2020_GR_00096 - Organisatiebeheersing. Goedkeuring kader voor organisatiebeheersing.

Gelet op het decreet lokaal bestuur (DLB) dat een heel aantal bepalingen bevat over organisatiebeheersing;

Gelet op art. 41 DLB: de GR keurt het algemeen kader van het organisatiebeheersingssysteem goed;

Gelet op art. 171 DLB: de algemeen directeur staat in voor het organisatiebeheersingssysteem;

Gelet op art. 217 DLB: de organisatiebeheersing is het geheel van maatregelen en procedures die ontworpen zijn om een redelijke zekerheid te verschaffen dat men:

- de vastgelegde doelstellingen bereikt en de risico's om deze te bereiken kent en beheerst;

- wetgeving en procedures naleeft;

- over betrouwbare financiële en beheersrapportering beschikt;

- op een effectieve en efficiënte wijze werkt en de beschikbare middelen economisch inzet;

- de activa beschermt en fraude voorkomt;

Gelet op art. 218 DLB: het organisatiebeheersingssysteem bepaalt op welke wijze de organisatiebeheersing van de gemeente en het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn wordt georganiseerd, met inbegrip van de te nemen controlemaatregelen, procedures en de aanwijzing van de personeelsleden en organen die ervoor verantwoordelijk zijn, en de rapporteringsverplichtingen van de personeelsleden die bij het organisatiebheersingssysteem betrokken zijn;

Gelet op art. 219 DLB: het organisatiebeheersingssysteem wordt vastgesteld door de algemeen directeur, na overleg met het managementteam. Het algemene kader van het organisatiebeheersingssysteem en de elementen daarin die raken aan de rol en de bevoegdheden van de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn zijn onderworpen aan de goedkeuring van de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn.  De algemeen directeur rapporteert jaarlijks aan het college van burgemeester en schepenen, het vast bureau, de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn over de organisatiebeheersing. De rapportering gebeurt jaarlijks uiterlijk voor 30 juni van het daaropvolgende jaar;

Overwegende dat de goedkeuring van het kader voor organisatiebeheersing de eerste stap is in de organisatiebeheersing binnen onze organisatie. Overwegende dat het voorgelegde kader werd opgemaakt in samenspraak met het managementteam en reeds besproken werd in de commissie algemeen beleid;

Overwegende dat o.a. volgende thema's worden opgenomen in het systeem: audits, BBC, projecten, financiën, personeel, informatieveiligheid,... Overwegende dat in het kader de thema's verder worden geconcretiseerd en verduidelijkt wordt wie de diverse onderdelen beheert en uitvoert, wie rapporteert,...;

Overwegende dat op basis van dit kader een eerste rapportering zal voorgelegd worden aan de gemeenteraad van juni;