2020_GR_00265 - Verdere integratie van Sharepoint in overeenstemming met een InformatieBeheersPlan (ICT 2020/011 (deel 2020)). Goedkeuring dossier en kostenraming. Vaststellen wijze van gunnen.

Overwegende dat er in 2017 een nieuw Enterprise-agreement afgesloten werd met Microsoft betreffende de licenties aangezien het vorige Enterprise-agreement voor Office-toepassingen ten einde liep; dat op dat moment de strategische keuze gemaakt is om al onze licenties van Microsoft betreffende werkstations en beheer van werkstations in combinatie met Office-toepassingen onder het nieuwe type licenties te gaan onderbrengen; dat we nu spreken over M365-licenties, waar niet alleen Office-toepassingen maar ook werkstation operating system-licenties, antivirus-licenties, beheerslicenties e.d. in vervat zitten;

Overwegende dat we in zee gegaan zijn met Synergics om alle mogelijkheden van de suite optimaal te kunnen gebruiken (besteld onder lot 4 van het raamcontract Brugge (in onderaanneming van Cronos)); dat er op dat moment nog geen inschatting kon gemaakt worden wat het totale traject zou kunnen omvatten; dat binnen de M365-licenties immers continue meer mogelijkheden gelanceerd worden door Microsoft;

Overwegende dat in het eerste traject de strategie verder bepaald werd door middel van workshops met het management en een aantal key-users binnen de organisatie; dat volgend traject bepaald werd : Exchange online, Onedrive, Teams, SharePoint, Intranet, Extranet en Yammer; dat het de doelstelling was om qua data ervoor te zorgen dat bvb. een Word-bestand nog maar op één plaats terug te vinden zou zijn met de mogelijkheid om er optimaal in te kunnen samenwerken, te kunnen delen, over te communiceren enz…, en dit op een veilige verantwoorde manier;

Overwegende dat dit geheel volledig kadert in de beschreven missie/visie naar voor gebracht in de inspiratienota: “Streven naar een wendbare, innovatieve en samenwerkende organisatie waarin klantgerichtheid centraal staat”; dat dit naar ICT vertaald, het volgende betekent : moderne gebruiksvriendelijke toepassingen ter beschikking stellen die performant, beveiligd en stabiel werken en waarin de beschikbare informatie eenduidig en correct wordt aangeboden;

Overwegende dat de eerste implementaties en transformaties ondertussen verwezenlijkt zijn, meer bepaald : Exchange-online, OneDrive, Teams, dit alles gecombineerd met de implementatie van een beveiligde werkomgeving via Intune;

Overwegende dat binnen dit nieuwe systeem de data via de MS-Cloud ter beschikking gesteld worden; dat ruime opslagmogelijkheden in de licentieprijs inbegrepen zitten;

Overwegende dat de volgende stap is om informatiebeheer en communicatie, binnen en buiten onze organisatie, te gaan optimaliseren op dit beveiligde platform, SharePoint-online; dat dit specifieke traject gedurende drie jaar zal lopen en aansluit op de vorige kortere trajecten;

Overwegende dat dit traject het volgende omvat:

• Het opstellen van een Informatie Beheers Kader geënt op het SharePoint-platform in balans met een beperkte fileserver. Een kader dat zal gebruikt worden om binnen de organisatie InformatieBeheersPlannen per afdeling af te spreken;
• De unieke data van de verschillende afdelingen overzichtelijk weergeven op SharePoint-sites;
• Een Intranet bouwen bovenop de SharePoint-sites waar alle noodzakelijke data intern in de kijker worden gezet. Een intern communicatieplatform dat datadelen en samenwerking bevordert;
• Een Intranet (extranet) bouwen bovenop de SharePoint sites waar alle noodzakelijk data extern beschikbaar worden gezet;

Overwegende dat voor dit nieuwe traject terug beroep gedaan zal worden op Synergics omdat die partij onze digitale omgeving heel goed kent en zij reeds lang ervaring heeft met dergelijke trajecten; dat  dit traject bovendien ook aansluit op de lopende technische trajecten waarop verder moet afgestemd worden;

Gelet op de geraamde kost (excl. btw) over drie jaar (budgetten zijn voorzien in subproject 2020/011):

Gelet op de globale uitgave voor de opdracht “Verdere integratie van Sharepoint in overeenstemming met een InformatieBeheersPlan” geraamd op € 234.250,00 + 21% btw = € 283.442,50;

Gelet op de principiële beslissing van de Vlaamse Regering van 14 december 2012 tot gunning via een onderhandelingsprocedure met bekendmaking van de overheidsopdracht waarvan het voorwerp bestaat uit “Exploitatiegebonden ICT-diensten” (zie document VR PV 2012/44-punt 0095);

Gelet op de in uitvoering van voormelde principiële beslissing door de ICT-manager goedgekeurde opdrachtdocumenten, inzonderheid: 

• de selectieleidraad waar gesteld wordt in punt 2.1: “De Vlaamse Gemeenschap treedt daarbij op:
  - enerzijds voor zichzelf (en dus voor de in 2.3.1 bedoelde entiteiten);
  - anderzijds ook als aankoop/opdrachtencentrale in de zin van artikel 2, 4° van de Wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten voor de in 2.3.2 vermelde aanbestedende overheden welke krachtens artikel 15 van de voormelde Wet van 15 juni 2006, bij afname vrijgesteld zijn van de verplichting om zelf een gunningsprocedure te volgen”

