Notulen  Raad voor Maatschappelijk Welzijn

De notulen en het zittingsverslag van de vergadering van de raad voor maatschappelijk welzijn van 29 maart 2021 werden opgemaakt conform de artikelen 32 en 278 van het Decreet Lokaal Bestuur. Aan de raad voor maatschappelijk welzijn wordt gevraagd de notulen en het zittingsverslag goed te keuren. 

Gelet op de notulen en het zittingsverslag van de raad voor maatschappelijk welzijn van 29 maart 2021;

Gelet op de vigerende wetgeving;

Er worden een aantal wijzigingen voorgesteld aan de personeelsformatie financiële dienst, zoals laatst vastgesteld bij raadsbesluit van 24 juni 2019: 

- Team beleid en beheer:
Voorstel om de statutaire functie van administratief hoofdmedewerker (C4-C5) om te zetten naar een contractuele functie van bestuursmedewerker (B1-B3), en de functie van administratief hoofdmedewerker te voorzien in een overgangsregeling tot de uitdiensttreding van de titularis of tot het vrijkomen van voornoemde functie.

- Voorstel aanpassingen organisatiestructuur:

- De medewerkers van de gezamenlijke administratieve ploeg toewijzen aan het respectievelijke team (cfr. werking in de praktijk)
 - De naam van het team ontvangsten en debiteurenbeheer wijzigen naar team vorderingen en uitgaven. - Het team beleid en beheer opnemen als een stafdienst, onder de rechtstreekse aansturing van de financieel directeur.

De aanpassingen aan de personeelsformatie financiële dienst wat betreft het stadspersoneel (team aankopen en team boekhouden) worden in zitting van heden voorgelegd aan de gemeenteraad.

Voormelde wijzigingen werden voorgelegd aan het managementteam van 11 februari 2021, en aan het syndicaal overlegcomité van 9 maart 2021.

Gelet op zijn beslissing van 24 juni 2019 waarbij de statutaire en contractuele personeelsformatie van de financiële dienst wordt aangepast en vastgesteld; 

Overwegende dat de financiële dienst, naast de financieel directeur, momenteel bestaat uit 4 teams; dat deze 4 teams worden ondersteund door een gezamenlijke administratieve ploeg;
dat deze administratief medewerkers in de praktijk concreet zijn toegewezen aan één van de teams en wordt voorgesteld om dit te concretiseren in de organisatiestructuur;

Overwegende dat binnen het team aankopen een kwalitatief tekort wordt vastgesteld, en dit in functie van een inhoudelijk adequate ondersteuning van de bestuursdeskundige (B4-B5) voor het vakinhoudelijke aspect van de gunningsopdrachten, en dit voor stad & OCMW, politiezone en EVA vzw Gezinswelzijn, alsook de opvolging van de wetgeving en reglementering ter zake (incl. controles); dat er tevens nood is aan een volwaardige doublure voor voormelde taken; dat bovendien de materie m.b.t. de verzekeringen ook verschoven is van het team ontvangsten en debiteurenbeheer naar het team aankopen; dat bijgevolg wordt voorgesteld om in de stadsformatie 1 fte statutair administratief medewerker C1-C3 (pensioen binnen team ontvangsten en debiteuren) om te zetten naar 1 fte contractueel bestuursmedewerker B1-B3 (team aankopen) om dit kwalitatief tekort op te vangen; 

Overwegende dat rekening houdend met deze kwalitatieve en kwantitatieve versterking binnen het team aankopen wordt voorgesteld om 0,5 fte administratief medewerker (C1-C3) (stadsformatie) te verschuiven naar het team boekhouding waar een kwantitatieve versterking noodzakelijk is; dat wordt voorgesteld om de organisatiestructuur van de financiële dienst in die zin aan te passen;
dat daarnaast wordt voorgesteld om binnen het team boekhouding - naar analogie met de andere teamverantwoordelijken binnen de dienst - de functiebenaming van hoofdboekhouder (B4-B5) te wijzigen naar bestuursdeskundige-hoofdboekhouder (B4-B5), en bijgevolg de statutaire personeelsformatie stad in die zin aan te passen;

