2019_GR_00075 - Decretale graden. Vaststellen functiebeschrijvingen.

Functietitel

Algemeen directeur

Niveau

Decretale graad

1

Organisatie en werkingsprocessen

De algemeen directeur staat in voor het organiseren van de diensten, het uittekenen en onderhouden van efficiënte werkingsprocessen inclusief het opzetten en opvolgen van een organisatiebeheersingssysteem, teneinde het realiseren van de doelstellingen van de beide besturen te bevorderen en een kwalitatieve dienstverlening aan de bevolking te verzekeren.

 Dit omvat o.m. volgende taken: 

• Instaan voor de algemene leiding van de diensten, in samenwerking met het gemeenschappelijk managementteam dat de coördinatie van de diensten ondersteunt.
• Samen met het managementteam een voorontwerp van adequaat gezamenlijk organogram opzetten en up-to-date houden; in voorkomend geval – na delegatie – beslissen over het gezamenlijk organogram.
• Het vaststellen, na overleg met het managementteam, van een organisatiebeheersingssysteem voor de gemeente en voor het OCMW overeenkomstig de bepalingen uit het Decreet Lokaal Bestuur. Instaan voor de werking en organisatie van dit systeem en hierover jaarlijks rapporteren aan het college van burgemeester en schepenen, de gemeenteraad, de raad voor maatschappelijk welzijn en het vast bureau.
• Op regelmatige basis de werkingsprocessen van de organisatie evalueren en waar nodig bijsturen.
• Samen met de belanghebbenden bekijken op welke wijze samenwerkingsverbanden en efficiëntere structuren en processen kunnen opgemaakt worden.
• Samen met de leden van het managementteam de eenheid in de werking, de kwaliteit van de organisatie en de werking van de diensten van de gemeente en van het OCMW bewaken
• …
  
  

2

Beleidsvoorbereiding: de beleidsrapportering

De algemeen directeur ondersteunt en coördineert, op basis van de prioriteiten van de beide besturen en in overleg met het managementteam, de opmaak van een voorontwerp van de beleidsrapporten (het meerjarenplan en de aanpassingen eraan, en de jaarrekening) en de opvolgingsrapportering, om op die manier voor de beide besturen en de organisaties een kader te creëren dat richting geeft bij het nemen van de operationele beslissingen en acties.

3

Beleidsuitvoering en dienstverlening aan de bevolking

De algemeen directeur staat in voor de planning, organisatie, opvolging en evaluatie van de dagelijkse werking van de beide organisaties, om de korte- en lange termijndoelstellingen van de beide besturen te helpen realiseren en een effectieve en efficiënte dienstverlening aan de bevolking te verzekeren.

 Dit omvat o.m. volgende taken: 

• Het managementteam leiden en begeleiden en de leden ervan regelmatig samenroepen om te vergaderen onder zijn/haar voorzitterschap.
• Samen met de leden van het managementteam de missie van de beide organisaties gestalte geven en dit vertalen in strategische doelstellingen.
• De arbeidstijd, verloven en afwezigheden binnen het kader van de lokale rechtspositieregeling afstemmen op de dienstverlening.
• De leden van het managementteam stimuleren om op hun domein relevante beleidsvoorstellen te formuleren, in lijn met de bestuursakkoorden.
• Leiden en faciliteren van belangrijke (strategische, veranderings-)projecten.
• Coördineren, met de hulp van het managementteam, van dienstoverschrijdende dossiers, eventueel complexe (probleem)dossiers
• Samen met het managementteam de interne communicatie bewaken. 
• Zorgen voor de organisatie van de behandeling van briefwisseling en het beheer van het archief.
• Zorgen, in het kader van het organisatiebeheersingssysteem, voor de interne organisatie van klachtenbehandeling van de gemeente en van het OCMW en de rapportering ervan aan de beide raden.
• Zorgen voor de interne organisatie van de behandeling van de aanvraag van ieder natuurlijk persoon, rechtspersoon of groepering ervan die erom verzoekt de gewenste bestuursdocumenten openbaar te maken in het kader van (passieve) openbaarheid van bestuur.
• …

4

Faciliteren en organiseren van de werking van de politieke organen

De algemeen directeur vormt de brug tussen de gemeentelijke en OCMW-organisatie en de politieke beleidsorganen en streeft effectieve en efficiënte organisaties na die op één lijn staan met de beleidsvisie. De algemeen directeur ziet daarnaast toe (redactioneel, inhoudelijk, opvolging) op de besluit- en dossiervorming van de politieke organen: gemeente- en OCMW-raad, de raadscommissies, het college van burgemeester en schepenen, het vast bureau en het BCSD.

