2019_RMW_00007 - Personeelsformatie Afdeling Welzijn. Wijzigingen en vaststelling.

Gelet op zijn beslissing van 28 juni 2012, zoals later gewijzigd, waarbij de personeelsformatie van het OCMW wordt vastgesteld;

Overwegende dat in 2017 een audit plaatsvond binnen de afdeling welzijn; dat naar aanleiding van de bevindingen hieruit een nieuwe organisatiestructuur werd uitgewerkt; dat in het auditverslag o.a. het belang wordt benadrukt van een integraal proceseigenaarsschap, wat o.a. betekent dat voor één proces zowel het luik dat beheerd wordt door de maatschappelijk werker als  het administratieve luik binnen eenzelfde team worden afgewerkt, dat taken niet meer worden doorgegeven van het ene team naar het andere voor verdere afhandeling ; dat uit het auditverslag ook blijkt dat het aangewezen is een front- en backoffice werking op te zetten, éénmansdiensten te vermijden, en dat er nood is aan een meer beleidsmatige focus voor diensthoofden ;

Overwegende dat bijgevolg voorgesteld wordt om de dienst te reorganiseren naar een afdeling welzijn met 3 teams als volgt:

Onthaal (OCMW) : Focust op éénmalige en kortdurende interventies en hulpvragen binnen de volgende deeldomeinen: onthaal, financiële tegemoetkoming en hulp, thuiszorg en residentiële zorg.

Begeleiding (OCMW) : Focust op langdurende begeleidingen binnen de volgende deeldomeinen : financiële begeleiding, budget- en schuldhulpverlening, arbeidsbegeleiding en woonbegeleiding.

Samenleving (stad) : Focust op algemene en preventieve (project)werking binnen de volgende deeldomeinen : opvoedingsondersteuning en maatschappelijk kwetsbare jongeren, diversiteit, flankerend onderwijsbeleid, preventieve gezondheid, vrijwilligerswerk, en MSOC.

Naast de drie voormelde teams is er ook een staf, waarin  de functies van jurist en administratief hoofdverantwoordelijke worden voorzien; de afdeling wordt aangestuurd door het afdelingshoofd;

Overwegende dat het totale takenpakket van de afdeling welzijn niet gewijzigd is ; dat de nieuwe structuur echter wel met zich meebrengt dat een aantal taken en opdrachten opnieuw worden gedefinieerd, afgebakend, en tussen de teams onderling worden verschoven ; dat dit op zijn beurt betekent dat een aantal FTE’s eveneens dient te verschuiven tussen de teams ; dat dit samen met de nieuwe structuur resulteert in nieuwe organogrammen ; dat wordt voorgesteld om de formatie van de afdeling aan te passen en vast te stellen;

Voorgestelde wijzigingen afdeling welzijn ingevolge nieuwe structuur (formatie OCMW) :

Hoofd maatschappelijk werker (B4-B5)

Overwegende dat voorgesteld wordt dat  vanuit de functie Hoofd maatschappelijk werker (B4-B5) het team begeleiding wordt aangestuurd ; dat de administratie van de afdeling welzijn, zoals hierboven reeds vermeld,  in de nieuwe structuur functioneel gedecentraliseerd wordt over de teams, en dat de maatschappelijk werkers worden toegewezen aan het team waarbinnen hun opdracht/taak zich bevindt ; dat dit er enerzijds voor zorgt dat het aantal maatschappelijk werkers dat wordt aangestuurd door de hoofd maatschappelijk werker vermindert, en anderzijds dat er ook een administratieve equipe wordt aangestuurd ; dat bijgevolg wordt voorgesteld om de functiebenaming van hoofd maatschappelijk werker te wijzigen naar diensthoofd begeleiding (B4-B5) ;

Stafmedewerker communicatie en kwaliteitscoördinator (A1a-A3a)

Overwegende dat voorgesteld wordt dat  vanuit de functie Stafmedewerker communicatie en kwaliteitscoördinator (A1a-A3a) het team onthaal wordt aangestuurd ; dat uit de hudige functiebenaming niet duidelijk blijkt dat het om een functie gaat die in belangrijke mate een leidinggevend aspect heeft ; dat de functiebenaming noch in de huidige structuur noch in de nieuwe structuur een duidelijke weerspiegeling is van de inhoud van de functie ; dat bijgevolg wordt voorgesteld om de benaming te wijzigen in diensthoofd onthaal ;

