2021_GR_00027 - Kerkfabriek Sint-Eligius (Zeveneken): ongunstig advies van de gemeenteraad Lochristi over de dienstjaarrekening 2019.

Gelet op de brief d.d. 15 december 2020, ontvangen d.d. 18 december 2020 bezorgt gemeente Lochristi het ongunstig advies van de gemeenteraad over de dienstjaarrekening 2019 van de kerkfabriek Sint-Eligius (Zeveneken), alsook van de eigenlijke rekening 2019;

Gelet op het decreet van 7 mei 2004 betreffende de materiële organisatie en werking van de erkende erediensten, gewijzigd bij de decreten van 20 januari 2006 en 6 juli 2012, inzonderheid op hoofdstuk III Financieel beheer, afdeling 5 Jaarrekening en eindrekening;

Gelet op het besluit van de Vlaamse regering van 13 oktober 2006 houdende het algemeen reglement op de boekhouding van de besturen van de erkende erediensten en van de centrale besturen van de erkende erediensten, gewijzigd bij de besluiten van 5 september 2008 en 14 december 2012;

Gelet op het ministerieel besluit van 27 november 2006 tot vaststelling van de modellen van de boekhouding van de besturen van de eredienst en ter uitvoering van artikel 46 van het besluit van de Vlaamse regering van 13 oktober 2006 houdende het algemeen reglement op de boekhouding van de besturen van de eredienst en van de centrale besturen van de eredienst, gewijzigd bij de besluiten van 5 september 2008 en 12 februari 2013;

Gelet op de omzendbrief BB 2013/01 van 1 maart 2013 betreffende de boekhouding van de besturen van de eredienst;

Gelet op het gewijzigde meerjarenplan 2014 - 2019 en op het budget 2019 van de kerkfabriek Sint-Eligius (Zeveneken);

Gelet op de door de gouverneur goedgekeurde jaarrekening 2018 van de kerkfabriek Sint-Eligius (Zeveneken);

Overwegende dat de kerkfabriek Sint-Eligius (Zeveneken) deels het grondgebied van de gemeente Lochristi en deels het grondgebied van de stad Lokeren beslaat;

Overwegende dat voor de gemeentelijke toelagen volgende verdeelsleutel van toepassing is: 67 % voor de gemeente Lochristi en 33 % voor de stad Lokeren;

Gelet op de voor advies voorgelegde rekening van de kerkfabriek Sint-Eligius (Zeveneken) over het dienstjaar 2019, goedgekeurd door de kerkraad in vergadering van 28 april 2020, met een overschot in exploitatie van 667,61 euro en een overschot in investeringen van 103.429,36 euro;

Overwegende dat de omzendbrief BB 2013/01 voorschrijft welke documenten de toelichting bij de jaarrekening moet bevatten;

Overwegende dat de aan de gemeente bezorgde jaarrekening 2019 van de kerkfabriek Sint-Eligius (Zeveneken) de hierna vermelde vereiste documenten niet bevat:

- de toelichtende tekst bij de jaarrekening

- een bewijsstuk van de kastoestand waaruit blijkt dat de cijfers van de boekhouding overeenstemmen met de saldi van de financiële rekeningen en de kassen van het bestuur van de eredienst

- een overzicht van de interne kredietaanpassingen

- de geactualiseerde investeringsfiches voor de investeringen waarvoor gedurende het financiële boekjaar één of meer verrichtingen werden geregistreerd

- de staat van het vermogen waarin de waarde van de elementen uit de inventaris die gewaardeerd werden, wordt opgenom;

Overwegende dat uit het cijfermatig onderzoek van de rekening 2019 de hierna vermelde gebreken blijken:

- In het document van de jaarrekening 2019, deel exploitatie, blijken een aantal cijfers in de kolom van het budget 2019 niet overeen te stemmen met het eigenlijke budget 2019 (vb. de functie '2102 schoonmaken' waar in het eigenlijke budget 2019 9.500,00 euro werd ingeschreven, terwijl in het document van de jaarrekening 2019, in de kolom waar het identieke budgetcijfer 2019 zou moeten staan, nog maar slechts 7,933,47 euro wordt vermeld), waaruit geconcludeerd kan worden dat er in feite een interne kredietaanpassing is uitgevoerd doch dat deze niet aan het gemeentebestuur werd medegedeeld middels het voorziene document;

