Gelet op artikel 247 in het decreet lokaal bestuur dat tussen de gemeente en de gemeentelijke vennootschap, vereniging of stichting een samenwerkingsovereenkomst wordt gesloten voor de uitvoering van de toevertrouwde taken van gemeentelijk belang. De samenwerkingsovereenkomst regelt de volgende aangelegenheden:
1° in voorkomend geval de aanwending van de aan het agentschap ter beschikking gestelde of overgedragen personeelsleden, middelen en infrastructuur;
2° binnen de perken en overeenkomstig de toekenningsvoorwaarden, bepaald door de Vlaamse Regering, het presentiegeld en de andere vergoedingen die in het kader van de bestuurlijke werking van het agentschap worden toegekend;
3° de wijze waarop de gemeentelijke vennootschap, vereniging of stichting zal voorzien in een systeem van organisatiebeheersing;
4° de toekenning aan een of meer commissarissen van de controle op de financiële toestand, op de jaarrekening en op de regelmatigheid van de verrichtingen weer te geven in de jaarrekening van de gemeentelijke vennootschap, vereniging of stichting. Die commissarissen zijn erkende bedrijfsrevisoren;
Overwegende dat Prolocc Eva-vzw haar doel enkel kan realiseren in overleg en met de medewerking van de stad Lokeren;
Overwegende dat voorliggende samenwerkingsovereenkomst voor Prolocc Eva-vzw de opdracht specifieert, financiële krijtlijnen bepaalt, het gebruik van stedelijke infrastructuur regelt, inzet van personeel voorziet en tenslotte boekhoudkundige en administratieve verplichtingen oplegt in het kader van controle en rapportering;
Overwegende dat in het kader van de nieuwe beleidsperiode en de evaluatie van de werking van Prolocc EVA-vzw een nieuwe samenwerkingsovereenkomst voor de PROLOCC EVA-vzw dient afgesproken te worden;
Overwegende dat een aantal aanpassingen, hieronder opgesomd, waren vereist aan de samenwerkingsovereenkomst van 2014-2018:
De wetgeving in de volledige samenwerkingsovereenkomst werd aangepast aan de geldende wetgeving
Art. 3 werd aangepast: de samenwerkingsovereenkomst gaat in op datum van ondertekening en eindigt ten laatste 12 maanden na de volledige vernieuwing gemeenteraad
Art. 10: de toelage diende te worden aangepast zoals bepaald in het Meerjarenplan 2020-2025.
Art. 19 in samenwerkingsovereenkomst 2014-2018 werd geschrapt want niet van toepassing.
Art. 23 in samenwerkingsovereenkomst 2014-2018 (art. 22 in de nieuwe samenwerkingsovereenkomst): schrapping Complex Cultureel Centrum – Oud Gemeentehuis Daknam
Art. 44 in samenwerkingsovereenkomst 2014-2018 (art. 43 in de nieuwe samenwerkingsovereenkomst): aanpassing deadline naar analogie met art. 227 in het decreet van het lokaal bestuur: In de loop van het eerste jaar na de volledige vernieuwing van de gemeenteraad wordt een evaluatieverslag voorgelegd.
