In het Decreet over het Lokaal Bestuur van 22 december 2017 (DLB) is gekozen voor verregaande deregulering. De regels over interne kredietaanpassingen zijn in die optiek niet hernomen. Het DLB bepaalt dus niet meer wie daarvoor bevoegd is. Het betreft immers interne regels van de werking van het bestuur, zodat de decreetgever het niet nodig geacht heeft om dat decretaal allemaal gedetailleerd voor te schrijven.
Daarom is het dan ook belangrijk dat de besturen daar zelf de nodige regels op maat van het eigen bestuur voor uitwerken in het kader van de organisatiebeheersing. Het decretale kader over organisatiebeheersing vervangt de vroegere detailregels.
Wat de kredietbewaking en -opvolging betreft, legt de regelgeving de juridische grens bewust op een hoog niveau, maar elk bestuur moet intern (in het organisatiebeheersingssysteem) bijkomende regels opstellen voor verdere opvolging en bewaking van de kredieten.
Dit besluit tekent, binnen het kader van organisatiebeheersing goedgekeurd op de GR van 27 april 2020 onder volgnummer 14: kredietbewaking en kredietaanpassing, de nodige regels uit om de opvolging en bewaking van de kredieten voor Stad Lokeren mogelijk te maken binnen de vernieuwde context van het DLB en BBC 2020.
Onderwerp
Dit besluit tekent, binnen het kader van organisatiebeheersing - volgnummer 14: kredietbewaking en kredietaanpassing, de nodige regels uit om de opvolging en bewaking van de kredieten voor Stad Lokeren mogelijk te maken binnen de vernieuwde context van het DLB en BBC 2020.
Deze regels krijgen praktisch vorm in de procedure aanpassing ramingen (ARA): ARA's en het bijhorende ARA-formulier.
Interne vereisten
De procedure aanpassing ramingen: ARA's voldoen minimaal aan volgende vereisten op vlak van het financieel evenwicht, de kredieten en kredietopvolging en interne organisatie:
1. Financieel evenwicht
Er is nood aan het bewaken van het overkoepelend financieel evenwicht.
2. Kredieten en kredietopvolging
De principes van machtiging, begrenzing, specificiteit en opvolging van de kredieten dienen gerespecteerd en opgevolgd te worden.
Er dienen afzonderlijke kredieten opgenomen te worden voor de stad en het OCMW.
Het uitvoeringsbesluit over BBC bepaalt alleen nog dat de kredieten limitatief zijn op het niveau van:
Deze kunnen geconsulteerd worden in de M3-tabel.
Het uitvoeringsbesluit over BBC bepaalt dat de besturen alle verwachte uitgaven die het gevolg zijn van een voorgenomen of al aangegane verbintenis met een welbepaalde derde onmiddellijk moeten inschrijven in een budgettair dagboek van de vastleggingen.
Om verbintenissen te kunnen uitvoeren (het doen van uitgaven) geldt als voorwaarde dat er kredieten voor beschikbaar moeten zijn.
Als een bestuur geen uitvoerbare kredieten heeft, kan het alleen verbintenissen aangaan of wijzigen na een voorafgaande goedkeuring door respectievelijk de gemeenteraad, de OCMW‐raad of de provincieraad.
3. Interne organisatie
De regelgeving bevat geen detailregels meer die bepalen welke procedure moet worden gevolgd bij de aanpassing van de planning.
Een lokaal uitgewerkte regeling moet minstens de volgende zaken garanderen:
Een afsprakenkader waarbinnen ramingen kunnen worden verschoven
Finaal dienen de nieuwe interne regels opgesteld en uitgevoerd te worden met het oog op administratieve eenvoud.
Regels omtrent financieel evenwicht
Om het overkoepelend financieel evenwicht te kunnen garanderen dient iedere indiener van een punt op het CBS, TBP en MAT te bewaken dat dit niet het overkoepelende financiële evenwicht verstoort.
Indien een indiener merkt dat het voorstel een overschrijding zal inhouden van dit criteria, dient deze dit expliciet te vermelden en indien mogelijk een budgetneutraal tegenvoorstel te doen.
Regels omtrent kredieten en kredietbewaking
1. Regels gelden per budgethouder en per entiteit
De principes van machtiging, begrenzing, specificiteit en opvolging van de kredieten dienen gerespecteerd en opgevolgd te worden door budgethouders.
Dit dient afzonderlijk voor kredieten van Stad Lokeren en OCMW Lokeren te gebeuren.