- In het document van de jaarrekening 2019, deel exploitatie, blijken een aantal cijfers in de kolom van het budget 2019 niet alleen niet overeen te stemmen met het eigenlijke budget 2019, maar werden (door de vermoedelijk uitgevoerde interne kredietaanpassing) de voorziene bedragen in de kolom 'budget 2019' ook overschreden (vb. de functie '232 onderhoud' waar in het eigenlijke budget 2019 2.000,00 euro werd ingeschreven, terwijl in het document van de jaarrekening 2019 in de kolom waar het identieke budgetcijfer 2019 zou moeten staan, een budget van 3.266,15 euro wordt vermeld en waaruit de kolom van de cijfers van de eigenlijke jaarrekening blijkt dat er effectief 4.295,50 werd uitgegeven waardoor het (oneigenlijke aangepaste) budget 2019 wordt overschreden;

- Voor de hoofdfunctie '23 Privaat patrimonium' werd in het budget 2019 5.750,00 euro voorzien, terwijl uit de rekening 2019 blijkt dat effectief 6.779,35 euro werd uitgegeven. Dergelijke budgetoverschrijding op een hoofdfunctie kan niet gecorrigeerd worden door middel van een interne kredietaanpassing maar moet aan de gemeenteraad voorgelegd worden door middel van een budgetwijziging (hetgeen niet is gebeurd)

- In het document van de jaarrekening 2019, deel investeringen, worden op een groot aantal functies ontvangsten (voor een totaal bedrag van 496.881,11) en uitgaven (voor een totaal bedrag van 439.247,03 euro) geboekt, terwijl zowel in het meerjarenplan 2014-2019, budgetjaar 2019, als in het budget 2019 telkens op alle functies in investeringen 0,00 euro werd voorzien. Dergelijke wijzigingen in het deel investeringen vereisen normaliter een aanpassing van het meerjarenplan én een budgetwijziging (hetgeen niet is gebeurd)

- Er wordt aanbevolen om geen overschot of tekort in investeringen te hebben waardoor het bijgevolg aangewezen is dat de Z-waarde op de overzichtspagina van de jaarrekening (blz. 2) 0,00 euro bedraagt. In de jaarrekening 2019 van de kerkfabriek Sint-Eligius (Zeveneken) nam dit overschot toe tot 103.429,36 euro, terwijl hiervoor geen verklaring wordt gegeven (door middel van een toelichting)

- Uit de geactualiseerde inventaris bij de jaarrekening 2019 blijkt dat de kerkfabriek Sint-Eligius op diverse zicht- en spaarrekeningen en in de vorm van contant geld, als beschikbare gelden een bedrag van 104.096,97 euro bezit en dat er op diverse patrimoniumrekeningen een bedrag van 577.742,84 staat, terwijl deze bedragen niet overeenstemmen met de bezorgde rekeninguittreksels (doordat het document 'Bewijsstuk van de kastoestand' ontbreekt kan dit ook niet nader onderzocht worde;

Overwegende dat de penningmeester van de kerkfabriek Sint-Eligius (Zeveneken) en de verantwoordelijke bedienaar van de eredienst geen verklaring of oplossing konden bieden voor de geschetste gebreken of fouten;

Gelet op het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017;

Overwegende dat ingevolge bovenstaande gebreken door de gemeenteraad Lochristi in de zitting van 30 november 2020 een ongunstig advies wordt uitgebracht over de rekening 2019 van de kerkfabriek Sint-Eligius (Zeveneken). Deze beslissing werd toegestuurd aan de provinciegouverneur, de stad Lokeren, het centraal kerkbestuur, de kerkfabriek Sint-Eligius (Zeveneken) en overhandigd aan de financieel directeur;

Overeenkomstig artikel 55 paragraaf 2 van het  decreet van 7 mei 2004 betreffende de materiële organisatie en werking van de erkende erediensten bezorgt gemeente Lochristi per brief van d.d. 15 december 2020, ontvangen d.d. 18 december 2020 het ongunstig advies van de gemeenteraad Lochristi over de dienstjaarrekening 2019 van de kerkfabriek Sint-Eligius (Zeveneken), alsook van de eigenlijke rekening 2019.