 Dit omvat o.m. volgende taken: 

• Het op beleidsmatig, bestuurskundig en juridisch vlak adviseren van de gemeente- en OCMW-raad, de raadscommissies , het college van burgemeester en schepenen, het vast bureau en het BCSD, zowel op structurele als op ad-hoc basis en zowel vanuit korte termijn als langetermijnperspectief.
• Mede namens het managementteam een afsprakennota afsluiten met het college van burgemeester en schepenen, de burgemeester, het vast bureau, de voorzitter van het vast bureau en het BCSD en de voorzitter van het BCSD over de wijze waarop de algemeen directeur en de overige leden van het managementteam met elkaar samenwerken om de beleidsdoelstellingen te realiseren, en over omgangsvormen tussen bestuur en organisatie (ten minste na iedere volledige vernieuwing van de gemeenteraad).
• Instaan voor een goede informatiedoorstroming, communicatie en maximale afstemming tussen het managementteam enerzijds en de beide besturen anderzijds.
• In samenwerking met de betrokken diensten een geschikte voorbereiding verzekeren van de dossiers die op de gemeente- en OCMW-raad, de raadscommissies , het college van burgemeester en schepenen, het vast bureau en het BCSD worden voorgelegd.
• De vergaderingen van de gemeente- en OCMW-raad, de raadscommissies , het college van burgemeester en schepenen, het vast bureau en het BCSD bijwonen; het opstellen en ondertekenen van de notulen en van het zittingsverslag van de raad; in voorkomend geval in de notulen melding maken van de intrekking, vernietiging of niet-goedkeuring van een besluit door een toezichthoudende overheid.
• De nodige handelingen stellen voor de installatie van nieuwe politieke organen.
• Medeondertekening van de reglementen, verordeningen, beslissingen en akten van de gemeente- of OCMW-raad, het college, het vast bureau, het BCSD en de burgemeester; medeondertekening van de briefwisseling van de gemeente en van het OCMW; in voorkomend geval, medeondertekening van alle andere stukken van de gemeente en van het OCMW..
• …

5

Hoofd van het personeel

De algemeen directeur staat in voor de algemene leiding van de diensten en staat aan het hoofd van het personeel. De algemeen directeur staat in voor het nemen van HR-initiatieven, opdat de diensten steeds zouden kunnen beschikken over voldoende, competente en gemotiveerde medewerkers zodat opdrachten en doelstellingen kunnen gerealiseerd worden.

De algemeen directeur bekijkt met beide besturen op welk niveau een bevoegdheid best thuishoort en doet in voorkomend geval voorstellen tot delegatie (van raad naar uitvoerend orgaan; van politiek naar administratie; van algemeen directeur naar andere personeelsleden).

 Dit omvat o.m. volgende taken: 

• Het werkgeversgezag van het bestuur op de werkvloer uitoefenen.
• Instaan voor het dagelijks personeelsbeheer van gemeente en OCMW  .
• In overleg met het managementteam zorgen voor het voorontwerp van en de rechtspositieregeling.
• Instaan voor het opzetten van adequate HR processen (selectie & rekrutering, vorming, ontwikkeling en feedback, loopbaanmanagement, uitstroom…).
• In overleg met bestuur en managementteam werken aan een geschikte organisatiecultuur; werken aan een klimaat van vertrouwen.
• Zorgen voor een efficiënte en motiverende delegatie van bevoegdheden (dagelijks personeelsbeheer, handtekeningbevoegdheid, aanstellingsbevoegdheid, budgethouderschap…) naar  andere personeelsleden.
• Verzekeren dat de randvoorwaarden vervuld zijn opdat leidinggevenden op een correcte manier het personeelsbeleid uitvoeren binnen hun diensten.
• Aandacht hebben voor goede werkomstandigheden en in het bijzonder voor de verplichtingen in het kader van het welzijn op het werk.
• Deelnemen aan het syndicaal overleg in het Bijzonder (onderhandelings) Comité en het (de) overlegcomité(s) en instaan voor een goed sociaal klimaat in de gemeentelijke en OCMW-organisatie.
• Zorgen voor opvolging van het personeel en, in voorkomend geval, voor de evaluatie van het personeel dat op ambtelijk niveau geëvalueerd wordt.
• Zorgen voor een ontwerp van gezamenlijke deontologische code; in het kader van het organisatiebeheersingssysteem voorstellen doen voor een integriteitsbeleid voor op politiek en ambtelijk niveau.
• In voorkomend geval - na delegatie – de aanstellings-, tucht- en ontslagbevoegdheid uitoefenen  (met uitzondering van de aanstellings-, tucht- en ontslagbevoegdheid ten aanzien van de algemeen directeur, van de financieel directeur en van de eventuele ombudsman).
• In voorkomend geval - na delegatie – de eigen vervanging bij afwezigheid of verhindering regelen door een waarnemend algemeen directeur aan te stellen.
• In voorkomend geval een voorstel tot beheersovereenkomst opstellen voor het gemeenschappelijk gebruik van elkaars diensten door de gemeente en het OCMW. In de beheersovereenkomst kan worden opgenomen dat gemeente en OCMW voor bepaalde functies een beroep doen op elkaars personeelsleden. Tegelijk kan worden bepaald dat de bevoegde organen hun beslissings- en ondertekeningsbevoegdheid kunnen toevertrouwen aan de personeelsleden van het ‘andere’ bestuur binnen de grenzen van het Decreet Lokaal Bestuur.
• ...