Regels gelden binnen de limitatief opgelegde kredieten. Budgethouders dienen te werken binnen de limitatief opgelegde kredieten van hun eigen budgetten op het niveau van:
Alle verwachte uitgaven die het gevolg zijn van een voorgenomen of al aangegane verbintenis met een welbepaalde derde dienen ingeschreven te worden in hun budget via het maken van aanwendingen. Aanwendingen zijn reserveringen op een deel van de goedgekeurde budgetten zodat deze zeker voor iedere budgethouder voorbehouden staan en niet besteed kunnen worden door anderen.
3. Bestelaanvragen en bestelbonnen worden actief beheerd door budgethouders
Om verbintenissen te kunnen uitvoeren (het doen van uitgaven) geldt als voorwaarde dat er kredieten voor beschikbaar moeten zijn.
4. Noodprocedure voor hoogdringendheid
Als een bestuur geen uitvoerbare kredieten heeft, kan het alleen verbintenissen aangaan of wijzigen na een voorafgaande goedkeuring door respectievelijk de gemeenteraad, de OCMW‐raad of de provincieraad. Artikel 269 van het DLB voorziet in volgende regeling:
“De gemeenteraad kan zonder de nodige kredieten over de uitgaven beslissen die door dwingende en onvoorziene omstandigheden vereist zijn, op voorwaarde dat hij daarvoor een met redenen omkleed besluit neemt.
In dezelfde omstandigheden en als het geringste uitstel onbetwistbare schade zou veroorzaken, kan het college van burgemeester en schepenen op eigen verantwoordelijkheid over de uitgaven beslissen. Het college van burgemeester en schepenen brengt de gemeenteraad daarvan onmiddellijk op de hoogte.
De bevoegdheid om over de uitgaven te beslissen, houdt ook de bevoegdheid in tot het vaststellen van de voorwaarden van overheidsopdrachten, het vaststellen van de plaatsingsprocedure, het voeren van de plaatsingsprocedure, de gunning en de uitvoering van de overheidsopdrachten.
In de gevallen, vermeld in het eerste en het tweede lid, worden de financiële gevolgen opgenomen in de eerstvolgende aanpassing van het meerjarenplan.”
Deze noodprocedure kan enkel gevolgd worden bij overmacht daar ze anders inbreuk zou doen aan de principes van zorgvuldig beleid en beheer.
Regels omtent interne organisatie
Voortschrijdend inzicht en veranderende omstandigheden vereisen soms een bijsturing de origineel ingediende planning. Volgende procedure dient van kracht te zijn bij een aanpassing van de planning als ze een overschrijding van bepaalde van de vastgelegde kredieten behelst:
1. Voorwaarden
Een ARA kan enkel als ze niet onder de procedure van hoogdringendheid valt.
Een ARA kan enkel als ze geen wijziging aan de beleidskeuzes zal inhouden.
Een ARA kan enkel als er geen overschrijding is van volgende voorwaarden:
2. Aanvragen van een aanpassing van de ramingen
Een ARA bestaat uit een voorstel tot kredietverschuiving met een toelichting door de budgethouder,
3. Goedkeuren van een aanpassing van de ramingen
Een ARA is enkel mogelijk nadat er een technische goedkeuring is vanuit de financiële dienst en een inhoudelijke goedkeuring door de financieel directeur in samenspraak met de schepen van financiën.
De financieel directeur en de schepen van financiën behouden zich het recht om bijkomende voorwaarden en/of maatregelen op te leggen.
Op vraag van de financieel directeur kan de aanvraag voorgebracht worden ter bespreking op het MAT voor beheersmatige onderwerpen.
Op vraag van de schepen van financiën kan de aanvraag voorgebracht ter bespreking op het CBS voor beleidsmatige onderwerpen.
Na beslissing wordt de budgethouder op de hoogte gebracht van de beslissing. Een budgethouder kan de verbintenis waarop de aanvraag betrekking heeft pas aangaan nadat een positieve beslissing van de aanvraag ontvangen werd.
4. Rapportering
Op maandbasis krijgt het MAT een overzicht van de goedgekeurde aanpassingen van de ramingen.
Op kwartaalbasis krijgt het CBS een overzicht van de goedgekeurde aanpassingen van de ramingen.
De rapporteringsoverzichten voor MAT en CBS worden respectievelijk op maand- en kwartaalbasis in Excel-vorm geagendeerd. Algemene rekening, beleidsitem, actie en subproject-nummer krijgen hier zowel een cijfermatige als woordelijke omschrijving om de interpretatie voor MAT en CBS te vereenvoudigen.
Inwerkingtreding