Art. 45 in samenwerkingsovereenkomst 2014-2018 (nu art. 44): aanpassing van de verplichting van de inhoud en vorm van het jaarverslag
Gelet op het positief advies dat de raad van bestuur van Prolocc EVA-vzw heeft gegeven nadat deze wijzigingen werden overlopen en besproken in de raad van bestuur van Prolocc EVA-vzw op 5 november 2019;
Onderstaande samenwerkingsovereenkomst tussen het stadsbestuur Lokeren en Prolocc EVA-vzw af te sluiten en goed te keuren:
“SAMENWERKINGSOVEREENKOMST TUSSEN HET STADSBESTUUR LOKEREN EN ‘PROGRAMMATIE LOKEREN CULTUREEL CENTRUM’, EVA-vzw
Tussen de ondergetekenden:
De stad Lokeren, vertegenwoordigd door het College van Burgemeester en Schepenen, voor wie optreden Filip Anthuenis, burgemeester, en Steven Verbeke, algemeen directeur, handelend in toepassing van artikel 279 van het decreet lokaal bestuur en verder in uitvoering van een beslissing van de Gemeenteraad de dato 16 december 2019, hierna genoemd ‘de stad’
en
de EVA-vzw ‘Programmatie Lokeren Cultureel Centrum’ met zetel te Lokeren, Torenstraat 1 vertegenwoordigd door Marina Van Hoorick, voorzitter en An Verstraeten, secretaris, hierna genoemd ‘Prolocc’
is overeengekomen hetgeen volgt:
TOEPASSELIJKE WETGEVING
Deze samenwerkingsovereenkomst kadert binnen de bepalingen van:
° Het Cultuurpact van 28 januari 1974;
° Het Decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017, meer bepaald de artikelen 225-230 en 245-247
° Het Wetboek van vennootschappen en verenigingen van 1 mei 2019
° De Wet inzake overheidsopdrachten van 17/06/2016
VOORWERP
1. Deze samenwerkingsovereenkomst regelt de verhoudingen tussen de stad en Prolocc, de afstemming van het beleid tussen de stad en Prolocc, de nadere omschrijving en afbakening van de opdrachten en verantwoordelijkheden van Prolocc ten opzichte van de stad en de engagementen van de stad ten opzichte van Prolocc.
2. Er kan tussen de stad en Prolocc een bijkomende afsprakennota gesloten worden waarin bepaalde afspraken uit deze samenwerkingsovereenkomst worden geconcretiseerd.
3. Deze samenwerkingsovereenkomst gaat in op datum van ondertekening en neemt een einde 12 maanden na de volledige vernieuwing van de gemeenteraad. Bij het verstrijken van deze periode wordt de overeenkomst van rechtswege verlengd tot een nieuwe samenwerkingsovereenkomst in voege treedt.
OPDRACHT VAN PROLOCC
4. Prolocc wordt belast met de verwezenlijking van welbepaalde beleidsuitvoerende taken van gemeentelijk belang terwijl haar opdracht voortvloeit uit haar statutair doel zoals omschreven in artikel 3, met name:
“ a) een eigen cultuuraanbod met een lokale en regionale uitstraling realiseren dat inspeelt op de vragen en behoeften van diverse bevolkingsgroepen en aandacht heeft voor een spreiding van en wisselwerking met gezelschappen die door de Vlaamse overheid worden gesubsidieerd of ondersteund; b) actief ondersteuning bieden aan amateurkunsten en (sociaal-) culturele verenigingen; c) inzetten op een aangepast aanbod van kunst- en cultuureducatie in samenwerking met relevante actoren; d) het ter beschikking stellen van ruimten voor activiteiten van de verschillende culturele werksoorten, organisaties, bevolkingsgroepen, ideologische en filosofische strekkingen; e) het bieden van ruimte voor informele ontmoeting en contact; f) het begeleiden, het ondersteunen en het verlenen van diensten aan de organisatoren van activiteiten in het Cultuurcentrum Lokeren.
Op deze wijze draagt de vereniging bij tot de ontwikkeling van het gemeentelijk integraal en duurzaam cultuurbeleid met bijzondere aandacht voor gemeenschapsvorming, cultuureducatie en het bereiken van kansengroepen.”
5. Prolocc voert het beheer over het Cultuurcentrum Lokeren.
6. Prolocc voert de in de statuten en in deze samenwerkingsovereenkomst omschreven opdrachten autonoom en op een kwaliteitsvolle manier uit, en is vrij, binnen het kader van het stedelijk beleidsplan, in de manier waarop ze haar opdracht vervult. Het is Prolocc niet toegelaten haar opdrachten geheel of gedeeltelijk over te dragen aan enige derde die zou handelen in eigen naam en/of voor eigen rekening, behoudens met schriftelijke toestemming van de stad.
7. Prolocc mag alle verrichtingen doen binnen de grenzen van haar statuten en deze samenwerkingsovereenkomst welke rechtstreeks of onrechtstreeks betrekking hebben op haar doel of van aard zijn de verwezenlijking ervan te begunstigen.
8. Alle middelen waarover Prolocc beschikt worden uitsluitend aangewend voor het bereiken van haar doelstellingen en het vervullen van haar opdracht, zo niet dienen ze terugbetaald te worden.