6

Financieel management

De algemeen directeur voert de decretaal verplichte taken uit met betrekking tot het financieel management, ondersteund door de financieel directeur.

Dit omvat o.m. volgende taken:

• Volgens het organisatiebeheersingssysteem beslissen of en welke  bepaalde personeelsleden een provisie ter beschikking krijgen voor de betaling van geringe exploitatie-uitgaven van het dagelijks bestuur.
• In voorkomend geval, volgens het organisatiebeheersingssysteem beslissen wie de facturatie doet, wie de te betalen bedragen goedkeurt en wie verantwoordelijk is voor de  voor de kasverrichtingen  en onder welke voorwaarden dit gebeurt.
• De wettigheids -en regelmatigheidscontrole doen inzake girale betalingen
• Volgens het organisatiebeheersingssyteem in voorkomend geval beslissen wie als budgethouder optreedt .
• …

7

Interne en externe contacten

De algemeen directeur stemt de werking van de organisaties af met de verschillende actoren en onderhoudt de goede externe contacten met relevante personen of instanties. De algemeen directeur volgt maatschappelijke ontwikkelingen en evoluties binnen het domein op.

 Dit omvat o.m. volgende taken: 

• Instaan voor de afstemming van de werking van de organisaties met de verschillende politieke en andere actoren teneinde een efficiënte en effectieve dienstverlening te bevorderen.
• Ondersteunen van de beide besturen bij het aansturen van de vormen van verzelfstandiging en samenwerking van de gemeente en van het OCMW; ermee goede contacten verzekeren en de belangen van de gemeente en het OCMW verdedigen.
• Zetelen in diverse stuur- en werkgroepen binnen of buiten de gemeente en het OCMW; de gemeente en het OCMW extern vertegenwoordigen; netwerken voor aangelegenheden die binnen de eigen bevoegdheid vallen om de belangen van de gemeente en het OCMW te behartigen en de werking van de beide organisaties te faciliteren.
• Bijwonen van studiedagen en opvolgen van relevantie literatuur, wetgeving en maatschappelijke ontwikkelingen.
• …

Functietitel

Financieel directeur

Sector

Financiële sector

Niveau

Decretale graad

Plaats in het organogram

Onder het gezag van de beleidsorganen en onder de functionele leiding van de algemeen directeur (zoals decretaal vastgelegd)

Geeft leiding aan

Medewerkers financiële dienst

1

Uitoefenen van bevoegdheden die aan de functiehouder overeenkomstig wettelijke of decretale bevoegdheden zijn toevertrouwd in nauw overleg en samenwerking met en onder de functionele leiding van de algemeen directeur.

 Dit omvat onder meer volgende taken (DLB art. 176):

• het opstellen, in overleg met het managementteam, van het voorontwerp van de beleidsrapporten en de opvolgingsrapportering
• het voeren en afsluiten van de boekhouding
• het verzorgen van financiële analyse en financiële beleidsadvisering
• het thesauriebeheer, met behoud van de toepassing van de bepalingen daarover in het organisatiebeheersingssysteem.

De financieel directeur rapporteert aan de algemeen directeur over bovenstaande  taken.

2

Uitoefenen van bevoegdheden die aan de functiehouder overeenkomstig wettelijke of decretale bevoegdheden zijn toevertrouwd in volle onafhankelijkheid en onder eigen verantwoordelijkheid.