Overwegende dat wordt voorgesteld om in de organisatiestructuur de naam van het team ontvangsten en debiteurenbeheer te wijzigen naar het team vorderingen en uitgaven;

Overwegende dat binnen het team beleid en beheer de hoofdboekhouder (B4-B5) (tevens teamverantwoordelijke) zich vooral richt op OCMW-materie, de bestuursmedewerker (B1-B3) op de stadsmaterie; dat de rol van de administratief hoofdmedewerker (C4-C5) zich vooral situeert binnen het luik van de subsidiedossiers: opvolging en praktische uitvoering ervan; dat hij ook een communicatierol opneemt met de afdeling welzijn;
dat de administratief hoofdmedewerker (OCMW-formatie) in oktober 2021 met pensioen gaat:
dat wordt voorgesteld om in de personeelsformatie OCMW de functie van administratief hoofdmedewerker (C4-C5) om te zetten naar een contractuele functie van bestuursmedewerker (B1-B3), en de functie van administratief hoofdmedewerker te voorzien in een overgangsregeling tot de uitdiensttreding van de titularis of tot het vrijkomen van voornoemde functie;

Overwegende dat tevens wordt voorgesteld om in de organisatiestructuur van de financiële dienst het team beleid en beheer op te nemen als een stafdienst, onder de rechtstreekse aansturing van de financieel directeur;

Overwegende dat de aanpassingen aan de personeelsformatie financiële dienst wat betreft het stadspersoneel in zitting van heden worden voorgelegd aan de gemeenteraad;

Gelet op het overleg in het managementteam van 11 februari 2021 en het advies verstrekt in deze vergadering; 

Gelet op het voorgestelde organogram; 

Gelet op de budgettaire nota;

Gelet op de notulen van het syndicaal overlegcomité van 9 maart 2021; 

Gelet op het decreet lokaal bestuur; 

Gelet op het besluit van de Vlaamse Regering van 12.11.2010 houdende onder meer de vaststelling van de minimale voorwaarden voor de personeelsformatie en de rechtspositieregeling van bepaalde personeelsgroepen van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn, in uitvoering van de artikelen 115, §1 en §2, en artikel 104 van het OCMW-decreet;

Op de RMW van 27 april 2020 werd het kader voor organisatiebeheersing goedgekeurd. Op de RMW van 29 juni 2020 werd voor de eerste maal gerapporteerd aan de RMW. De organisatie en het MAT maken verder werk van de organisatiebeheersing. Naast de samenwerking met Audio en Audit Vlaanderen en een doorgedreven rapporteringssyteem binnen de werking van het MAT is het aangewezen om ook de piste van zelfevaluatie verder uit te werken. Als houvast voor deze zelfevaluatie zal gebruik gemaakt worden van de Leidraad Organisatiebeheersing van Audit Vlaanderen. 

Door deze leidraad te gaan gebruiken voor zelfevaluatie, worden volgende 10 thema's onder handen genomen:

- Doelstellingen en procesmanagement

- Belanghebbenden management

- Monitoring

- Financieel management

- Organisatiestructuur

- Personeelsbeleid

- Organisatiecultuur

- Informatie en communicatie

- Facilitaire middelen, opdrachten en contracten

- Informatie- en communicatietechnologie

De leidraad behandelt vooral de managementprocessen en de ondersteunende processen. Een organisatie waarvan de managementprocessen en de ondersteunende processen goed functioneren, voldoet immers aan de basisvoorwaarden voor een vlotte werking van de kernprocessen. 

Aanvullend op de wijziging binnen thema 5 (starten met zelfevaluatie met als basis de Leidraad Organisatiebeheersing van Audit Vlaanderen) worden ook volgende thema's gewijzigd: 12 (Visum en financieel advies), 14 (kredietbewaking en kredietaanpassing) en 15 (beheersrapporten). Deze aanpassingen betreffen een optimalisatie van de financiële processen (zie bijgevoegd gewijzigd kader).

Gelet op de goedkeuring op de RMW van 27 april 2020 van het kader voor organisatiebeheersing.

Gelet dat op de RMW van 29 juni 2020 voor de eerste maal gerapporteerd werd over de stand van zaken van de organisatiebeheersing. 