FINANCIEN
ENGAGEMENTEN VAN DE STAD
9. De stad engageert zich ertoe de nodige financiële middelen te voorzien opdat Prolocc haar opdracht en doelstellingen optimaal kan realiseren.
10. De stad geeft een werkingstoelage aan Prolocc na goedkeuring van het budget. Deze toelage bedraagt jaarlijks minimum 80.000 euro zoals voorzien in het Meerjarenplan van de stad Lokeren. Een eventueel overschot op de jaarrekening mag aangewend worden voor het vormen van een liquide basis die maximum 60.000 euro bedraagt. Het restant dient aan de stad terugbetaald te worden bij de eerstvolgende budgetwijziging.
11. Voor tijdelijke en/of bijzondere projecten kan Prolocc een eenmalige toelage vragen aan de stad. De vereniging doet hiertoe een schriftelijke aanvraag bij de stad voor 15 september van het jaar voorafgaand aan het projectjaar.
12. De stad laat toe dat alle toelagen of subsidies die betrekking hebben op de uitvoering van de opdracht rechtstreeks uitbetaald worden aan Prolocc. Bijzondere projecttoelagen of projectsubsidies van de hogere overheid of andere toelagen van hogere overheden die gestort worden in de stadskas maar bestemd voor Prolocc worden na ontvangst en mits de budgettaire uitgaven voorzien zijn integraal doorgestort aan Prolocc.
BEVOEGDHEDEN VAN PROLOCC
13. De dagelijkse financiële verrichtingen worden door Prolocc waargenomen.
14. Prolocc kan enkel roerende goederen verwerven die nodig zijn voor de verwezenlijking van haar doel mits inachtneming van de ter zake geldende overheidsopdrachtenreglementering. De goederen die Prolocc verwerft hebben het Cultuurcentrum Lokeren als standplaats en komen bij het einde van de opdracht toe aan de stad.
15. Prolocc kan geen leningen of kredietopnemingen aangaan onder welke vorm ook. Indien noodzakelijk kan de stad terugvorderbare voorschotten toestaan.
16. Prolocc kan, voor zover dit past binnen de uitvoering van haar taken, eigen inkomsten verwerven en herinvesteren in haar werking.
17. Prolocc kan de tarieven voor haar opdrachten bepalen binnen de door de stad goedgekeurde beleidslijnen. Vaststelling en inning van de retributies met betrekking tot vergoeding van het gebruik van de infrastructuur en/of technische apparatuur vallen buiten de bevoegdheden van Prolocc.
18. Prolocc kan beslissen tot het oprichten van, het deelnemen in of het zich laten vertegenwoordigen in andere rechtspersonen, voor zover dat in overeenstemming is met haar maatschappelijk doel.
VERANTWOORDELIJKHEDEN VAN PROLOCC
19. Prolocc maakt jaarlijks budget in evenwicht op voor het volgende boekjaar en legt dit voor aan de stad, ten laatste tijdens de gemeenteraadszitting van december van het jaar dat aan het begrotingsjaar voorafgaat. Indien het bedrag van de voorziene toelage niet kadert in de stedelijke meerjarenplanning dan dient Prolocc haar ontwerp van budget uiterlijk 15 oktober van het jaar dat aan het begrotingsjaar voorafgaat voor te leggen aan de stad.
20. Prolocc draagt de specifieke kosten en uitgaven die een uitvloeisel zijn van haar opdracht.
21. Prolocc zal inspanningen leveren om maximale subsidiëring van hogere overheden en sponsoring te verkrijgen.
INFRASTRUCTUUR EN MATERIALEN
ENGAGEMENTEN VAN DE STAD
22. Op die dagen en die ruimten van het Cultuurcentrum Lokeren die niet bezet zijn door receptieve activiteiten geeft de stad aan Prolocc volgende infrastructuur in gebruik, zonder dat er sprake kan zijn van eigendomsoverdracht, verpachting of verhuring:
° Complex Cultuurcentrum – Theaterzaal, Kerkplein 5 te Lokeren
° Complex Cultuurcentrum – Torenzaal, Torenstraat 1 te Lokeren
23. Prolocc mag op genoemde tijdstippen en complexen gratis gebruik maken van lokalen, technische uitrustingen, bemeubeling en van alle roerende goederen aanwezig in het Cultuurcentrum Lokeren die normaal dienstig zijn voor het inrichten van de eigen activiteiten van het Cultuurcentrum Lokeren. In uitbreiding betreft het hier ook lokalen, uitrustingen en bemeubelingen aanwezig op die plaatsen die door de stad werden toegewezen – zelfs buiten het Cultuurcentrum Lokeren – om een normale werking mogelijk te maken.
