise inzake de aankoop van standaardsoftware door aanbestedende overheden;
4. De stad Lokeren is niet verplicht tot enige afname van de raamovereenkomst (geen afnameverplichting).

De stad Lokeren kan van de mogelijkheid gebruik maken tot afname van de raamovereenkomst via de opdrachtencentrale waardoor zij krachtens artikel 47, § 2 van de wet van 17 juni 2016 is vrijgesteld van de verplichting om zelf een gunningsprocedure te organiseren.

Deze raamovereenkomst werd gegund door Cipal dv via een openbare procedure (op Europees niveau). Cipal dv treedt hierbij op als opdrachtencentrale voor o.a. alle Vlaamse gemeente- en OCMW-besturen.

De raad van bestuur van Cipal dv besliste op 25/7/2019 om voornoemde opdracht te gunnen aan Comparex Belgium bvba (Software One). De looptijd van de opdracht bedraagt 4 jaar te rekenen vanaf de datum van gunning door de raad van bestuur van Cipal dv van 25/07/2019.

Het college van burgemeester en schepenen wordt verder belast met de uitvoering. De effectieve bestellingen gebeuren op afroep naargelang de noodwendigheid onder de vorm van een bestelbon (< € 30.000 excl. btw) of een formele SC-beslissing (> € 30.000 excl. btw).

De uitgave wordt steeds voorzien afhankelijk van het project in het meerjarenplan 2020-2025 op investeringsbudgetten of exploitatieuitgaven op het desbetreffende beleidsitem, algemene rekening en eventuele actiecode.

Aan de leden van de gemeenteraad wordt dan ook gevraagd om de toetreding tot de aankoopcentrale C-Smart goed te keuren zodat een beroep kan gedaan worden op de dienstverlenende vereniging Cipal als opdrachtencentrale voor afname van de raamovereenkomst “Aankoop van licenties, gebruiksrechten, onderhouds- en ondersteuningsprogramma’s m.b.t. standaardsoftware” (bestek nr. CSMRSOFT19).