Overwegende dat het diensthoofd onthaal net zoals het diensthoofd begeleiding zowel maatschappelijk werkers als administratief medewerkers aanstuurt ; dat wat betreft verantwoordelijkheden en taakinhoud de 3 leidinggevende functies die ressorteren onder het afdelingshoofd in principe gelijkwaardig ingeschat worden ; dat voor de functies van diensthoofd onthaal en diensthoofd begeleiding een achtergrond maatschappelijk werk is aangewezen ; dat bijgevolg wordt voorgesteld om ook de functie van diensthoofd onthaal te voorzien op B4-B5 niveau, en de functiebenaming van stafmedewerker communicatie en kwaliteitscoördinator (A1a-A3a) te wijzigen naar diensthoofd onthaal en in overgangssituatie te behouden op niveau A1a-A3a ;

administratief hoofdmedewerker (C4-C5) 

Overwegende dat enerzijds de administratie binnen de afdeling welzijn wordt gedecentraliseerd over de teams, en dat er anderzijds nood is aan een centrale functie die overkoepelend de administratieve processen opvolgt en tevens softwarematige vernieuwingen op dat vlak opvolgt en mee implementeert ; dat bijgevolg wordt voorgesteld om de functie van administratief hoofdmedewerker (C4-C5) toe te voegen aan de staf ; dat de titularis van deze functie binnenkort met pensioen gaat; dat daarom wordt voorgesteld om de statutaire functie op C4-C5 niveau uitdovend te maken, en een nieuwe functie van bestuursmedewerker (B1-B3) te voorzien in de contractuele formatie, die geblokkeerd wordt tot het vrijkomen van de functie van administratief hoofdmedewerker ; dat, zoals reeds aangehaald, de focus van deze functie komt te liggen op de optimalisering van administratieve processen en het mee implementeren van de digitalisering ; dat deze functie het afdelingshoofd in het bijzonder ondersteunt en de afdeling welzijn in het algemeen ;

maatschappelijk werker (B1-B3)

Overwegende dat binnen de huidige formatie van de afdeling welzijn in totaal 16,5 FTE betrekkingen maatschappelijk werker (B1-B3) voorzien zijn, nl. 6 FTE statutair, 2 FTE statutair – sociale maribel, 5 FTE contractueel, 1,5 FTE contractueel – sociale maribel, 1 FTE contractureel – fiscale maribel, 1 FTE Gesco ; dat van de 16,5 FTE in totaal 1,5 FTE niet zijn ingevuld, waarvan 1 statutaire functie ;

Overwegende dat, met ingang van 1 april 2015, de gesubsidieerde contractuelen (gesco’s) uit de contingentovereenkomsten geregulariseerd zijn; dat alle gesubsidieerde contractuelen sinds voormelde datum in gewoon contractueel dienstverband aangesteld zijn; dat de formatie evenwel nog niet werd aangepast; dat het aangewezen is om de gesco betrekkingen in de formatie om te zetten en te voorzien in de contractuele personeelsformatie;

Overwegende dat wordt voorgesteld om de betrekkingen van maatschappelijk werker binnen de OCMW formatie als volgt toe te wijzen aan de verschillende teams:

Overwegende dat momenteel 0,5 FTE contractueel (ex gesco) en 1 FTE statutair niet zijn ingevuld ;  dat op de statutaire functie die niet is ingevuld verder in dit besluit wordt teruggekomen bij het luik administratief medewerker; dat wordt voorgesteld om de overige niet ingevulde contractuele betrekking van 0,5 FTE niet te schrappen maar toe te wijzen aan het team begeleiding zonder concrete plannen voor invulling ;

Administratief medewerker (C1-C3) 

Overwegende dat binnen de huidige OCMW formatie van de afdeling welzijn in totaal 8,75 FTE betrekkingen administratief medewerker voorzien zijn, nl. 5 FTE statutair, 0,5 FTE contractueel en 3,25 FTE contractueel – sociale maribel ; dat van de 8,75 FTE in totaal 2,9 FTE niet ingevuld zijn, waarvan 2 statutaire functies ;