• de selectieleidraad waar gesteld wordt in punt 2.3.2 : “Klanten die geen deel uitmaken van het Bestuur: 

            (…)
            - lokale en provinciale besturen zoals hierna omschreven:
            *    de gemeenten en de districten;

            * de provincies; 

            * de andere gemeentelijke en provinciale instellingen, met inbegrip van de verenigingen zonder winstoogmerk waarin één of meer gemeenten of de provincies minstens de helft van de stemmen in één van de beheersorganen heeft of de helft van de financiering voor haar rekening neemt;

            * de verenigingen van provincies en gemeenten, bedoeld in de wet van 22 december 1986 betreffende de intercommunales, en de samenwerkingsvormen zoals geregeld in het decreet van 6 juli 2001 houdende de intergemeentelijke samenwerking; 

            * de openbare centra voor maatschappelijk welzijn, hierna O.C.M.W.'s te noemen, en de verenigingen, bedoeld in Titel VIII van het decreet betreffende de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn van 19 december 2008;

• Het Basiscontract waar gesteld wordt (punt 6): “Het Bestuur oefent de overkoepelende leiding van en het overkoepelend toezicht op de uitvoering van de opdracht uit, terwijl een Klant enkel de leiding van en het toezicht op de uitvoering van een door die Klant geplaatste concrete bestelling uitoefent. In de Overeenkomst wordt duidelijk aangegeven wie (Bestuur of Klant) welke beslissing kan nemen”;
• Het Basiscontract waar gesteld wordt (punt 7.2.3.): “De ICT-Dienstverlener heeft geen exclusief recht op het leveren van Diensten. De Klanten hebben geen verplichting om ICT-diensten af te nemen via het ICT-contract 2015. Elke (potentiële) Klant kan op elk moment vrij beslissen hetzij om alle of sommige ICT-diensten af te nemen van het ICT-contract 2015, dan wel om een beroep te doen op andere interne en/of externe dienstverleners. Op elk moment gedurende de looptijd van de overeenkomst kan een Klant beslissen om meer of minder Diensten af te nemen”;

Gelet op het voorstel om als wijze van gunnen gebruik te maken van het Raamcontract “Exploitatie-gebonden ICT-Diensten” (bestek nr. e-IB-2012-05) van de Vlaamse Gemeenschap, dat ook opengesteld werd voor lokale besturen. Het gaat om een raamovereenkomst met 1 dienstverlener, waarbij de Vlaamse Gemeenschap optreedt als opdrachtcentrale in de zin van artikelen 2, 4° en 15 van de wet van 15 juni 2006 (nu artikelen 2,6° en 7° en 47 §2 van de wet van 17 juni 2016). De opdracht werd gegund via een onderhandelingsprocedure met bekendmaking (huidige mededingingsprocedure met onderhandeling) aan de combinatie van ondernemingen Hewlett-Packard Belgium bvba en Belgacom nv (= HB-plus) (zie document VR PV 2014/11-punt 0051). Synergics treedt op als onderaannemer van voormelde combinatie. De raamovereenkomst loopt nog tot 31/01/2022;

Overwegende dat, indien afname van een raamovereenkomst via een aankoopcentrale, ons bestuur krachtens artikel 47 §2 Van de wet van 17 juni 2016 vrijgesteld is van de verplichting om zelf een gunningsprocedure te organiseren;

Overwegende dat het aangewezen is dat de stad Lokeren gebruik maakt van de opdrachtencentrale om volgende redenen: 

• de in de opdrachtencentrale voorziene Exploitatiegebonden ICT-diensten voldoen aan de behoefte van het bestuur; 
• het bestuur moet zelf geen gunningsprocedure voeren wat een besparing aan tijd en geld betekent; 
• de Vlaamse overheid beschikt over know-how of technische expertise inzake Exploitatiegebonden ICT-diensten; 

Overwegende dat de uitgave voorzien is in het meerjarenplan 2020-2025 in het investeringsbudget onder de investeringsenveloppe ICT, subproject 2020/011, onder de algemene rekening 21400000 en beleidsitem 011902 met actiecode ST01B02AP02A01. Zowel voor 2020, 2021 als voor 2022 wordt telkens € 110.000 voorzien;

Gelet op de wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en concessies, en latere wijzigingen;

Gelet op de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten, inzonderheid artikels 2, 6° en 47 §2 die de aanbestedende overheden vrijstelt van de verplichting om zelf een plaatsingsprocedure te organiseren wanneer ze een beroep doen op een aankoopcentrale en artikel 43;

Gelet op het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, en latere wijzigingen;

Gelet op het koninklijk besluit van 18 april 2017 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, en latere wijzigingen;

Gelet op het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017, inzonderheid artikels 40 en 41, betreffende de bevoegdheden van de gemeenteraad;

Gelet op de wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, en latere wijzigingen;

Gelet op het Bestuursdecreet van 7 december 2018;

Gelet op het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017, meer bepaald artikels 326 tot en met 341 betreffende het bestuurlijk toezicht;