Dit omvat onder meer volgende taken (DLB art. 177):

• voorafgaande krediet- en wetmatigheidscontrole van de beslissingen van de gemeente en van het OCMW met financiële en budgettaire impact
• het debiteurenbeheer, in het bijzonder de invordering van de fiscale en niet-fiscale ontvangsten en het verlenen van kwijting.

Over de bovenstaande taken rapporteert de financieel directeur in volle onafhankelijkheid aan de gemeenteraad, de OCMW-raad, het college van burgemeester en schepenen en het vast bureau.
Dat is ook het geval voor de rapportering over:

• de thesaurietoestand, de liquiditeitsprognose, de beheerscontrole en de evolutie van de budgetten
• de financiële risico’s.

3

Uitoefenen van bevoegdheden die aan de functiehouder overeenkomstig wettelijke of decretale bevoegdheden zijn toevertrouwd.

Dit omvat onder meer volgende taken :

• de taken die andere regelgeving aan de financieel directeur, gemeenteontvanger, financieel beheerder of de OCMW-ontvanger toevertrouwt (DLB art. 178)
• de ondertekening van de girale betalingen (DLB art. 272 §1)
• het lidmaatschap van het managementteam (DLB art. 179)
• de adviesverlening aan de gemeenteraad voorafgaand aan de beslissing om bepaalde verbintenissen vrij te stellen van een voorgaand visum (DLB art. 266)
• de ondertekening van beslissingen, akten, verslagen en brieven die betrekking hebben op de taken van de financieel directeur (DLB art. 279 §3)
• het voeren van rechtsgedingen als eiser namens het OCMW na een beslissing van het OCMW over de terugvordering van kosten voor verleende hulp en de mogelijkheid tot aanstelling van een personeelslid om deze taak te verrichten (DLB art. 299-300)
• de invordering van de kosten ten gevolge van het dwangtoezicht (DLB art. 335 §2)

• de bewaarneming van waarden van bewoners die verblijven in de OCMW-instellingen of het onder de verantwoordelijkheid van de financieel directeur aanstellen van personen om dit te doen (OCMW-wet art. 60§8)
• de inschrijving van de wettelijke hypotheek op onroerende goederen als waarborg voor de terugbetaling van de kosten van de maatschappelijke dienstverlening (OCMW-wet art. 101)
• het verzoek om de goederen van een kind dat aan het OCMW is toevertrouwd en dat bij overlijden geen erfgenamen heeft, over te dragen aan het OCMW (OCMW-wet art. 104§1)

• de financieel beheerder van een ééngemeentezone is automatisch ook bijzonder rekenplichtige van die zone. Hij is de financiële raadgever en financiële beheerder van de lokale politie en doet de ontvangsten en uitgaven van de politiezone.
  
  

4

Coördineren van alle taken en aspecten met betrekking tot de financiële dienst zodat de werking van de dienst efficiënt georganiseerd is en het realiseren van de diverse taken optimaal ondersteund wordt.

 Dit omvat ondermeer volgende concrete taken:

• uitwerken van procedures voor het vlot verloop van de werkzaamheden binnen de dienst
• opmaken en bewaken van kwaliteitsvolle dossiers van de financiële dienst 
• opmaken en bewaken van kwaliteitsvolle adviezen van de dienst financiën naar andere diensten toe
• opvolgen en evalueren van de resultaten
• instaan voor de algemene planning van de dienst
• coördineren en opvolgen van specifieke belangrijke dossiers en projecten
• doorgeven van nuttige kennis en ervaring
• opvolging van wetgeving,  reglementering en relevante vakliteratuur

5

Leiden en begeleiden van het personeel van de financiële dienst zodat de dienst kan streven naar gemotiveerde en competente medewerkers die de vooropgestelde doelstellingen kunnen realiseren.