Overwegende dat wordt voorgesteld om de betrekkingen van administratief medewerker als volgt toe te wijzen aan de verschillende teams:

Overwegende dat momenteel 2 FTE statutair, 0,5 contractueel en 0,4 FTE contractueel sociale maribel niet zijn ingevuld ; dat wordt voorgesteld om de 2 FTE statutair om te zetten naar contractuele functies, en het overschot niet te schrappen maar te verdelen over de teams als volgt, zonder concrete plannen voor invulling: 1 FTE voor team onthaal, 1 FTE voor team begeleiding en 0,9 FTE voor team samenleving.

Overwegende dat momenteel 2 FTE betrekkingen van administratief medewerker voorzien zijn voor het luik pensioenen (team onthaal) ; dat de taakinhoud, o.a. op vlak van verwachte kennis en zelfstandigheid in bijhouden van wetgeving, en het daaruit voortvloeiende vereiste functieprofiel voor één van de beide functies een tewerkstelling op B-niveau verantwoordt ; dat één van beide functiehouders op korte termijn met pensioen gaat ; dat vanuit het oogpunt van bredere inzetbaarheid en de back-up werking binnen de dienst wordt voorgesteld om deze functie om te zetten naar 1 FTE maatschappelijk werker (B1-B3) ; dat echter zoals hierboven reeds aangehaald, binnen de huidige formatie 1,5 FTE maatschappelijk werker niet wordt ingevuld ; dat bijgevolg wordt voorgesteld om 1 FTE statutaire functie administratief medewerker te schrappen in de formatie, en de 1 FTE statutaire functie maatschappelijk werker om te zetten naar een contractuele functie, vnl. in te vullen voor de werking binnen het luik pensioenen ;

Administratief assistent (D1-D3) 

Overwegende dat binnen de huidige OCMW formatie van de afdeling welzijn in totaal 4 FTE betrekkingen administratief assistent voorzien zijn, nl. 1 FTE contractueel – sociale maribel en 3 FTE gesco ; dat deze functies momenteel ingevuld zijn;

Overwegende dat, met ingang van 1 april 2015, de gesubsidieerde contractuelen (gesco’s) uit de contingentovereenkomsten geregulariseerd zijn; dat alle gesubsidieerde contractuelen sinds voormelde datum in gewoon contractueel dienstverband aangesteld zijn; dat de formatie evenwel nog niet werd aangepast; dat het aangewezen is om de gesco betrekkingen in de formatie om te zetten en te voorzien in de contractuele personeelsformatie;

Overwegende dat de taakinhoud en het vereiste functieprofiel voor de functies van administratief assistent (balie functie en algemene administratieve ondersteuning) in lijn liggen met de overige administratieve functies binnen de stads- en OCMW organisaties, die voorzien zijn op C-niveau ; dat er bij het herschikken en verschuiven van taken en personen ook geen rekening gehouden is met het verschil in niveau ; dat dit bijgevolg een invulling van de functies van administratief assistent op C1-C3 niveau i.p.v. D1-D3 niveau verantwoordt ; dat dit tevens in lijn ligt met eerdere beslissingen binnen het stadsbestuur (bv. balie stadhuis, administratie dienst bevolking, …) ; dat bijgevolg wordt voorgesteld om 3 FTE administratief assistent (contractueel) en 1 FTE administratief assistent (contractueel sociale maribel) om te zetten naar administratief medewerker (C1-C3), met behoud van een overgangsregeling tot het vrijkomen van de functies van administratief assistent ;

Overwegende dat wordt voorgesteld om voormelde betrekkingen als volgt toe te wijzen aan de verschillende teams:

Jurist schuldbemiddeling (A1a-A3a) :

Overwegende dat deze functie wordt ingevuld onder de functienenaming jurist ; dat bijgevolg wordt voorgesteld om dit ook zo aan te passen in de formatie ;

Overwegende dat de maatschappelijk werkers en administratief assistent die in de huidige structuur rapporteren aan de jurist worden verschoven naar het team begeleiding ; dat wordt voorgesteld om de functie van jurist in de nieuwe structuur op te nemen in de staf ;