24. De stad staat in voor alle onderhoud, herstellingen en keuringen aan en in genoemde infrastructuur. Alle kosten (water, gas, elektriciteit, stookolie, ICT, stookolie, telefonie…) met betrekking tot genoemde infrastructuur vallen ten laste van de stad.
25. De stad verklaart ter volledige ontlasting van Prolocc de aansprakelijkheid op zich te nemen, voortvloeiend uit art. 1386 van het burgerlijk Wetboek, met betrekking tot de in gebruik gegeven infrastructuur, inclusief schade die als gevolg van gerealiseerde of te realiseren aanpassingen aan de infrastructuur die met instemming van de stad zijn aangebracht.
VOORRECHTEN VAN DE STAD
26. Conform het tariefreglement inzake het verhuren van lokalen kan de stad gratis gebruik maken van lokalen in het Cultuurcentrum Lokeren. Dit gebruik wordt in onderling overleg met Prolocc vastgelegd en mag geen afbreuk doen aan reeds bestaande reservaties. Het gebruik geldt enkel voor eigen evenementen van de stad.
27. Conform de concessievoorwaarden van openbare dienst met betrekking tot de exploitatie van het “cultuurcafé” in het Cultuurcentrum Lokeren is de stad gerechtigd eigen dranken te schenken naar aanleiding van eigen activiteiten.
VERANTWOORDELIJKHEDEN VAN PROLOCC
28. Prolocc dient alle goederen van de stad zorgvuldig te beheren op de wijze van een goede huisvader.
29. Prolocc moet de in gebruik gegeven infrastructuur of haar eigendom uitsluitend voorbehouden voor evenementen en activiteiten die betrekking hebben op de opdracht en de doelstellingen van Prolocc in de meest ruime zin van het woord.
30. Prolocc mag geen wijzigingen aanbrengen aan de in gebruik gegeven infrastructuur zonder instemming van de stad. De met toestemming aangebrachte wijzigingen blijven eigendom van de stad zonder enig recht op vergoeding.
PERSONEEL
31. De stad engageert zich ertoe de nodige personeelsleden ter beschikking te stellen opdat Prolocc haar opdracht en doelstellingen, zoals vastgelegd in de statuten en in deze samenwerkingsovereenkomst, optimaal kan realiseren.
32. De stad blijft de juridische werkgever van de personeelsleden die ter beschikking worden gesteld van Prolocc. De stad benoemt en ontslaat het personeel, bepaalt het personeelskader, statuut en bezoldiging.
33. De rechtspositieregeling van de stad blijft integraal van toepassing.
34. De stad staat in voor de loon- en personeelsadministratie.
35. De personeelsleden welke door de stad aan Prolocc ter beschikking worden gesteld staan onder de dagelijkse leiding van de cultuurdirecteur/secretaris van Prolocc. Onverminderd de stedelijke rechtspositieregeling regelt de cultuurdirecteur namens Prolocc de arbeidsorganisatie voor de werktijd die bij Prolocc moet gepresteerd worden.
36. Het is Prolocc niet toegestaan arbeidsovereenkomsten aan te gaan. Zij kan wel beroep doen op vrijwilligers en indien de noodzaak zich voordoet.
BOEKHOUDING
37. Prolocc voert een volledige boekhouding in overeenstemming met de geldende wettelijke voorschriften. De wijze van boekhouding moet ook beantwoorden aan het decreet van het lokaal bestuur.
38. Prolocc kan een beroep doen op de stedelijke financiële dienst voor alle vragen van boekhoudkundige aard.
39. De jaarrekening van Prolocc moet uiterlijk op 30 juni van het jaar dat volgt op het betreffende dienstjaar afgesloten worden en voor 15 september bij de stad ingediend worden.
VERZEKERINGEN
40. De stad staat in voor de brandverzekering van de gebouwen en van de roerende goederen die eigendom zijn van de stad of door haar gehuurd worden.