Overwegende dat de organisatie en het MAT verder werk maken van de organisatiebeheersing; dat naast de samenwerking met Audio en Audit Vlaanderen en een doorgedreven rapporteringssyteem binnen de werking van het MAT is het aangewezen om ook de piste van zelfevaluatie verder uit te werken; dat als houvast voor deze zelfevaluatie gebruik zal gemaakt worden van de Leidraad Organisatiebeheersing van Audit Vlaanderen. 

Overwegende dat door deze leidraad voor zelfevaluatie te gebruiken, volgende 10 thema's onder handen genomen worden:

- Doelstellingen en procesmanagement

- Belanghebbenden management

- Monitoring

- Financieel management

- Organisatiestructuur

- Personeelsbeleid

- Organisatiecultuur

- Informatie en communicatie

- Facilitaire middelen, opdrachten en contracten

- Informatie- en communicatietechnologie

De leidraad behandelt vooral de managementprocessen en de ondersteunende processen. Een organisatie waarvan de managementprocessen en de ondersteunende processen goed functioneren, voldoet immers aan de basisvoorwaarden voor een vlotte werking van de kernprocessen. 

Overwegende dat aanvullend op de wijziging binnen thema 5 (starten met zelfevaluatie met als basis de Leidraad Organisatiebeheersing van Audit Vlaanderen)  ook volgende thema's gewijzigd worden: 12 (Visum en financieel advies), 14 (kredietbewaking en kredietaanpassing) en 15 (beheersrapporten). 

Overwegende dat deze aanpassingen een optimalisatie van de financiële processen (zie bijgevoegd gewijzigd kader) betreffen.

Op de laatste algemene vergadering van de AV AZ Lokeren (d.d. 16/12/2020) werd goedkeuring gegeven aan de statutenwijziging en  deze wijziging wordt nu aan de deelgenoten voorgelegd.

Het is de bedoeling om op de eerstvolgende algemene vergadering de goedkeuring door de deelgenoten te akteren, waarna het kan overgemaakt worden aan ABB voor finale goedkeuring.

De reden van deze statutenwijziging is de vaststelling dat er geen statutair benoemde algemeen directeur meer is binnen de AV AZ Lokeren gelet op het pensioen van betrokkene. Aangezien de statutair benoemde algemeen directeur in de statuten was benoemd als zijnde de secretaris van de vereniging, ontstond er een probleem. In die zin werd overeengekomen dat de bestuursorganen een secretaris kunnen aanduiden  en er werd eveneens overeengekomen dat een afgevaardigde van de vzw Verenigde ziekenhuizen van Waas en Durme steeds de vergaderingen bijwoont  om de AV AZ Lokeren te voorzien van voldoende informatie tijdens de vergaderingen. 

Tenslotte werden de statuten aangepast conform het Decreet Lokaal bestuur.

Overwegende dat op de laatste algemene vergadering van  AZ Lokeren (d.d. 16/12/2020) goedkeuring werd gegeven aan de statutenwijziging;

Overwegende dat deze wijziging moet voorgelegd worden aan de deelgenoten;

Overwegende dat het de bedoeling is om op de eerstvolgende algemene vergadering de goedkeuring door de deelgenoten te akteren, waarna het kan overgemaakt worden aan ABB voor finale goedkeuring;

Overwegende dat de reden van deze statutenwijziging is, dat er werd vastgesteld dat er geen statutair benoemde algemeen directeur meer is binnen de AV AZ Lokeren gelet op het pensioen van betrokkene;

Overwegende dat de statutair benoemde algemeen directeur in de statuten was benoemd als zijnde de secretaris van de vereniging en dat daardoor een probleem ontstond;

Overwegende dat er werd overeengekomen dat de bestuursorganen een secretaris kunnen aanduiden en er werd eveneens overeengekomen dat een afgevaardigde van de vzw Verenigde ziekenhuizen van Waas en Durme steeds de vergaderingen bijwoont om de AV AZ Lokeren te voorzien van voldoende informatie tijdens de vergaderingen;

Overwegende dat er nog aanpassingen gebeuren aan de statuten conform het Decreet Lokaal bestuur;