Overige wijzigingen formatie afdeling welzijn :

Overwegende dat de functie van tewerkstellingsbegeleider (B1-B3) (0,5 FTE contractueel) in de formatie werd voorzien i.h.k.v. het gesubsidieerd project (ESF) ; dat dit project reeds enige tijd is stopgezet ; dat bijgevolg wordt voorgesteld om deze betrekking te schrappen ;

Overwegende dat de functies van Administratief assistent projectwerking en tolk Marokkaans (D1-D3)  (elk 0,5 FTE contractueel) worden ingevuld door een langdurig afwezig personeelslid dat niet wordt vervangen ; dat wordt voorgesteld deze betrekking niet langer te voorzien in de formatie, en te behouden in overgangssituatie tot het vrijkomen ervan ;

Overwegende dat er in de personeelsformatie 1 fte betrekking van Chauffeur (E1-E3) is voorzien ; dat echter ook 0,8 FTE contractueel chauffeur tewerkgesteld wordt in het kader van SINE-LDE ; dat voorgesteld wordt deze contractuele functie ook aan de formatie toe te voegen ;

Overwegende dat binnen de huidige OCMW formatie van de afdeling welzijn in totaal 16,75 FTE betrekkingen Poetshulp aan huis (E1-E3) zijn voorzien, nl. 14,5 FTE gesco, 1,75 FTE contractueel – sociale maribel en 0,5 FTE contractueel – fiscale maribel ;

Overwegende dat, met ingang van 1 april 2015, de gesubsidieerde contractuelen (gesco’s) uit de contingentovereenkomsten geregulariseerd zijn; dat alle gesubsidieerde contractuelen sinds voormelde datum in gewoon contractueel dienstverband aangesteld zijn; dat de formatie evenwel nog niet werd aangepast; dat het aangewezen is om de gesco betrekkingen in de formatie om te zetten en te voorzien in de contractuele personeelsformatie;

Overwegende dat binnen de formatie 9.880 schoonmaakuren op jaarbasis zijn voorzien, waarvan 2 FTE statutair en 3 FTE gesco ; dat de statutaire functies niet langer worden ingevuld ; dat momenteel 1,75 FTE effectief ingevuld is, wat de behoefte afdekt ; dat in tegenstelling tot in het verleden in deze uren geen poetstaken voor andere gebouwen dan het sociaal huis meer voorzien zijn ; dat wordt voorgesteld om enkel de ingenomen uren in het organogram te voorzien voor de dienst, nl. 3.458 uren op jaarbasis ;

Overwegende dat, met ingang van 1 april 2015, de gesubsidieerde contractuelen (gesco’s) uit de contingentovereenkomsten geregulariseerd zijn; dat alle gesubsidieerde contractuelen sinds voormelde datum in gewoon contractueel dienstverband aangesteld zijn; dat de formatie evenwel nog niet werd aangepast; dat het aangewezen is om de gesco betrekkingen in de formatie om te zetten en te voorzien in de contractuele personeelsformatie;

Overwegende dat voorgesteld wordt om de hierboven geschetste verdeling en wijzigingen te verankeren in een nieuw vast te stellen formatie en organogrammen voor de afdeling welzijn ;

Gelet op zijn beslissing van 28 juni 2012, zoals later gewijzigd, waarbij de personeelsformatie van het OCMW wordt vastgesteld;

Gelet op de budgettaire verantwoordingsnota;

Gelet op het overleg in het managementteam van 11 oktober 2018 en het advies verstrekt in deze vergadering;

Gelet op de notulen van het syndicaal overlegcomité van 21 november 2018;

Gelet op de wet van 8 juli 1976 op het OCMW en latere wijzigingen en het OCMW-decreet van 19 december 2008;

Gelet op het decreet lokaal bestuur;

Gelet op het besluit van de Vlaamse Regering van 12.11.2010 houdende onder meer de vaststelling van de minimale voorwaarden voor de personeelsformatie en de rechtspositieregeling van bepaalde personeelsgroepen van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn, in uitvoering van de artikelen 115, §1 en §2, en artikel 104 van het OCMW-decreet;