Dit omvat onder meer volgende taken :

• Instaan voor het voeren op regelmatige basis van overleg met de medewerker waarbij taakplanning, begeleiding en ondersteuning bij de taakuitvoering centraal staan
• Instaan voor kwaliteitsbewaking van leidinggeven en begeleiden binnen de financiële dienst 
• optimaal inzetten van personeel, rekening houdend met ieders sterktes en zwaktes

• ervoor zorgen dat iedereen over de nodige informatie beschikt om zijn taken goed te kunnen uitvoeren
• instaan  voor de uitvoering van de maatregelen ter bevordering van welzijn en veiligheid op het werk
• Om zichzelf en zijn collega's te beschermen op vlak van veiligheid en gezondheid, zal elke werknemer :

 - de werkgever (via zijn leidinggevende) en de interne preventieadviseur onmiddellijk op de hoogte stellen van iedere werksituatie die een onmiddellijk gevaar inhoudt
- algemeen op een positieve wijze bijdragen aan het welzijnsbeleid van de onderneming, zodat de arbeidsplaats en -omstandigheden veilig zijn en geen veiligheids- of gezondheidsrisico’s op de werkplaatsen opleveren
- meewerken aan het specifieke preventiebeleid met betrekking tot geweld, pesterijen en ongewenst seksueel gedrag op het werk. Hierbij stelt men geen enkele daad van geweld, pesterijen en ongewenst seksueel gedrag op het werk en onthoudt men zich van elk onrechtmatig gebruik van de klachtenprocedure opgenomen in het arbeidsreglement
- op de juiste wijze gebruik maken van machines, toestellen, gevaarlijke producten, vervoermiddelen, persoonlijke beschermingsmiddelen en andere middelen
-specifieke veiligheidsvoorzieningen (bijv. veiligheidscontacten, rookdetectie) niet doelbewust uitschakelen, veranderen of verplaatsen en deze op de juiste wijze gebruiken

Elke leidinggevende voert de maatregelen uit die door de werkgever genomen worden voor de bescherming van de veiligheid en de gezondheid :

- controleren of de taken die de werknemers uitvoeren in overeenstemming zijn met hun nodige opleiding, vakbekwaamheid en instructies
- de werknemers inlichten over risico’s die op de arbeidsplaats aanwezig zijn of verbonden met de uitvoering van de job
- waken over de naleving van de instructies en nazien of de werknemers deze goed begrepen hebben en in de praktijk brengen
- een effectieve controle uitoefenen op de gebruikte uitrusting, opstellen van vastgestelde onregelmatigheden en hiervoor maatregelen nemen
- het onthaal van elke beginnende werknemer organiseren en een ervaren werknemer aanduiden die deze starter kan begeleiden. De leidinggevende bevestigt via een intern document dat hij/zij de nodige inlichtingen en instructies heeft verstrekt
- bij problemen gekoppeld aan welzijn op het werk, tijdig het advies inwinnen bij de interne of externe preventiedienst
- onderzoeken van alle ongevallen en incidenten die zich op de arbeidsplaats hebben voorgedaan en het nemen van maatregelen om ieder risico te voorkomen

6

Beleidsondersteuning verlenen aan het bestuur teneinde bij te dragen tot een kwaliteitsvolle dienstverlening

Dit omhelst ondermeer de volgende concrete taken:

• op basis van indicatoren en maatschappelijke evoluties, beleidsvoorstellen voorbereiden voor de beleidsorganen, dit in overleg met de algemeen directeur en het managementteam
• instaan voor financiële beleidsadvisering van de beleidsorganen en, indien nodig, mondelinge toelichting geven bij adviezen aan de beleidsorganen
• spontaan beleidsadviezen formuleren en inhoud geven aan de beleidsnota’s
• uitvoeren van taken inzake beheerscontrole en rapportage : evalueren en rapporteren van de financiële en budgettaire impact van het gevoerde beleid
• signaleren van relevante signalen uit het werkveld

7

Ondersteunen, als lid van het Management Team, van de coördinatie van de diensten met het oog op een efficiënte beleidsvoorbereiding, beleidsuitvoering en beleidsevaluatie.

Dit omhelst ondermeer de volgende concrete taken:

• voorbereiden en opvolgen van de decretale taken in overleg met het managementteam 
• voorbereiden en opvolgen van andere taken en opdrachten van het managementteam
• aanbrengen van problemen en gezamenlijk uitwerken van oplossingen
• suggesties formuleren en projecten initiëren en opvolgen m.b.t. de optimalisering van de werking van de diensten;

• rapporteren over het verloop van de werkzaamheden

8

Ontwikkelen en stimuleren van samenwerkingsverbanden en instaan voor de externe vertegenwoordiging van de financiële dienst

Dit omhelst ondermeer de volgende concrete taken:

• stimuleren van samenwerkingsverbanden met andere organisaties,…
• optimale contacten onderhouden met politie, kerkfabrieken, intercommunales, vzw’s, verenigingen,…
• onderhouden van goede contacten met collega-financieel beheerders
• onderhouden van goede contacten met de toezichthoudende overheid