2021_RMW_00020 - Personeelsformatie financiële dienst. Aanpassing. Goedkeuring.

Er worden een aantal wijzigingen voorgesteld aan de personeelsformatie financiële dienst, zoals laatst vastgesteld bij raadsbesluit van 24 juni 2019: 

- Team beleid en beheer:
Voorstel om de statutaire functie van administratief hoofdmedewerker (C4-C5) om te zetten naar een contractuele functie van bestuursmedewerker (B1-B3), en de functie van administratief hoofdmedewerker te voorzien in een overgangsregeling tot de uitdiensttreding van de titularis of tot het vrijkomen van voornoemde functie.

- Voorstel aanpassingen organisatiestructuur:

- De medewerkers van de gezamenlijke administratieve ploeg toewijzen aan het respectievelijke team (cfr. werking in de praktijk)
 - De naam van het team ontvangsten en debiteurenbeheer wijzigen naar team vorderingen en uitgaven. - Het team beleid en beheer opnemen als een stafdienst, onder de rechtstreekse aansturing van de financieel directeur.

De aanpassingen aan de personeelsformatie financiële dienst wat betreft het stadspersoneel (team aankopen en team boekhouden) worden in zitting van heden voorgelegd aan de gemeenteraad.

Voormelde wijzigingen werden voorgelegd aan het managementteam van 11 februari 2021, en aan het syndicaal overlegcomité van 9 maart 2021.

Gelet op zijn beslissing van 24 juni 2019 waarbij de statutaire en contractuele personeelsformatie van de financiële dienst wordt aangepast en vastgesteld; 

Overwegende dat de financiële dienst, naast de financieel directeur, momenteel bestaat uit 4 teams; dat deze 4 teams worden ondersteund door een gezamenlijke administratieve ploeg;
dat deze administratief medewerkers in de praktijk concreet zijn toegewezen aan één van de teams en wordt voorgesteld om dit te concretiseren in de organisatiestructuur;

Overwegende dat binnen het team aankopen een kwalitatief tekort wordt vastgesteld, en dit in functie van een inhoudelijk adequate ondersteuning van de bestuursdeskundige (B4-B5) voor het vakinhoudelijke aspect van de gunningsopdrachten, en dit voor stad & OCMW, politiezone en EVA vzw Gezinswelzijn, alsook de opvolging van de wetgeving en reglementering ter zake (incl. controles); dat er tevens nood is aan een volwaardige doublure voor voormelde taken; dat bovendien de materie m.b.t. de verzekeringen ook verschoven is van het team ontvangsten en debiteurenbeheer naar het team aankopen; dat bijgevolg wordt voorgesteld om in de stadsformatie 1 fte statutair administratief medewerker C1-C3 (pensioen binnen team ontvangsten en debiteuren) om te zetten naar 1 fte contractueel bestuursmedewerker B1-B3 (team aankopen) om dit kwalitatief tekort op te vangen; 

Overwegende dat rekening houdend met deze kwalitatieve en kwantitatieve versterking binnen het team aankopen wordt voorgesteld om 0,5 fte administratief medewerker (C1-C3) (stadsformatie) te verschuiven naar het team boekhouding waar een kwantitatieve versterking noodzakelijk is; dat wordt voorgesteld om de organisatiestructuur van de financiële dienst in die zin aan te passen;
dat daarnaast wordt voorgesteld om binnen het team boekhouding - naar analogie met de andere teamverantwoordelijken binnen de dienst - de functiebenaming van hoofdboekhouder (B4-B5) te wijzigen naar bestuursdeskundige-hoofdboekhouder (B4-B5), en bijgevolg de statutaire personeelsformatie stad in die zin aan te passen;

Overwegende dat wordt voorgesteld om in de organisatiestructuur de naam van het team ontvangsten en debiteurenbeheer te wijzigen naar het team vorderingen en uitgaven;

Overwegende dat binnen het team beleid en beheer de hoofdboekhouder (B4-B5) (tevens teamverantwoordelijke) zich vooral richt op OCMW-materie, de bestuursmedewerker (B1-B3) op de stadsmaterie; dat de rol van de administratief hoofdmedewerker (C4-C5) zich vooral situeert binnen het luik van de subsidiedossiers: opvolging en praktische uitvoering ervan; dat hij ook een communicatierol opneemt met de afdeling welzijn;
dat de administratief hoofdmedewerker (OCMW-formatie) in oktober 2021 met pensioen gaat:
dat wordt voorgesteld om in de personeelsformatie OCMW de functie van administratief hoofdmedewerker (C4-C5) om te zetten naar een contractuele functie van bestuursmedewerker (B1-B3), en de functie van administratief hoofdmedewerker te voorzien in een overgangsregeling tot de uitdiensttreding van de titularis of tot het vrijkomen van voornoemde functie;

Overwegende dat tevens wordt voorgesteld om in de organisatiestructuur van de financiële dienst het team beleid en beheer op te nemen als een stafdienst, onder de rechtstreekse aansturing van de financieel directeur;

Overwegende dat de aanpassingen aan de personeelsformatie financiële dienst wat betreft het stadspersoneel in zitting van heden worden voorgelegd aan de gemeenteraad;

Gelet op het overleg in het managementteam van 11 februari 2021 en het advies verstrekt in deze vergadering; 

Gelet op het voorgestelde organogram; 

Gelet op de budgettaire nota;

Gelet op de notulen van het syndicaal overlegcomité van 9 maart 2021; 

Gelet op het decreet lokaal bestuur; 

Gelet op het besluit van de Vlaamse Regering van 12.11.2010 houdende onder meer de vaststelling van de minimale voorwaarden voor de personeelsformatie en de rechtspositieregeling van bepaalde personeelsgroepen van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn, in uitvoering van de artikelen 115, §1 en §2, en artikel 104 van het OCMW-decreet;