41. Ten opzichte van Prolocc geldt er afstand van verhaal maar tegenover derden/gebruikers geldt dit niet.
42. Prolocc dient haar burgerlijke aansprakelijkheid zodanig te verzekeren dat zij geniet van voldoende dekking voor elk schadegeval dat zich kan voordoen in het kader van haar werking.
RAPPORTERING, CONTROLE EN EVALUATIE
43. Ten laatste op 1 april van het eerste jaar van een nieuwe legislatuur maakt Prolocc een evaluatieverslag op. Hierin worden enerzijds de samenwerkingsovereenkomst en anderzijds de verzelfstandiging geëvalueerd, ter voorlegging aan de gemeenteraad. Desgevallend zullen in onderling overleg tussen de gemeenteraad en Prolocc aanpassingen aan de samenwerkingsovereenkomst worden doorgevoerd, of zal de samenwerkingsovereenkomst een einde nemen.
44.. Met het oog op de uitoefening van het toezicht op de naleving van onderhavige overeenkomst en op de aanwending van de middelen die door de stad ter beschikking gesteld worden aan Prolocc, alsook met het oog op de evaluatie van de uitvoering van genoemde opdracht binnen de gestelde beleidsdoelstellingen legt Prolocc een beknopt jaarverslag en financieel verslag ter goedkeuring voor aan de gemeenteraad met betrekking tot elk werkingsjaar.
45. Het meerjarenplan, budget, jaarverslag en financieel verslag van Prolocc wordt besproken in de bevoegde gemeenteraadscommissie.
46. Op verzoek van een van de partijen kan steeds een tussentijdse evaluatie gebeuren met mogelijke bijsturing.
47. Prolocc bezorgt onverwijld een goedgekeurd verslag van alle vergaderingen van de raad van bestuur en de algemene vergadering aan de stad.
48. De stad heeft steeds het recht toezicht uit te oefenen op de werking van Prolocc, onder meer op alle inkomsten en uitgaven en alle boekhoudkundige bescheiden ter zake. Prolocc zal op elk ogenblik toegang verlenen tot de verschillende gebouwen en installaties zodanig dat de stad zich rekenschap kan geven van de manier waarop de uitbating en het beheer verlopen en van de toestand van de lokalen, de accommodaties, het materieel en het meubilair.
49. Prolocc beschikt over een systeem van interne controle zoals bepaald in het decreet van het lokaal bestuur. Prolocc werkt in samenspraak met de financiële dienst van de stad een afdoend systeem van interne controle uit dat beantwoordt aan de wettelijke voorwaarden en de principes van deugdelijk bestuur. De systemen van interne controle zoals deze bestaan binnen de stad worden mutatis mutandis gehanteerd binnen Prolocc. De secretaris/penningmeester van Prolocc staat in voor de invoering en de werking van dit interne controle-systeem. De rapportering aan de raad van bestuur van Prolocc gebeurt conform de bepalingen van het decreet van het lokaal bestuur
50. Het toezicht over de financiën van Prolocc wordt opgedragen aan een onafhankelijke commissie die los staat van Prolocc en die ter zake over de nodige bekwaamheid en deskundigheid beschikt. Deze commissie wordt aangesteld door de stad en adviseert de gemeenteraad met betrekking tot de jaarrekening en het systeem van interne controle.
PRESENTIEGELDEN
51. Er worden aan de bestuurders van Prolocc geen presentiegelden of onkostenvergoedingen toegekend.
ONTBINDING VAN DE VERENIGING
52. Bij ontbinding van de vereniging wordt het netto-actief overgedragen aan de stad. Alle infrastructuur en goederen die door de stad ter beschikking werden gesteld, evenals deze die door Prolocc werden verworven komen in volle eigendom toe aan de stad.
Opgemaakt te Lokeren in twee exemplaren op
Iedere partij verklaart een exemplaar van huidige overeenkomst ontvangen te hebben.
Voor de stad Lokeren:
Steven Verbeke Filip Anthuenis
Algemeen Directeur Burgemeester
Voor Programmatie Lokeren Cultureel Centrum, Eva-vzw (PROLOCC):
Marina Van Hoorick, An Verstraeten
Voorzitter Secretaris
Een afschrift te bezorgen aan Prolocc EVA-vzw, Torenstraat 1, 9160 Lokeren.